Jak powinien wyglądać protokół kontroli SKP? Co powinno być w nim zawarte?

Odpowiedź: Zarówno Prawo przedsiębiorców (PP), jak też Prawo o ruchu drogowym (prd) nie zawierają przepisów określających sposobu sporządzania protokołu kontroli.

Obowiązek sporządzenia protokołu wynika z art. 53 PP, który stanowi, że ustalenia kontroli zamieszcza się w protokole kontroli.

Jednakże z praktycznego punktu widzenia, protokół kontroli SKP powinien zawierać:

1. Oznaczenie organu kontrolującego
2. Podstawę prawną kontroli
3. Przedmiot kontroli
4. Oznaczenie kontrolowanego przedsiębiorcy
5. Określenie rodzaju SKP
6. Kod rozpoznawczy SKP
7. Adres SKP
8. Wskazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
9. Oznaczenie przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej obecnej w czasie kontroli
10. Wyniki kontroli – sprawdzenie wymagań, o których mowa w art. 83 ust. 3 prd
11. Wyniki prawidłowości wykonywania przez diagnostów badań technicznych
12. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji
13. Wnioski pokontrolne (jeżeli wystąpią)
14. Datę sporządzenia protokołu
15. Podpisy kontrolującego i kontrolowanego
16. Ewentualne załączniki

Wobec braku właściwych przepisów, pracownicy wydziałów komunikacji mogą posiłkować się przez analogię innymi przepisami. Przykładowo w Kodeksie postępowania administracyjnego w art. 68 wskazano, że protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Nadto, protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole.

Wskazane jest, aby w protokole kontroli SKP uregulować kwestię składania zastrzeżeń, uwag do protokołu, trybu ich zgłaszania, skutków braku podpisu kontrolowanego lub osoby upoważnionej pod treścią protokołu, trybu zamieszczania sprostowań i uzupełnień.

Natomiast treść merytoryczna protokołu kontroli SKP powinna być zgodna z wymaganiami określonymi w art. 83b ust. 2 pkt 1 lit. a-c prd.

Należy mieć na uwadze, że protokół stanowi jeden z najważniejszych dokumentów w postępowaniu administracyjnym przeciwko przedsiębiorcy lub diagnoście. Poprawność merytoryczna i formalna protokołu ma istotne znaczenie dla ewentualnego postępowania dowodowego.

Sądy administracyjne wskazują, że dokumentem, na podstawie którego organ może prowadzić postępowanie o nałożenie kary jest protokół kontroli o takiej treści, jaka z niego wynika. Prawidłowość protokołu nie może budzić żadnych wątpliwości, a treść tego protokołu nie może być jednostronnie zmieniana przez podmiot trzeci, który w ogóle nie uczestniczył w czynności (zob. wyrok WSA w Warszawie z 09.04.2009 r., sygn. akt VI SA/Wa 26/09).