Lektura orzeczeń sądów administracyjnych pokazuje, że osoby fizyczne coraz częściej występują do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o nakazanie sprostowania danych osobowych w dokumentach urzędowych wydawanych przez urzędy stanu cywilnego. Wobec coraz częstszych wystąpień obywateli do krajowego organu nadzorczego, tematyka ta wymaga omówienia.
Co stanowi prawo?
Po pierwsze, zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego oraz dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego reguluje ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. Aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgodnie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. Rejestracja stanu cywilnego jest wykonywana przez gminy w urzędach stanu cywilnego jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej. Z kolei kierownikiem USC jest wójt (burmistrz, prezydent miasta) bądź osoba wymieniona w art. 8 ustawy. Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonywane są przez kierownika USC lub jego zastępcę.
Prawo o aktach stanu cywilnego określa tryb sprostowania aktu przez kierownika USC jako czynność materialno-techniczną, nie mają tu zastosowania przepisy Kpa. Sprostowanie może być dokonane z urzędu, na wniosek osoby, której akt dotyczy, jej przedstawiciela ustawowego (np. rodziców w stosunku do małoletnich lub ubezwłasnowolnionych częściowo i całkowicie dzieci), osoby mającej w tym interes prawny oraz prokuratora. Ustawa powierza kompetencje sprostowania aktu stanu cywilnego kierownikowi USC oraz sądowi w zależności od istniejących przesłanek, wynikających z art. 35 ust. 1 oraz art. 36 tej ustawy.
Co może Prezes UODO?
Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych Prezes UODO jest organem właściwym w sprawie ochrony danych osobowych. Nadto, Prezes UODO jest organem nadzorczym w rozumieniu RODO.
Unijne rozporządzenie określa uprawnienia organu nadzorczego w zakresie prowadzonych postępowań (art. 58 ust. 1 RODO), naprawcze (art. 58 ust. 2), w zakresie wydawania zezwoleń i uprawnienia doradcze (art. 58 ust. 3). Warto zauważyć, że zgodnie z art. 58 ust. 6 RODO każde państwo członkowskie może przewidzieć w swoich przepisach, że jego organowi nadzorczemu przysługują poza uprawnieniami określonymi w art. 58 ust. 1-3 także inne uprawnienia. Należy zaznaczyć, że w polskim porządku prawnym takich dodatkowych uprawnień nie przewidziano.
Prezesowi UODO, zgodnie z art. 58 ust. 2 lit. c) RODO przysługuje uprawnienie naprawcze w postaci prawa nakazania administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu spełnienia żądania osoby, której dane dotyczą, wynikającego z praw przysługujących jej na mocy unijnego rozporządzenia. Prawa te, określone w rozdziale III RODO, to prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu i prawo do niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu. Zatem powyższe przepisy określają w sposób wyczerpujący prawa osób, których dane dotyczą.
Co z danymi osób zmarłych?
Przepis art. 4 pkt 1 RODO za dane osobowe traktuje informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Jednocześnie w motywie 27 RODO wskazano, że rozporządzenie nie ma zastosowania do danych osobowych osób zmarłych. Państwa członkowskie mogą przyjąć przepisy o przetwarzaniu danych osobowych osób zmarłych, jednakże polski prawodawca takich regulacji nie przewidział.
Oznacza to, że Prezes UODO nie posiada kompetencji do rozpatrzenia sprawy dotyczącej przetwarzania danych osobowych osoby zmarłej, bowiem w znaczeniu prawnym danymi osobowymi są jedynie informacje o osobie żyjącej, nie są nimi natomiast informacje o osobie zmarłej.
Po śmierci osoby informacje jej dotyczące tracą status danych osobowych, co oznacza zakończenie ochrony prawnej w zakresie danych osobowych.
Wnioski
Jedyną drogą dla osoby fizycznej do dokonania zmian w aktach stanu cywilnego jest złożenie wniosku o sprostowanie takiego aktu w trybie art. 35 Prawa o aktach stanu cywilnego.
Prezes UODO, zgodnie z przyznanymi mu kompetencjami, jest organem właściwym do kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych. Nie jest zatem uprawniony do sprostowania danych w aktach stanu cywilnego.
O ile wśród kompetencji Prezesa UODO znajduje się nakazanie administratorowi sprostowania danych osobowych, to organ nadzorczy nie posiada uprawnienia do sprostowania danych osoby, której dane dotyczą, w dokumentach urzędowych, których tryb wydawania i prostowania został określonych w odrębnych przepisach, tj. w Prawie o aktach stanu cywilnego.
Oznacza to, że w przypadku otrzymania takiego wniosku Prezes UODO wyda postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania na podstawie art. 61a Kpa.
