Jednym z warunków likwidacji szkoły (a więc i przekształcenia) jest obowiązek zawiadomienia rodziców uczniów o zamiarze likwidacji szkoły co najmniej na 6 miesięcy przed terminem likwidacji.
Czynność zawiadomienia jest tzw. czynnością materialno-techniczną, która - choć ma charakter faktyczny - to jednak pośrednio wywołuje skutki prawne, gdyż warunkuje prawidłowość procedury likwidacyjnej . Informacja o zamiarze przekształcenia szkoły powinna być przy tym informacją imiennie adresowaną do każdego z dwojga rodziców każdego ucznia likwidowanej szkoły, wyraźną i dającą możliwość zapoznania się z jej treścią.
Organ prowadzący szkołę posiada swobodę w zakresie wyboru sposobu zawiadomienia rodziców uczniów o zamiarze likwidacji pod warunkiem, że umożliwia on rodzicom uczniów zapoznanie się z przekazaną informacją. Poinformowanie takie nie musi nastąpić na piśmie. Udokumentowane powiadomienie rodziców obecnych na zebraniu jak też skierowanie pisemnych zawiadomień do pozostałych rodziców niepełnoletnich uczniów czyni zadość wymaganiom art. 89 ust. 1 Prawa oświatowego.
Dla celów dowodowych organ prowadzący szkołę powinien jednakże dołożyć starań, aby dokonać doręczenia pism listami poleconymi bądź dostarczyć innych dowodów należytego powiadomienia, np. listy obecności rodziców uczniów na zebraniu informacyjnym wraz z protokołem z tego zebrania.
W żadnym wypadku nie jest możliwe przyjęcie domniemania, że skuteczne powiadomienie nastąpiło, co oznacza, że ciężar wykazania tej okoliczności spoczywa na organie prowadzącym.
Termin 6 miesięcy, o którym mowa w art. 89 ust. 1 Prawa oświatowego, ma charakter materialnoprawny, a zatem jego upływ powoduje bezskuteczność czynności zawiadomienia, co rzutuje na ocenę legalności ewentualnej uchwały o przekształceniu szkoły. Organ więc powinien działać z odpowiednim wyprzedzeniem, aby rodzic ucznia otrzymał informację przed upływem wskazanych 6 miesięcy.
Zawiadomienie dokonane później - chociażby dotyczyło tylko jednego z rodziców uczniów - spowoduje nieważność uchwały podjętej w sprawie likwidacji.
Źródło: CBOSA, orzeczenie nieprawomocne
