Dobrym rozwiązaniem byłoby określenie sposobu postępowania z korespondencją do radnych w statucie gminy, tak aby osoby, które ją kierują, mogły wcześniej zapoznać się z informacją, czy aby na pewno ich pismo trafi bezpośrednio do wskazanego radnego – takiej odpowiedzi udzielił Prezes UODO na wystąpienie RPO o opinię w tej sprawie.
Jak wskazuje UODO, zasadniczą kwestię w przedmiotowej sprawie stanowi sposób postępowania z dokumentacją wpływającą do urzędu gminy, która jest w taki sposób adresowana. Korespondencja ta może wskazywać jako adresatów konkretnych radnych w rozumieniu pełnionych przez nich funkcji, a nie osoby prywatne. Jeżeli korespondencja ta zawiera adresy właściwych urzędów gmin, to jej pracownicy zobowiązani są do jej rejestracji.
Wynika to wprost z instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Przepisy rozporządzenia wskazują na sposób rejestrowania określonych przesyłek, np. tych, które mają formę papierową. Jednakże kierownik urzędu może określić zakaz otwierania przesyłek kierowanych do radnych czy klubów radnych. W takim przypadku korespondencja powinna zostać zarejestrowana jedynie na podstawie danych zawartych na kopercie.
Prezes UODO wskazuje nadto, że to urząd gminy ma obowiązek zapewnienia obsługi organizacyjnej, prawnej i wykonywania innych zadań związanych z funkcjonowaniem rady gminy, a zatem i samego radnego w zakresie wykonywania przez niego mandatu. Powinno to znaleźć stosowne odzwierciedlenie w postanowieniach statutu gminy.
Bezsporne jest, że to wójt jako organ władzy wykonawczej w gminie ustala sposób postępowania z korespondencją, procedury archiwizacji i jest również odpowiedzialny za przechowywanie tej dokumentacji, a także przekazywanie jej do archiwum państwowego.
Zatem wójt jako administrator danych osobowych jest odpowiedzialny za ukształtowanie systemu rejestracji korespondencji w danej jednostce. Opracowując sposób postępowania z nią i dokonując analizy ryzyka w tym zakresie musi wziąć pod rozwagę obowiązujące przepisy. Oznacza to, że muszą zostać stworzone odpowiednie procedury dotyczące obiegu korespondencji tak, aby działać z poszanowaniem przepisów prawa i jednocześnie nie naruszać kompetencji innych autonomicznie działających organów, np. rady gminy.
Odnosząc się do zasady przejrzystości określonej w art. 5 ust. 1 lit. a) RODO właściwe byłoby określenie sposobu postępowania z korespondencją (w tym kierowaną do poszczególnych radnych) w statucie gminy. Jednocześnie stanowiłoby to ułatwienie dla pracowników urzędów, którzy zajmują się obiegiem korespondencji.
Z wystąpieniem RPO i opinią Prezesa UODO można zapoznać się tutaj
