Na pojęcie informacji przetworzonej składają się dwa elementy. Ten rodzaj informacji publicznej stanowi jakościowo nowy typ informacji, przygotowany specjalnie dla wnioskodawcy, a zatem jest to taka informacja, której organ wprost nie posiada i dla jej wytworzenia niezbędne jest przeprowadzenie pewnych działań na posiadanych już informacjach. W wyniku tych działań powstaje nowa jakościowo informacja – stwierdził NSA w wyroku z dnia 15 czerwca 2018 r., sygn. akt: I OSK 1821/16.

NSA wyraził pogląd, że w pewnych wypadkach szeroki zakres wniosku wymagający zgromadzenia, przekształcenia (zanonimizowania) i sporządzenia wielu kserokopii określonych dokumentów, może wymagać takich działań organizacyjnych i angażowania środków osobowych, które zakłócają normalny tok działania podmiotu zobowiązanego i utrudniają wykonywanie przypisanych mu zadań. Informacja wytworzona w ten sposób pomimo, iż składa się z wielu informacji prostych będących w posiadaniu organu, powinna być uznana za informację przetworzoną, bowiem powstała w wyniku wskazanych wyżej działań, zbiór nie istniał w chwili wystąpienia z żądaniem o udostępnienie informacji publicznej.

Takie rozumienie pojęcia informacji przetworzonej oznacza, że nie będą nią dokumenty, zestawienia, czy analizy sporządzane przez zobowiązanego lub dla jego potrzeb, które zostały wytworzone w związku z jego bieżącą działalnością albo analizy dla potrzeb statystycznych. Takie bowiem dokumenty już istnieją i ich ujawnienie nie wymaga stworzenia nowej informacji.

To na organie spoczywa obowiązek wykazania, że przygotowanie objętych wnioskiem informacji jest trudne do pogodzenia z bieżącymi działaniami.