Notatka służbowa może jedynie ukierunkowywać organ, co do zakresu postępowania powodowego i środków dowodowych, ale nie może ich w całości zastępować.

por. wyrok WSA w Gliwicach z dnia 29 kwietnia 2016 r., sygn. II SA/Gl 23/16, nieprawomocny

W stanie faktycznym leżącym u podstawy przywołanego wyroku organ I instancji (a w ślad za nim organ odwoławczy) skierował kierowcę na kontrolne sprawdzanie kwalifikacji opierając się wyłącznie na wniosku z Policji.

WSA zwrócił uwagę, że wniosek policyjny opiera się na notatce sporządzonej przez funkcjonariusza. W tym kontekście przywołał wyrok NSA z 12 lutego 2008 r. w sprawie II OSK 2042/06. Stwierdzono tam, że „Notatka taka sama w sobie nie jest sprzeczna z prawem, jednakże chodzi o to, że nie mogła ona zastąpić prawidłowo przeprowadzonego dowodu z oględzin lub zeznań świadka”. W innym wyroku NSA stwierdza, że notatka służbowa mogła jedynie ukierunkować organ, co do zakresu postępowania dowodowego i środków dowodowych. Dysponując tą notatką, która została sporządzona przed wszczęciem postępowania administracyjnego, organ zobowiązany był przeprowadzić dalsze czynności dowodowe wedle reguł przewidzianych przez Kodeks postępowania administracyjnego (Wyrok NSA z 14 listopada 2013 r., sygn. II GSK 1220/12; wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 28 sierpnia 2014 r., II SA/Go 500/14 i podane tam orzecznictwo).