We wszystkich przedsięwzięciach realizowanych w formie projektu najpierw należy sprecyzować zagadnienie priorytetowe, ponieważ rezultat projektu musi prowadzić do rozwiązania rzeczywistego i zidentyfikowanego problemu, rozumianego jako zaspokojenie potrzeby grupy docelowej. Dążenie do osiągnięcia celu napędza cały projekt, a postęp w jego urzeczywistnianiu jest miernikiem realizacji projektu.

Cel musi być zatem właściwie określony, należy odpowiedzieć na pytania jaki konkretnie efekt ma przynieść nasza inicjatywa, jakie etapy cząstkowe pozwolą na osiągnięcie założenia głównego, czy cel został sprecyzowany w sposób jednakowo rozumiany przez różne osoby, czy jest możliwy do osiągnięcia, jakimi metodami należy oceniać postęp prac oraz efekt końcowy. Zatem cechą nadrzędną projektu jest orientacja na cel.

Projekty są z natury złożone. Polegają na przeprowadzeniu licznych, powiązanych ze sobą działań. Pewnych czynności nie można rozpocząć, nie zakończywszy wpierw innych. Pomiędzy poszczególnymi działaniami zachodzą różne zależności, często skomplikowane i niekiedy niedostrzegalne na pierwszy rzut oka. Jedne muszą następować w określonej kolejności, inne mogą być wykonywane równolegle. Jeżeli dojdzie do zaburzenia ustalonego porządku, projekt może się nie udać. W miarę wzrostu liczby działań, zarządzanie tymi zależnościami staje się coraz trudniejsze.

Dodatkową komplikacją jest niepowtarzalność projektów, które realizowane są w odpowiedzi na konkretne zapotrzebowanie, pojawiające się w danym momencie dla określonej grupy odbiorców, w sprecyzowanych okolicznościach. Projekty realizuje się w ściśle ograniczonym czasie. Cechą charakterystyczną jest jego tymczasowość, ma on swój początek i swój koniec, chociaż jego rezultaty mogą rozciągać się na dłuższy lub krótszy okres. Każdy projekt jest do pewnego stopnia przedsięwzięciem niepowtarzalnym i jedynym w swoim rodzaju. Naturalnie stopień wyjątkowości zmienia się znacząco w zależności od rodzaju projektu.

Cechy charakterystyczne wspólne dla wszystkich projektów to:

• podejmowanie działań przynoszących rezultaty oczekiwane przez zleceniodawcę projektu;
• stanowienie odpowiedzi na potrzeby;
• realizowanie jednorazowych zadań zawartych w wyznaczonym przedziale czasowym:
• określony początek i koniec;
• duża innowacyjność, niepowtarzalność w zakresie koncepcji i realizacji;
• niska standaryzacja;
• kompleksowe, wieloprzedmiotowe, złożone działania, w których planowaniu, kierowaniu i realizacji bierze udział wiele wydziałów organizacji;
• wydzielenie z toku codziennej pracy - realizacja równolegle lub z całkowitym oddelegowaniem członków zespołu do realizacji projektu;
• określoność projektu co do miejsca, czasu, uwarunkowań, kosztów;
• trudność realizacji oraz duże ryzyko niepowodzenia;
• duże potencjalne korzyści;
• znaczny udział wykonawców zewnętrznych;
• określona struktura organizacyjna, jasny podział władzy i odpowiedzialności za realizację zadań przewidzianych w projekcie;
• zarządzanie przez menedżera projektu. 

Natomiast projekty współfinansowane z funduszy europejskie oprócz posiadania wyżej wymienionych cech, powinny również charakteryzować się: jednoznacznie określonymi grupami docelowymi; sprecyzowanymi rozwiązaniami dotyczącymi koordynacji, zarządzania i finansowania projektu; systemem monitorowania oraz ewaluacji projektu; stosownym uzasadnieniem ekonomicznym i finansowym, jednoznacznie wskazującym przewagę korzyści płynących z projektu nad kosztami jego realizacji.

Na podstawie: M.Trocki, B.Grucza, K.Ogonek, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2003 oraz B. Kozłowska, P. Szczęsny, Zarządzanie projektami w administracji publicznej, FRDL, Warszawa 2005 / fot. sxc.hu