Żaden z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego nie nakazuje umieszczania w korespondencji kierowanej do poszczególnych uczestników toczącego się postępowania, jak też w przypadku dokonywania publicznego obwieszczenia, rozdzielnika zawierającego dane osobowe wszystkich uczestników tego postępowania.
25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym zaczęły obowiązywać RODO oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Mimo kilkuletniego obowiązywania ww. aktów prawnych w praktyce organów prowadzących postępowania administracyjne w dalszym ciągu zdarzają się nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych, polegające na ich udostępnianiu w tzw. rozdzielnikach do pism (zawiadomień, postanowień, decyzji).
Najczęstsze przykłady naruszeń
Odnosząc się do tytułowego problemu, najczęściej nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych osób fizycznych polegają na udostępnieniu tych danych w zakresie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania właśnie w rozdzielnikach do pism w prowadzonych przez organy postępowaniach administracyjnych.
W skrajnych przypadkach naruszenia polegają również na opublikowaniu takiego rozdzielnika w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu.
Co na to RODO?
Dokonując oceny, czy przetwarzanie odbywa się zgodnie z prawem należy zawsze rozważyć, czy zaistniała co najmniej jedna z sześciu przesłanek, określonych w art. 6 ust. 1 lit. a-f RODO. Stosownie bowiem do treści art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadku, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków wskazanych w tym przepisie.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 1 RODO, dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Jak zatem można zauważyć, informacje zawarte w rozdzielniku stanowiącym załącznik do pisma w postępowaniu administracyjnym (np. w zakresie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania osoby fizycznego), dotyczą zidentyfikowanej osoby, a tym samym stanowią dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO.
KPA a dostęp do danych osobowych
Zgodnie z art. 9 KPA organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.
Kolejno, na podstawie art. 10 § 1 KPA organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania (art. 73 § 1 KPA).
Z przywołanych powyżej przepisów wynika, że strona postępowania administracyjnego ma możliwość zapoznania się z danymi innych uczestników tego samego postępowania. Przepisy te nakładają nadto na organy administracji publicznej obowiązki informacyjne wobec stron toczącego się postępowania. Unormowania kodeksu nie nakazują kierowania rozdzielnika z danymi osobowymi stron do pozostałych uczestników postępowania.
Oznaczenie stron dopiero w decyzji
Rozesłanie do stron postępowania rozdzielnika z danymi osobowymi nie znajduje wyraźnego oparcia w przepisach obowiązującego prawa. Takie działanie narusza również zasadę celowości, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. b RODO. Dla osiągnięcia celu w postaci np. w postaci zawiadomienia stron postępowania o możliwości realizacji uprawnień przewidzianych w art. 10 § 1 KPA nie jest konieczne rozsyłanie rozdzielnika (ewentualnie dokonywanie publicznego obwieszczenia zawierającego dane osobowe wszystkich ustalonych stron tego postępowania). Wymóg oznaczenia stron określa dopiero przepis art. 107 § 1 pkt 3 KPA określający składniki decyzji administracyjnej.
Zatem osiągnięcie efektu zapewnienia stronom postępowania przysługujących im uprawnień (prawa do informacji na temat toczącego się postępowania) jest możliwe poprzez wysyłanie pism lub dokonywanie zawiadomień poprzez publiczne obwieszczenie bez załączania rozdzielnika otrzymujących je osób, który to wykaz jest ważny głównie dla organu prowadzącego postępowanie.
Opublikowanie danych osobowych w rozdzielniku będzie miało charakter nadmiarowy i nieadekwatny do celu przetwarzania danych osobowych. Nie będzie również niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania (np. do dokonania skutecznego zawiadomienia) i nie znajdzie umocowania w żadnej z przesłanek z art. 6 ust. 1 RODO.
Wnioski
Podsumowując przedstawiony temat bezspornym pozostaje, że strony w toczącym się postępowaniu administracyjnym są uprawnione do zapoznawania się z informacjami zawartymi w materiale zgromadzonym w tym postępowaniu, w tym z danymi osobowymi identyfikującymi pozostałe strony. Jednakże oznaczenie wszystkich stron postępowania albo innych osób biorących udział w postępowaniu powinno mieć miejsce w samej treści rozstrzygnięcia administracyjnego, nie zaś za pomocą rozdzielnika stanowiącego zbiorczą listę szczegółowych danych osobowych stron postępowania.
