Ponad dwie godziny trwały rozmowy strony samorządowej z przedstawicielami Ministerstwa Cyfryzacji oraz Poczty Polskiej na temat problemów związanych z e-doręczeniami. Mimo lekkiej tendencji spadkowej co do liczby opóźnionych przesyłek, funkcjonowanie systemu wciąż stanowi duży problem.
W środę, 29 stycznia, odbyło się posiedzenie Zespołu do Spraw Społeczeństwa Informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. Omawiano problemy związane z systemem e-doręczeń, korespondencji przesyłanej do komorników, proponowanego przepisu w ustawie o pracownikach samorządowych oraz zmian, jakie czekają samorządy w związku z wejściem w życie dwóch europejskich aktów.
System do e-doręczeń – problemów ciąg dalszy
Najdłuższa, ponad dwugodzinna dyskusja, poświęcona była systemowi e-doręczeń. Rozwiązanie problemów związanych z jego funkcjonowaniem jest dla JST kwestią priorytetową, ponieważ opóźnienia w dostarczaniu przesyłek nie tylko dezorganizują ich pracę, ale również narażają je na konsekwencje prawne.
W celu zidentyfikowania występujących problemów Związek Powiatów Polskich przeprowadził wśród swoich członków ankietę, którą wypełniło 236 powiatów i miast na prawach powiatu. Na spotkaniu, w obecności przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji oraz Poczty Polskiej, mec. Patrycja Grebla-Tarasek zaprezentowała wyniki przeprowadzonego badania. Jak wynika z jej wystąpienia, na 42200 nadanych przesyłek (w tym: 37618 przesyłek nadanych po 1 stycznia) – do dnia poprzedzającego posiedzenie – 2848 z nich miało status „w weryfikacji” po upływie 24 godzin, jakie operator wyznaczony gwarantuje na doręczenie przesyłki. Przekładając te dane na wartość procentową: opóźnienia zostały odnotowane w przypadku 6,8% wszystkich przesyłek nadanych przez ankietowanych za pośrednictwem systemu e-doręczeń. 21 przesyłek, które do 28 stycznia wciąż były weryfikowane przez system, zostały nadane jeszcze przed 31 grudnia 2024 roku. Takie opóźnienia skutkują tym, że terminy wyznaczone przez różne ustawy zostają znacząco przekroczone.
– Widoczna jest lekka tendencja spadkowa, jeżeli chodzi o te przesyłki, które są w weryfikacji pomimo upływu tego gwarantowanego terminu czasu na doręczenie. Niemniej jednak nadal jest to dość spory odsetek – mówiła mec. P. Grebla-Tarasek.
Badanie pozwoliło zidentyfikować także błędy związane z przypisanym statusem – błąd dotyczący 639 przesyłek polegał na przypisaniu przesyłce statusu „w weryfikacji”, mimo iż widniały przy nich daty doręczenia, co oznacza, że przesyłki zostały doręczone przy niezmienionym statusie.
Kolejnym odnotowanym problemem było „gubienie” przez system dowodów do przesyłek, czyli elektronicznych potwierdzeń związanych z przesyłaniem danych.
– Najczęściej brakującym dowodem jest dowód A1 i w 646 przypadkach, dla przesyłek ze statusem „wysłana”, nie mamy dowodu A1 – mówiła mec. P. Grebla-Tarasek. – Owszem, zdarzają się też pojedyncze przypadki, gdzie brakuje innych dowodów, ale ta liczba jest znacznie mniejsza. (…) mamy też takie przypadki przesyłek ze statusem „nadana”, dla których brakuje daty odebrania i dowodu odebrania, pomimo upływu ustawowego terminu. (…) takich przesyłek mamy 591, co stanowi, że 38% przesyłek ma błędny status w zakresie tego nadania.
Z badania ZPP wynika, że w związku z występującymi problemami, zgłoszonych zostało 161 reklamacji, z których do dnia poprzedzającego posiedzenie 20 zostało rozpatrzonych pozytywnie, 16 negatywnie, a reszta nadal oczekiwała na rozpatrzenie. Zdaniem mec. P. Grebla-Tarasek, niewielka liczba zgłoszeń wynikała głównie z problemów występujących przy ich składaniu: nieaktywnych formularzy, a także niemożności zlokalizowania numeru przesyłki.
Pozytywną zmianą było poprawienie się czasu logowania do systemu. Problemy występujące w tym zakresie mają występować już tylko incydentalnie.
Zastępca Dyrektora Centrum Transformacji Cyfrowej w Poczta Polska S.A. Kinga Dobrzyń, zapewniła, że Poczta Polska odnotowała w pierwszych 2 tygodniach stycznia opóźnienia w doręczaniu przesyłek oraz wystawianiem dowodów i że został on usunięty.
– To jest błąd, który nigdy wcześniej się nie pojawił – mówiła. – Diagnozujemy go jako problem, który wynika z dużej ilości podmiotów, które przyłączyły się do systemu, a ten sposób integracji po prostu odbywa się poza udziałem Poczty Polskiej i jest realizowane przez rynek i przez podmioty samodzielnie, w związku z czym, w chwili obecnej stabilizujemy tę sytuację, obserwujemy. (…) Staram się również z każdym tutaj z państwa, kto zgłaszał problemem, z podmiotów publicznych czy to jednostek samorządu terytorialnego czy organów centralnych, nawiązywać kontakt, przechodzić te procesy realnie z podmiotami i rozwiązywać te problemy, które się pojawiły w tych pierwszych 2 tygodniach. Chciałabym też tutaj jakby zwrócić uwagę, czy uwrażliwić nas wszystkich, że to nie są jakby tylko problemy po stronie operatora wyznaczonego. Te problemy napotkane dotykają naprawdę wielu warstw. W świadczeniu tej usługi, zarówno warstwy technicznej, która jakby przebiega na płaszczyźnie samej integracji, ale również w warstwie logowania się podmiotów, nauczenia się po prostu korzystania z usług czytania dowodów, jakie są załączane, rozpoznawania tych statusów dowodów. To jest według mnie praca, która jest do wykonania jakby w całym systemie doręczeń i również w ramach tych warsztatów, które prowadzimy z jednostkami, a są podmioty, z którymi się spotykamy nawet codziennie, bądź co drugi dzień. (…) przyjęliśmy tutaj taką formułę, że proponujemy u tych z państwa, u których jest tych zgłoszeń najwięcej – jest to teraz grupa kilkudziesięciu podmiotów, którą taką mamy zidentyfikowaną – staramy się po prostu spotkać, przejść warsztatowo cały ten proces i wspólnie rozwiązać te problemy.
W toku dyskusji, po stronie samorządowej pojawiły się jednak głosy krytyczne wobec dotychczasowych działań. Głos zabierał m.in. dyr. G. Kubalski, który podkreślił, że system generuje kolejne błędy, a skala problemu wskazuje na uchybienia w pracach Poczty Polskiej.
– Biorąc pod uwagę masowość problemów, które były z integratorami, państwa wyjaśnienie, że państwo zrobiliście właściwie wszystko dobrze, tylko cię integratorzy, to nie umieli skorzystać z tego, co państwo umożliwiliście najprawdopodobniej oznacza, że państwo niestety nie mieliście w tym zakresie ani dobrej komunikacji, ani dobrych metod – mówił. – My zaczynamy mierzyć się z sytuacją taką, w której – ze względu na niedoręczenie przesyłki – nastąpiły określone skutki prawne związane z naruszeniem interesu czy to publicznego, czy prywatnego, bo na przykład odwołanie nie wpłynęło do nas w terminie albo na przykład, co bardziej bolesne z punktu widzenia administracji publicznej, sprzeciw, który mieliśmy wnieść, nie został wysłany i w wyniku tego określona czynność administracyjna się uprawomocniła. Bez możliwości jej podważenia. My – ze względu na kwestię niewyjścia z naszej skrzynki na przykład określonego wezwania – weszliśmy w tryb milczącej zgody, bo strona twierdzi, że nie dostała niczego. I my mamy w tym momencie problem. Za chwilę okaże się, że my jako jednostki samorządu terytorialnego będziemy mierzyli się z roszczeniami finansowymi, wynikającymi z konsekwencji tego typu. (…) Jak mamy reagować w sytuacji, jeżeli taka rzecz się pojawi? – bo za chwilę się okaże, że my jako jednostki samorządu terytorialnego, będziemy ponosić finansową odpowiedzialność za to, że system nie został wdrożony.
Dyr. G. Kubalski ponowił prośbę o przedstawienie przez Pocztę Polską zgodnego z metodyką zarządzania projektami IT harmonogramu wdrażania podejmowanych działań i ustalenia wskaźników, jakie planuje osiągnąć.
– Jeżeli my nie będziemy mieli jasno przedstawionego harmonogramu, kiedy liczba nieprawidłowo doręczonych czy też niedoręczonych czy przekazanych do weryfikacji (…) przesyłek spadnie poniżej akceptowalnego poziomu, my z końcem miesiąca, a więc w praktyce, w przyszłym tygodniu, będziemy domagać się wyłączenia systemu – zapowiedział.
Mec. Sylwester Szczepaniak z Unii Metropolii Polskich oraz mec. P. Grebla-Tarasek wyrazili dodatkowo obawy, że w kwietniu, kiedy to liczba zobowiązanych do stosowania e-doręczeń powiększy się o przedsiębiorców zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, funkcjonowanie systemu znów ulegnie pogorszeniu.
– Tych podmiotów na pewno będzie kilkaset tysięcy. W związku z tym wypadałoby, żeby państwo przygotowali jakąś informację z wytycznymi, żeby te błędy nie zostały powtórzone, żebyśmy ponownie nie mieli sytuacji z początku stycznia – przekonywała mec. P. Grebla-Tarasek.
Unia Metropolii Polskich poprosiła również o raport dotyczący systemu.
– Nadal nie wiemy, jakie są wytyczne w tym zakresie i tego się domagamy, jako Unia Metropolii Polskich, konkretnego raportu: co było nie tak, gdzie było nie tak i jakie są wymagania systemowe, jakie są graniczne wymagania dzisiaj postawione dla tego systemu, po to, żebyśmy my też mogli zarządzić naszymi wysyłkami – mówił mec. S. Szczepaniak.
Dyrektor Departamentu Transformacji Cyfrowej w Ministerstwie Cyfryzacji Katarzyna Zajkowska potwierdziła, że prace nad poprawą systemu trwają, jednak wymagają czasu:
– My też (…) jako Ministerstwo Cyfryzacji, jak i Poczta Polska potrzebujemy czasu, żeby zidentyfikować w czym jest błąd i dopiero jak zidentyfikujemy to jesteśmy w stanie państwu udzielić jednoznacznie odpowiedzi: o co chodzi? kiedy błąd zostanie naprawiony? (…) nie odpowiadamy ad hoc, na bieżąco, bo to też może w konsekwencji doprowadzić na przykład do wprowadzenia państwa błąd. Musimy sytuację przeanalizować, skonsultować z Pocztą i wtedy możemy państwu udzielić, odpowiedzi. Bardzo dobrym pomysłem, który tutaj padł jest zaproponowanie takiego harmonogramu wdrażania zmian. My też w zeszłym tygodniu zaproponowaliśmy, żeby tak taki plan wdrażania planu naprawczego, można tak powiedzieć, nastąpił. My musimy takie kamienie milowe przygotować wspólnie z pocztą Polską i nad tym będziemy pracować. (…) Ministerstwo Cyfryzacji absolutnie nie bagatelizuje problemu. Od samego początku, od początku stycznia, na bieżąco analizujemy sytuację, jesteśmy w bieżącym kontakcie z pocztą Polską i też udzielamy wsparcia naszych ekspertów tak, żeby problem jak najszybciej zidentyfikować i wesprzeć Pocztę w przygotowaniu rozwiązania. Także to nie jest tak, że my nie czujemy odpowiedzialności, wręcz przeciwnie. Jak najbardziej przyjmujemy odpowiedzialność za ten system. Oczywiście, jak dobrze wiemy, państwo tutaj, w tej grupie, też wiedzą, jak ten system jest skonstruowany. To jest kwestia bardzo wielu podmiotów, które integrują się w tym systemie, którego ramy tworzy Ministerstwo Cyfryzacji, także my jak najbardziej czujemy się za to odpowiedzialni.
Ostatecznie dyskusja na temat aktualnego stanu systemu do e-doręczeń ma powrócić na posiedzenie Zespołu w połowie lutego. Poczta Polska będzie przesyłać do grupy roboczej informacje o stanie prac i statystykach. Jednocześnie zachęca do bezpośredniego kontaktu w celu rozwiązywania bieżących problemów.
W tym punkcie obrad mec. Sylwester Szczepaniak z Unii Metropolii Polskich zwrócił uwagę na problem korespondowania z komornikami, którzy system e-doręczeń wdrożyli pół roku wcześniej. Przy stosowaniu Rozporządzenia eIDAS Krajowa Rada Komornicza przyjęła interpretację, zgodnie z którą doręczanie pism jest komunikacją jednostronną, co oznacza, że pisma, które wpływają do komorników powinny mieć formę papierową.
– (…) po 1 stycznia 2025 ta wykładnia jest kuriozalna – ocenił mec. S. Szczepaniak. – (…) Dlatego, że państwo możecie do nas wysyłać [przesyłki – przyp. red.] na adres do doręczeń elektronicznych, który co do zasady ma charakter dwustronnej komunikacji; i po to była zmieniana elektroniczna skrzynka podawcza na E-PUAP-ie na adres do doręczeń elektronicznych. Jest mowa o tym, że on służy do wysłania i odsyłania, a w odpowiedzi na nasze informacje, które my państwu zwracamy w ramach procedur, gdzie mamy na styku postępowanie egzekucyjne w administracji, postępowanie egzekucyjne sądowe, państwo odpowiadacie: „to działa tylko jednostronnie, więc do nas musicie państwo papierem”.
Przemysław Kubica, Przedstawiciel Krajowej Rady Komorniczej wyraził otwartość na zmianę w tym zakresie, ale zastrzegł, że jest ona możliwa jedynie w drodze zmian legislacyjnych.
– (…) my jesteśmy gotowi na komunikację dwustronną technicznie – mówił. – Rozporządzenie, które zostało wydane na podstawie artykułu 155 ust.8 niestety nie pozostawia wątpliwości, bo komornicy mogą dokonywać doręczeń czyli ten termin niestety określa tę komunikację jednostronną. Jeżeli zostanie zmienione rozporządzenie, ja nie widzę problemu, żebyśmy przeszli na komunikację dwustronną.
Z powodu braku przedstawiciela Ministerstwa Sprawiedliwości w tym punkcie obrad, nie udało się na ten moment uzyskać opinii resortu co do tej zmiany.
Ustawa o pracownikach samorządowych – co dalej z propozycją JST?
W porządku obrad znalazła się prośba o stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji do propozycji samorządowej przedłożonej Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji w ramach pakietu poprawek legislacyjnych. Strona samorządowa postulowała dodanie w ustawie o pracownikach samorządowych przepisu wprowadzającego możliwość potwierdzania swojej tożsamości przez pracowników samorządowych za pośrednictwem: 1) profilu zaufanego, 2) podpisu zaufanego, 3) profilu osobistego, 4) profilu mObywatel.
Ministerstwo przychyliło się do wprowadzenia dodatkowego przepisu, proponując jednakże alternatywne rozwiązanie, związane z integracją systemu z węzłem krajowym.
– (…) nie ma technicznie takiej możliwości, abyśmy w ogóle systemy mogli integrować do konkretnego środka identyfikacji – uzasadniała Anna Koźlik z Ministerstwa Cyfryzacji. – Dodatkowo jeszcze zwracamy uwagę, że sam podpis zaufany nie służy do identyfikacji.
– To też wynika z tego, że jeżeli pojawiłyby się w przyszłości inne środki, dodatkowe identyfikacje na węźle krajowym, to państwo musielibyście znowu tę ustawę po prostu zmieniać. Tak konstruując ten zapis, w taki sposób, że można użyć środka na odpowiednim poziomie przyłączonego do węzła krajowego to jest zapis bardziej uniwersalny; i wtedy, w przyszłości, jakby mają państwo większe pole manewru tutaj – uzupełnił Rafał Sionkowski (Ministerstwo Cyfryzacji).
Strona samorządowa zaakceptowała alternatywną wersję przepisu, zgadzając się, że propozycja MC jest bardziej elastyczna. Informacja na ten temat zostanie przekazana na najbliższym posiedzeniu plenarnym.
Akt w sprawie Interoperacyjnej Europy
W czasie posiedzenia poruszono problematykę obowiązków, problemów i harmonogramów działań, mogących dotyczyć JST, związanych z wprowadzonym od 12 stycznia 2025 r. (na podstawie rozporządzenia PE i Rady nr 2024/903 – „Aktu w sprawie Interoperacyjnej Europy”) nowym obowiązkiem dla organów sektora publicznego, dotyczącym przeprowadzania ocen interoperacyjności oferowanych rozwiązań cyfrowych. Obowiązkom Aktu podlegają nie tylko podmioty administracji publicznej (zarówno rządowej, jak i samorządowej), ale także publiczne uniwersytety, szkoły czy szpitale.
Jak zapewnił na wstępie Michał Bukowski z Departamentu Projektów i Strategii w Ministerstwie Cyfryzacji, MC od początku proponowało wydłużenie terminu na obowiązywanie wymogów płynących z Aktu wobec JST, jednak nie zostały one uwzględnione. Dalej, przedstawiciel resortu odniósł się do przeprowadzanej przez resort dystrybucji informacji na temat Aktu:
– W maju 2024 roku w systemie e-learningowym służby cywilnej udostępniliśmy polską wersję kursu wprowadzającego w zagadnienia interoperacyjności, w tym interoperacyjności transgranicznej. Kurs został przygotowany przez Komisję Europejską, ale został przez nas zweryfikowany i w ustaleniu z KPRM-em opublikowany w tym serwisie służby cywilnej.Od grudnia 2024 roku uruchomiliśmy dedykowaną stronę temu rozporządzeniu i wynikającym z niego obowiązkom na Portalu Interoperacyjności i Architektury. Znajdują się tam informacje o samym akcie, o ocenach interoperacyjności, najczęściej zadawane pytania, jak również informacje o punkcie kontaktowym, aby można było prowadzić komunikację. Przeprowadziliśmy i prowadzimy dalej działania informacyjne do podmiotów zobowiązanych. Wysłaliśmy pisma z ramienia ministra właściwego do spraw informatyzacji do resortów oraz do urzędów podległych i nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. W wysyłce jest pismo do marszałków z prośbą o dystrybucję do jednostek samorządu terytorialnego, informujące o wejściu w życie aktu poszczególnych obowiązków.
Do kluczowych obowiązków, które w największym stopniu dotykają wszystkie organy sektora publicznego, w tym jednostki samorządu terytorialnego, należą obowiązek przeprowadzenia oceny interoperacyjności transgranicznej oraz obowiązek udostępnienia rozwiązań, które służą do realizacji usług transgranicznych. Niestety, na ten moment podmioty zobowiązane do ich realizacji napotkają problemy.
– Przede wszystkim problemem takim dosyć istotnym jest to, że materiały i narzędzia, które zostały udostępnione do tej pory, nie są zlokalizowane w polskiej wersji językowej – wymienia M. Bukowski. – (…) odpowiedź z Komisji mamy, to jest odpowiedź nieoficjalna, że to powinno być zrealizowane w marcu bieżącego roku. Drugi, problem, jaki dostrzegamy dotyczy samego narzędzia do wypełnienia sprawozdania z oceny interoperacyjności transgranicznej. (…) Z naszej praktyki, czyli z przeprowadzonych testów tego narzędzia, widzimy, że narzędzie nie umożliwia wygenerowania sprawozdania w formacie do odczytu maszynowego. A z Aktu wynika, że należy takie sprawozdania publikować na stronach podmiotów, zarówno w formacie maszynowym, jak i w formacie do odczytu przez człowieka. Kolejna sprawa to dotycząca tego narzędzia; że to narzędzie pozwala na wygenerowanie pdf-a, który miałby zawierać treść sprawozdania. Ale po testach widzimy, że to sprawozdanie, czyli ten dokument pdf, nie zawiera kluczowych elementów, które zostały wprowadzone do sprawozdania.
Przedstawiciel resortu zapewnił, że Ministerstwo Cyfryzacji aktywnie uczestniczy w pracach dotyczących Aktu.
– (…) my jesteśmy na bieżąco w kontakcie z Komisją Europejską. (…) uczestniczymy również, jako Ministerstwo, w stałej grupie roboczej przy Radzie do Spraw Interoperacyjnej Europy, gdzie również przekazujemy swoje wnioski i spostrzeżenia. Następne kroki to będzie właśnie zbieranie przez Radę do Spraw Interoperacyjnej Europy wniosków z przeprowadzanych ocen interoperacyjności transgranicznej przez organy sektora publicznego i podmioty Unii Europejskiej, czyli sektora publicznego wszystkich państw członkowskich. Trwa aktualnie powołanie grupy eksperckiej dotyczącej europejskich ram interoperacyjności nowej generacji. To w przyszłości będzie miało wpływ na oceny interoperacyjności, dlatego, że europejskie ramy interoperacyjności są wskazane jako podstawa do przeprowadzenia ocen operacji transgranicznej i w maju tego roku, w ramach polskiej Prezydencji, będziemy gościć w Ministerstwie Cyfryzacji Radę do Spraw Interoperacyjnej Europy, więc w tym czasie – również jako członkowie tej Rady, jako Ministerstwo – przekażemy wnioski płynące z realizacji oceny interoperacyjności.
Europejskie ramy tożsamości cyfrowej
W ostatnim punkcie obrad poruszony został pobieżnie temat Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1183 z dnia 11 kwietnia 2024 r. zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 910/2014 w odniesieniu do ustanowienia europejskich ram tożsamości cyfrowej w kontekście konsekwencji dla sektora publicznego w Polsce. Rozporządzenie dotyczy wprowadzenia w państwach UE portfeli tożsamości cyfrowej, umożliwiających potwierdzanie tożsamości oraz przechowywanie i wymianę dokumentów elektronicznych. Mają być one dobrowolne i dostępne dla każdego obywatela państwa UE.
– eIDAS to nie tylko portfel, to nie tylko nowa aplikacja, spełniająca wymogi rozporządzenia i w pewnym stopniu funkcjonująca już też w innych krajach, ale też wiele innych różnych wątków – wyjaśniał przedstawiciel Ministerstwa Cyfryzacji. – My te prace przygotowawcze prowadzimy już od kilku miesięcy. (…) rozporządzenie zostało uchwalone w maju ubiegłego roku i termin na wdrożenie to jest dwa lata. (…) Natomiast musicie sobie państwo zdawać sprawę, że samo rozporządzenie to nie wszystko. Ono w dość ogólnych ramach definiuje nam czym ten eIDAS jest i w jakich kierunkach powinniśmy pójść, natomiast bardzo ważną, istotną rolą są akty wykonawcze oraz normy, które definiują nam, jak pewne mechanizmy powinny być implementowane albo właśnie tę interoperacyjność, o której mówili poprzednicy, spełniać. (…) W wielu obszarach my też mamy w tej chwili jeszcze znaki zapytania, bo akty wykonawcze jeszcze się opiniują, jeszcze kraje członkowskie nad nimi rozmawiają i zastanawiają się, w którym kierunku one powinny pójść. (…) Sporo tych niewiadomych jeszcze jest. (…) te zmiany [legislacyjne – przyp. red.], które będą wypracowywane, w tym te, nad którymi już pracujemy, one dotykają nie tylko ustawy o aplikacji mObywatel, ale też szeregu innych aktów prawnych, m.in. ustawy o usługach zaufania (…). To jest szereg aktów prawnych, które trzeba będzie zmienić.
Pełna prezentacja i dyskusja na temat Rozporządzenia została przeniesiona na kolejne posiedzenie Zespołu ds. Społeczeństwa Informacyjnego.
