27 stycznia 2025 r. odbyło się spotkanie robocze zorganizowane przez Związek Powiatów Polskich w sprawie problemów z jakimi zmagają się urzędnicy podczas korzystania z doręczeń elektronicznych. Spotkanie stanowiło forum wymiany doświadczeń i wiedzy pomiędzy praktykami, którzy na co dzień korzystają z systemu doręczeń elektronicznych. W spotkaniu udział więzło ponad 500 uczestników. Poniżej prezentujemy podsumowanie problemów, jakie zostały zgłoszone, a także wskazanie elementów, które można by ulepszyć w dalszych etapach prac nad aplikacją.

Logowanie

Problemy, jakie zgłaszali uczestnicy spotkania związane z logowaniem do systemu są incydentalne. Głównie występują przy okazji logowania się za pośrednictwem mObywatela – raz na kilkadziesiąt nie chce zaczytać się kod QR. Znacznie poprawił się czas logowania aplikacji, problemy z bardzo długim czasem logowania się zostały już rozwiązane. Zatem przyjmuje się, że obecnie z logowaniem nie ma problemów.

Czas wysyłki wiadomości

Uczestnicy potwierdzili, że czas wysyłki wiadomości w trybie PURDE jest bardzo długi. Najgorzej było w okolicach 13-15 stycznia, wówczas przesyłki utykały w weryfikacji na dłuższe okresy nawet do 10 dni. Obecnie sytuacja się polepszyła, niemniej gwarantowany czas 24 godzin od wysyłki dokumentu jest nadal przekraczany przez operatora wyznaczonego. Wysyłka wiadomości trwa zbyt długo, przez co zagrożone są terminy realizacji spraw przez urzędy – urzędnicy nie mają pewności, że pismo wysłane przez nich poprawnie w terminie, dotrze w tymże terminie do klienta.

Uczestnicy postulowali o zdjęcie z nich odpowiedzialności za przesyłkę, w momencie gdy wyślą ją w terminie w sposób prawidłowy a mimo to, wiadomość utknie w systemie teleinformatycznym operatora wyznaczonego. Odpowiedzialność powinna przechodzić całkowicie na operatora wyznaczonego.

Załączniki

Zwracano uwagę, że niektóre formaty załączników nie przesyłają się prawidłowo np. format xlsx (Excel), ponadto mimo tego, że operator wyznaczony gwarantuje, że załączniki mogą mieć maksymalnie 500 MB to występuje problem ze znacznie mniejszymi załącznikami – system wskazuje, że są za duże.

Problematyczne są też zasady związane z nazewnictwem plików – inne do ePUAP inne znaki dozwolone w e-Doręczeniach, ponadto system nie uznaje spacji. Powoduje, to że pism otrzymanych przez ePUAP nie można przekazać do innego podmiotu w e-doręczeniach np. według właściwości lub do zaopiniowania

Załączniki też potrafią się „gubić” pomimo ich prawidłowego wgrania, znikają na etapie wysyłki.

Dowody

Dowody odebrania i nadania nie zawsze są dostępne, szczególnie jeżeli pobiera się całą wiadomość w formie pliku skompensowanego .zip. Incydentalnie występują sytuacje, gdzie mimo prawidłowej wysyłki i statusu „nadana” brakuje dowodu nadania lub mimo odebrania wiadomości w sposób prawidłowy brakuje dowodu odebrania.

Co ciekawe występują też sytuacje, gdzie przesyłka nie dotarła do adresata a nadawca ma dowód odebrania.

Zwracano uwagę też na problem widoczności PESEL pracownika w dowodzie E1.

BAE

Baza nie zawsze w sposób prawidłowy wyszukuje adresata. Po wpisaniu „w okienku” danych adresata wyskakuje informacja, że dany podmiot nie ma ADE, po czym wpisując te same dane w wyszukiwarce rozszerzonej okazuje się, że jednak podmiot ADE posiada.

Ponadto, baza potrafi nie wyszukać adresata po numerze REGON czy NIP, a wyszukuje po wpisaniu pełnej nazwy podmiotu plus adresu (bardzo dużo okienek do uzupełnienia), co jest czasochłonne.

Czas aktualizacji BAE jest bardzo długi, w Bazie widnieją jeszcze podmioty, które złożyły wnioski o wykreślenie adresu jeszcze w ubiegłym roku.

Adresy osób fizycznych

W bazie widnieją, w niektórych wypadkach po trzy adresy tej samej osoby fizycznej (adresy prywatne i adresy kwalifikowane) nie są one właściwie oznaczone, stąd podmioty nie wiedzą na jaki adres należy skierować przesyłkę.

Preawizacja na adres mailowy

Na adresy mailowe właściwe do informowania o nowych wiadomościach, które pojawiły się w skrzynce e-Doręczeń powiadomienia nie przychodzą albo przychodzą wielokrotnie dla tej samej wiadomości.

Niezgodność formularzy z przepisami o doręczeniach elektronicznych

Wskazywano, że wiele formularzy, szczególnie te w procesie budowalnym są niedostosowane do nowych przepisów i klient dalej może zaznaczyć, że wyraża zgodę na kontakt przez ePUAP, co z kolei może wprowadzać go w błąd w sytuacji gdy klient ma ADE i urząd jest zobligowany do wysłania korespondencji na ADE.

Podmioty publiczne, żądające korespondencji przez ePUAP

Informowano także, że jest sporo podmiotów publicznych np. RIO czy urzędy wojewódzkie, które wprost informują, że nie obsługują korespondencji nadesłanej przez e-Doręczenia i żądają dalszego przesyłania korespondencji za pośrednictwem ePUAP.

Zgłoszono następujące problemy techniczne:

• część pracowników mających dostęp do skrzynki e-doręczeń, ma przypisane role tylko do obsługi folderów wysłane i robocze. W sytuacji próby wysłania wiadomości i wyboru opcji "podpisz i wyślij", wiadomość jest automatycznie przeniesiona do folderu robocze i nie jest wysłana,
• pliki z podpisem zewnętrznym np. plik excela i *.xades nie są obsługiwane,
• do systemu SIDAS nie pobierają się potwierdzenia wysłania oraz otrzymania, metryka jest tylko w formacie xml, dowody zip w formacie xml i html,
• problemy z integracją z systemami pojazd i kierowca,
• nie można usunąć raz założonego folderu, pomimo braku w nim jakichkolwiek wiadomości,
• obawy o czas przesyłania wiadomości w momencie gdy do e-Doręczeń dołączą inne podmioty np. przedsiębiorcy wpisani do KRS, którzy mają czas na założenie skrzynki do 01.04.2025 r.,
• w opcji „podpisz i wyślij” brakuje możliwości podpisania pisma za pomocą podpisu kwalifikowanego, można podpisać tylko poprzez profil zaufany,
• brak możliwości składania reklamacji masowo,
• problemy z odnalezieniem numerów nadania do celów reklamacji,
• formularz do składania reklamacji nie zawsze działa w sposób prawidłowy.

Postulaty zmian i ulepszeń:

• zwiększenie pojemności skrzynek,
• monitorowanie skrzynek na bieżąco,
• przygotowanie paska, który będzie informował o stanie zapełnienia skrzynki,
• możliwość utworzenia więcej niż 10 katalogów,
• potrzeba dostępu do bazy PESEL i wskazywania numerów PESEL na wniosku – wystąpiły już takie sytuacje, gdzie dwie osoby o takim samym imieniu i nazwisku mają taki sam adres,
• konieczność stworzenia w skrzynce roli, która pozwoli tylko na wyszukiwanie adresatów w BAE, bez wglądu w wiadomości przychodzące i wychodzące,
• utworzenie bazy komorników działających na danym terenie, bez konieczności wyszukiwania każdego po kolei.