Akta postępowań administracyjnych stanowią co do zasady informację publiczną (tak przykładowo wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 maja 2006 r. II OSK 812/05). Nie oznacza to jednak, że podlegają udostępnieniu bez żadnych ograniczeń podmiotom trzecim. Zgodnie z art. 5 ust. 2 zdanie pierwsze ustawy o dostępie do informacji publicznej prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej. Prywatność osoby fizycznej należy rozumieć szerzej, niż tylko w kontekście ochrony danych osobowych. Przykładowo w wyroku Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 19 listopada 2008 r. II SA/Bd 699/08 wskazano, że projekty zagospodarowania działek oraz dokumentacja obejmująca posadowienie budynków związana z pozwoleniami na budowę obiektów budowlanych wydanych osobom fizycznym nie będącym osobami publicznymi pomimo tego, że jest informacją publiczną to prawo do tej informacji podlega ograniczeniu z uwagi na prywatność osoby, której tych pozwoleń udzielono. Dokumenty te nie mogą być w tej sytuacji udostępniane osobom trzecim. Sąd wskazał, że odmienne stanowisko pociągałoby za sobą daleko idące skutki chociażby w zakresie bezpieczeństwa osoby fizycznej.
Organ, w przypadku żądania udostępnienia akt postępowania administracyjnego powinien zależności od okoliczności konkretnej sprawy powinien albo odmówić udzielenia informacji (w drodze decyzji administracyjnej) albo poddać dokumenty procesowi anonimizacji. Szerzej na ten temat pisaliśmy w artykułach poświęconych załatwianiu spraw z wniosku o udostępnienie informacji publicznej.
Udostępnianie akt postępowania sądom i oraz innym organom
Do dokumentów zgromadzonych w aktach postępowania a określonych przypadkach mają dostęp również sądy oraz inne organy. Tutaj nie obowiazują zasady wynikajace z ustawy o dostępie do informacji publicznej. Podobnie jak w przypadku organów prowadzących dane postępowanie, sąd, organ i instytucja żądająca udostępnienia akt osobowych powinna wykazać się, że wykonuje to w ramach nałożonych prawem kompetencji. Z reguły prawo dostępu do określonych informacji będzie wynikało z przepisów regulujących działanie danej instytucji.
Przykład 1:
Zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu władzy publicznej, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Sąd zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać go nie może. Gdy sąd uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może zarządzić, by go dostarczono na rozprawę, albo przejrzeć go na miejscu przez sędziego wyznaczonego lub przez cały skład sądu.
Przykład 2:
Zgodnie z art. 13 ustawy o Rzeczniku Praw Obywatelskich prowadząc po stępowania ma on prawo m.in. żądać złożenia wyjaśnień, przedstawienia akt każdej sprawy prowadzonej przez naczelne i centralne organy administracji państwowej, organy administracji rządowej, organy organizacji spółdzielczych, społecznych, zawodowych i społeczno-zawodowych oraz organy jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną, a także organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych,
Oczywiście niezależnie od obowiązku udostępnienia dokumentów lub ich odpisów z akt postępowania na potrzeby postępowań prowadzonych przez sądu oraz inne organy, organ zobowiązany jest do przekazania akt sprawy organowi wyższej instancji w przypadku skorzystania przez stronę z prawa do dwuinstancyjnego rozpoznania spraw, do sądu administracyjnego, w przypadku złożenia skargi.
