Zmniejszenie opłat za usługę PURDE, uruchomienie programu doposażenia w sprzęt informatyczny czy zlikwidowanie monopolu Poczty Polskiej na świadczenie usługi to tylko niektóre rozwiązania, jakie ZPP postuluje w zakresie doręczeń elektronicznych.
Nie milkną dyskusje w temacie doręczeń elektronicznych. 21 listopada Sejm uchwalił nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych, która trafiła następnie do Senatu, a dzień później odbyło się kolejne spotkanie grupy roboczej do spraw e-Doręczeń. W nawiązaniu do prowadzonych tam rozmów ZPP wystosował do przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji i Centralnego Ośrodka Informatyki pismo z uwagami oraz propozycjami zmian do ustawy o doręczeniach elektronicznych (tzw. duża nowelizacja). Na co zwrócił szczególną uwagę?
Operator nie tylko publiczny
ZPP negatywnie ocenił dotychczasowe działania operatora wyznaczonego, jakim jest Poczta Polska, w zakresie przygotowania systemu teleinformatycznego oraz różnych problemów technicznych, co było jedną z przyczyn fiaska jego wdrożenia w roku ubiegłym. Zaproponował zmianę definicji „operatora wyznaczonego” w taki sposób, by przełamać monopol Poczty Polskiej na realizację e-doręczeń i dopuścić do niej operatorów komercyjnych.
Silny akcent ZPP położył na kwestię opłat za usługę PURDE, która budzi ogromny sprzeciw środowiska samorządowego. Zdaniem ZPP opłaty te są rażąco wygórowane, choć taka ich wysokość (6,52 zł brutto) nie znajduje logicznego uzasadnienia, gdyż koszt pojedynczej przesyłki wynosi operatora zaledwie kilka groszy. ZPP wprost wyraził, że takie rozwiązanie budzi podejrzenia, iż faktycznym celem usługi PURDE jest jedynie poprawa kondycji finansowej Poczty Polskiej. Pobocznie, zauważyć należy, że w innych krajach, które stosują system e-Doręczeń, opłaty nie przekraczają wartości kliku groszy, a na przesyłki w ramach PURDE można wykupić stosowny abonament, którego wielkość zależy od potrzeb podmiotu.
Związek postuluje, by ceny za usługi PURDE i PUH były ustalane nie w ramach cennika zatwierdzonego w porozumieniu z Prezesem Urzędu Komunikacji Elektronicznej, a w trybie rozporządzenia do ustawy o doręczeniach elektronicznych. Jest to rozwiązanie strategiczne, które nie tylko pozwoli upublicznić powody, dla których operator wyznaczony podnosi opłaty, ale także umożliwi stronie samorządowej uczestniczenie w opiniowaniu projektu zmian w ramach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego.
W trosce o najmniejszych
Związek wypunktował w piśmie szereg problemów technicznych i konieczności ich naprawy. W związku z licznymi wątpliwościami i pytaniami od samorządów w zakresie obiegu dokumentów oraz procedur ich archiwizacji, ZPP postuluje w piśmie doprecyzowanie instrukcji kancelaryjnej poprzez nowelizację Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Szczególnie istotne jest rozwiązanie problemów związanych z archiwizacją dokumentów elektronicznych czy całych teczek spraw, w sytuacji gdy jedna strona postępowania korzysta z tradycyjnego sposobu doręczenia (na papierze), a druga z doręczeń elektronicznych.
Z kolei w celu ułatwienia wyszukiwania podmiotów w BAE, które jest najłatwiejsze poprzez wpisanie numeru PESEL, proponuje nowelizację Kodeksu postępowania administracyjnego. Zmianą byłoby dodanie do elementów podań i wniosków obowiązkowego wskazywania numerów PESEL, którymi obecnie urzędy nie zawsze dysponują. Tak, aby urząd zawsze posiadał numer PESEL osoby, która wnosi pismo i mógł szybciej znaleźć adresata w BAE. Posiadanie przez urząd numerów PESEL klientów zniweluje też problem możliwości pomyłki w sytuacji gdy dwóch adresatów o takim samym imieniu i nazwisku zamieszkuje pod jednym adresem.
W trosce zwłaszcza o mniejsze powiaty i gminy, ZPP zwrócił uwagę, że szczególnie tam nie wszystkie urzędy posiadają system klasy EZD (elektroniczne zarządzanie komunikacją), który jest niezbędny do pełnego wdrożenia systemu e-doręczeń. By temu zaradzić, Związek – nie po raz pierwszy – proponuje uruchomienie programu doposażenia w sprzęt informatyczny i szkoleń pracowników w ramach środków KPO.
ZPP zwraca również uwagę, że na cały system należy patrzeć szeroko i że jedynie kompletny system e-doręczeń i e-usług wraz z katalogami spraw i usług zapewni pełną cyfryzację administracji publicznej. Wzorując się na systemie ePUAP, proponuje, by system e-doręczeń został rozszerzony o autouzupełnialne formularze i katalogi sprawy.
ZPP deklaruje pomoc
Choć Związek wskazał w piśmie szereg kluczowych problemów i propozycji ich rozwiązania, już teraz przewiduje, że powszechne wdrożenie e-doręczeń 1 stycznia 2025 r. ujawni kolejne trudności, z jakimi będą zmagały się samorządy. Jak deklaruje Prezes Zarządu Związku Powiatów Polskich Andrzej Płonka, przedstawiciele samorządów nie pozostaną jednak bez wsparcia. – ZPP będzie na bieżąco wspierał swoich członków oraz przedkładał informacje o trudnościach i możliwych rozwiązaniach właściwym podmiotom – deklaruje. – Nasi prawnicy na bieżąco monitorują zmiany oraz odpowiadają na wątpliwości, które są nam zgłaszane. Będziemy zachęcać także do informowania o wszelkich problemach w tych zakresie.
