Kontynuujemy serię odpowiedzi na pytania dotyczące wdrażania e-doręczeń w samorządach.

Pytanie: Jaką formę prawną przy składaniu wniosku o założenie skrzynki e-doręczeń dla usługi PURDE należy wybrać w przypadku Powiatowego Urzędu Pracy (i innych jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego), jeżeli nie ma opcji wybrania jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego?

Odpowiedź: Zgodnie z informacjami uzyskanymi od Ministerstwa Cyfryzacji w odpowiedzi na powyższą wątpliwość (znak: DP.MC.WLA.065.10.2023) – należy wybrać „jednostka samorządu terytorialnego” gdyż PUP realizuje zadania jednostki samorządu terytorialnego.

Pytanie: Czy w przypadku jednostki samorządu terytorialnego i obsługującej ją urzędu (np. powiatu i starostwa powiatowego) istnieje obowiązek założenia skrzynki do e-doręczeń zarówno dla tej jednostki jak i urzędu?

Odpowiedź: Każdy podmiot posiadający numer REGON może złożyć wniosek o adres do doręczeń elektronicznych. Zgodnie z literalnym brzmieniem ustawy i definicji podmiotu publicznego, która na gruncie ustawy
o doręczeniach elektronicznych jest tożsama z treścią art. 9 ustawy o finansach publicznych, zarówno powiat jak i starostwo powiatowe są odrębnymi podmiotami publicznymi.

Pytanie: Czy usługa e-doręczeń będzie objęta przetargiem na usługi pocztowe?

Odpowiedź: Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych i jako jedyna jest zobowiązana do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
i publicznej usługi hybrydowej, w związku z tym proces zawierania umowy nie podlega pod PZP.

Pytanie: Czy nastąpi automatyczne zawarcie na świadczenie usługi PURDE z operatorem wyznaczonym?

Odpowiedź: Poczta Polska dla usługi PURDE i PUH nie wymaga podpisania pisemnej umowy do realizacji tych usług. Zawarcie pisemnej umowy nie jest konieczne, usługi realizowane są na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych i regulaminu świadczenia PURDE i PUH. Z punktu widzenia kwalifikowalności wydatków, po stronie księgowej również nie ma takiego wymogu, zapłata FV musiała następować na podstawie umowy. Niemniej, dla procesów nietypowych, których oczekuje samorząd, a dotyczących procesu płatności i fakturowania np. jeżeli samorząd chce zmienić termin płatności, dane na fakturze lub inne dane kontaktowe niż te składane przy okazji wniosku o adres do doręczeń elektronicznych, wówczas umowa będzie niezbędna. Niektóre samorządy, „z ostrożności” zgłaszają też chęć zawarcia umowy pisemnej nawet dla tych standardowych zapisów.

Pytanie: Czy wejście na skrzynkę odbiorczą dokumentu po godzinach pracy urzędu należy traktować jako datę wejścia dokumentu w danym dniu czy w dniu następnym pracy urzędu?

Odpowiedź: Korespondencja wysłana do podmiotu publicznego jest doręczona w chwili (dacie) jej wpłynięcia na adres elektroniczny tego podmiotu. Nie ma przy tym już znaczenia data odbioru tej korespondencji przez adresata. System nie monitoruje godzin pracy urzędu, więc przesyłka zostanie doręczona w momencie, kiedy wpłynie na skrzynkę. Doręczenia elektroniczne w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego funkcjonują 7 dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę (wyjątkiem w działaniu tych usług są np. prace serwisowe albo ewentualne problemy techniczne). Niewątpliwie wpłynięcie korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego oraz odebranie korespondencji przez podmiot niepubliczny w dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę stanowi skuteczne doręczenie tej korespondencji tego dnia.