Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji zleciło Badanie wpływu informatyzacji na działania administracji publicznej w Polsce w 2011 r. W badaniach przeprowadzonych on-line wzięło udział ponad 1600 urzędów samorządowych i rządowych z całej Polski. Dzięki nowym technologiom teleinformatycznym w około 40% urzędów wzrosła sprawność załatwiania spraw, liczba innowacyjnych rozwiązań związanych z organizacją pracy, efektywność wykorzystania zasobów urzędów – wynika z raportu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
MSWiA wspólnie z instytutem badawczym ARC Rynek i Opinia przeprowadziło Badanie wpływu informatyzacji na działania administracji publicznej w Polsce w 2011 r. Jest to kolejna, siódma już edycja, która pokazuje rozwój technologii teleinformatycznych w Polsce i ich wpływ na działanie urzędów administracji publicznej. W tegorocznym badaniu ankietowym, które przeprowadzano on-line w okresie czerwiec-lipiec, wzięło udział ponad 1600 urzędów wszystkich szczebli w Polsce, w tym urzędy administracji samorządowej (gminne, powiatowe, marszałkowskie) i administracja rządowa.
Elektroniczny system zarządzania dokumentacją posiada większość urzędów marszałkowskich i powiatowych. Dzięki niemu możliwa jest elektroniczna wymiana akt danej sprawy w obrębie urzędu, czyli np. przekazanie innej komórce organizacyjnej sprawy on-line (z tej formy korzysta 77% urzędów administracji rządowej i 71% samorządowej). Jak wynika z badania, najczęściej z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją korzystają urzędy z województw śląskiego (71%) i dolnośląskiego (70%), a najrzadziej z województwa świętokrzyskiego (11%). Plany wdrożenia tego systemu zadeklarowało ponad 80% urzędów, które obecnie z takiego systemu nie korzystają. Około co piąty planuje jego wprowadzenie do końca 2011 roku, a prawie co drugi – w przyszłym roku.
Posiadanie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (41% urzędów) wciąż nie przekłada się na wyeliminowanie w urzędzie tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych. W zdecydowanej większości urzędów, bez względu na szczebel, funkcjonuje podwójny obieg dokumentów, czyli te same dokumenty są przetwarzane w ramach tradycyjnego obiegu papierowego i w systemie elektronicznym. 86% urzędów posiadających elektroniczny system zarządzania dokumentacją podaje, że sytuacja taka występuje bardzo często i dotyczy to ponad połowy spraw. Spośród urzędów, w których funkcjonuje elektroniczny system zarządzania dokumentacją wyróżniają się urzędy z województwa lubuskiego. W 23% urzędów z tego regionu sprawy prowadzone są wyłącznie elektronicznie. W przeszło 60% urzędów wdrożenie technologii teleinformatycznych nie wpłynęło na liczbę dokumentów w postaci papierowej.
Badano także stopień wykorzystania elektronicznej skrzynki podawczej oraz platformy ePUAP w zakresie świadczenia usług elektronicznych dla klientów. Zdecydowana większość urzędów, prawie 90%, posiada elektroniczną skrzynkę podawczą, podczas gdy w 2010 r. posiadało ją 74% urzędów. Większość elektronicznych skrzynek podawczych znajduje się na platformie ePUAP, posiada je 70% urzędów. Skrzynki podawcze są zdecydowanie częściej umiejscowione na ePUAP w przypadku administracji rządowej (95%) niż w samorządowej (69%). Pod kątem województw elektroniczną skrzynkę podawczą na ePUAP najczęściej posiadają urzędy z województwa małopolskiego (94%), a najrzadziej z województwa warmińsko-mazurskiego (20%). Adres elektronicznej skrzynki podawczej jest udostępniany także na stronie internetowej urzędowego Biuletynu Informacji Publicznej, w przypadku prawie 90% urzędów, najwięcej w województwie zachodniopomorskim (99%).
Informację o możliwości realizacji usług za pośrednictwem platformy ePUAP zawiera ponad 1/3 stron internetowych urzędów. Zazwyczaj strony internetowe urzędów zawierają informacje niezbędne do załatwienia sprawy oraz dają możliwość pobierania formularzy. Znacznie rzadziej dostępna jest funkcja złożenia wniosku elektronicznego. Natomiast w 17% urzędów rządowych i samorządowych strony internetowe dają możliwość śledzenia na jakim etapie jest załatwiana sprawa. Spośród wszystkich usług świadczonych elektronicznie przez urzędy najpopularniejsze to m.in. rejestracja i zmiana danych w zakresie działalności gospodarczej (25%), udostępnienie informacji publicznej (21%), udział w zamówieniach publicznych i składanie dokumentacji przetargowych (13%), pobieranie formularzy i wzorów wniosków (12%).
Zdecydowana większość urzędów w administracji rządowej i samorządowej (80%) deklaruje zwiększenie wykorzystania możliwości platformy ePUAP. Taką chęć zgłaszają najczęściej urzędy z województwa świętokrzyskiego (94%), a najrzadziej z województwa warmińsko-mazurskiego (59%). 2/3 urzędów propaguje załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Informowanie o możliwości korzystania z administracji publicznej przez Internet przekłada się na częstość tej formy kontaktów z urzędami.
Ponad 60% urzędów gminnych udostępnia komputery lub stanowiska komputerowe z dostępem do Internetu dla obywateli (najwięcej, bo 80%, w województwie warmińsko-mazurskim, a najmniej - tylko 36% w lubuskim). Prawie 40% urzędów gminnych promuje korzystanie z Internetu wśród osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym (niemal 60% w województwie kujawsko-pomorskim i tylko 15% w opolskim), a ponad 30% wspiera lub organizuje kursy i szkolenia informatyczne dla obywateli (40% w województwie śląskim i 23% w małopolskim).
Średnia liczba odsłon stron internetowych urzędów administracji rządowej w 2010 roku była prawie 4 razy wyższa niż w przypadku stron internetowych samorządów. Największym zainteresowaniem w ubiegłym roku cieszyły się strony internetowe urzędów marszałkowskich – średnia liczba odsłon stron wyniosła ponad 1,5 mln. Natomiast najwyższe średnie liczby odsłon zanotowały urzędy z województw śląskiego i pomorskiego (po około 400 tys.), a najniższe z świętokrzyskiego (nieco ponad 55 tys.) i podlaskiego (około 54 tys.).
Proces implementacji nowych rozwiązań jest długotrwały i wciąż trwa. Wyniki badania pokazują, że wiele wprowadzonych rozwiązań nie posiada jeszcze wszystkich docelowych funkcjonalności, gdyż plany ich rozbudowywania są rozłożone na kolejne lata.
Pełna treść "Badanie wpływu informatyzacji na działania administracji publicznej w Polsce w 2011 r." dostępna jest tutaj.
Źródło: MSWiA
