Książka kontroli

Przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów. Książka służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności.  Ustawodawca nie przewidział  żadnych sankcji prawnych wobec przedsiębiorcy w związku z niedopełnieniem obowiązku prowadzenia książki. Jest to oczywiste ponieważ jej prowadzenie leży przede wszystkim w interesie przedsiębiorcy (w ten sposób może one wykazać np. że organ przekroczy maksymalna liczbę dni kontroli, lub że został objęty w tym samym czasie kontrolą innego organu).

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie określa jednolitego wzoru książki. Z pewnością powinien to być dokument, który umożliwi zamieszczenie w nim informacji wskazanych w ustawie.

Książka zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli. Wyjątkiem jest prowadzenie książki w wersji elektronicznej – z 81 ust. 1a wynika, że wpisów w takiej książce dokonuje i aktualizuje przedsiębiorca. Jednocześnie domniemywa się, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

Wpisy w książce kontroli obejmują: 

1. oznaczenie organu kontroli;
2. oznaczenie upoważnienia do kontroli;
3. zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
4. daty podjęcia i zakończenia kontroli;
5. zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;
6. uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli;
7. uzasadnienie wszczęcia kontroli, o której mowa w art. 79a ust. 2 (przepis nie dotyczy kontroli przeprowadzanej przez starostę w stacjach kontroli pojazdów)
8. uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83 (niezawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, brak obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej w kontroli, prowadzenie więcej niż jednej kontroli, wyjątki od ograniczenia czasu trwania kontroli – powołane wyjątki praktycznie nie mają zastosowania do  kontroli przeprowadzanej przez starostę w stacjach kontroli pojazdów);
9. uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli, o którym mowa w art. 83 ust. 3 i 3a (przepis nie dotyczy kontroli przeprowadzanej przez starostę w stacjach kontroli pojazdów);
10. uzasadnienie czasu trwania przerwy, o której mowa w art. 83a ust. 3 (przepis nie dotyczy kontroli przeprowadzanej przez starostę w stacjach kontroli pojazdów). 

Przedsiębiorca jest obowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Z powyższego wynika, że dokonanie wpisu w książce kontroli dokonuje się w różnym czasie. Przykładowo organ na samym początku powinien dokonać wpisów dotyczących oznaczenia organu, oznaczenia upoważnienia, zakresu kontroli czy daty podjęcia kontroli. Warto zwrócić uwagę na jeden element – w książce dokonuje się wpisu daty zakończenia kontroli – nie musi to być termin wskazany w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli (w upoważnieniu zamieszcza się informację o przewidywanym terminie zakończenia kontroli).