W ramach rozbudowy naszego Dziennika, rozpoczynamy cykl działań informacyjnych związanych z promowaniem różnego rodzaju dobrych praktyk z zakresu zarządzania poszczególnymi sektorami usług, jakimi zajmują się jednostki samorządu terytorialnego.
Dziś przybliżymy Państwu interesujący system kontrolno-monitorujący oraz lokalizacyjny pojazdów GPS, który z powodzeniem funkcjonuje na terenie Powiatu Brzezińskiego, a jest wykorzystywany przy pracach związanych z zimowym utrzymaniem dróg.
Dobra praktyka polega tu na kontroli i monitorowaniu poprzez system GPS, osób i podmiotów, którym powiat zlecił pracę przy zimowym utrzymaniu dróg. Wdrożenie systemu, przy niewielkim nakładzie kosztów, pozwala pracownikom biura Zarządu Dróg na podgląd, poprzez internet, na wykonywanie przez zleceniobiorców powierzonej im pracy. W przeciwieństwie do tradycyjnych metod kontroli prezentowana praktyka jest tańsza i nie wymaga zaangażowania dodatkowego personelu.
Powiat Brzeziński (woj. łódzkie) zarządza 130 kilometrami dróg powiatowych. Pełną opiekę nad tymi drogami sprawuje specjalnie wyodrębnione Biuro Zarządu Dróg i Biuro ds. Funduszy Pomocowych. Podstawowe prace na drogach wykonuje specjalnie utworzona grupa interwencyjna, natomiast prace związane z bieżącym utrzymaniem dróg zostały powierzone podmiotom zewnętrznym w drodze przetargu.
Faktem, który skłonił Zarząd Powiatu do podjęcia działań związanych z wdrożeniem tego rozwiązania było to, że komórka zajmująca się drogami miała największe problemy właśnie z kontrolą zimowego utrzymania dróg. Problemy te polegały na trudności w stwierdzeniu faktycznie wykonanej pracy w określonym przez umowę zakresie. Brak możliwości bieżącej kontroli wykonawców wiązał się z ponoszeniem zbyt wysokich kosztów na zimowe utrzymanie dróg oraz powodował częste interwencje mieszkańców, które dotyczyły jakości i nasilenia prac zimowego utrzymania. Jednocześnie trudno było zebrać materiał dowodowy pozwalający na jednoznaczne stwierdzenie, że wykonawca nie wykonał należycie zleconej pracy.
W związku z czym, przed rozpoczęciem sezonu zimowego 2008/2009, podjęto decyzję o wprowadzeniu (w warunkach przetargu) wymogu posiadania przez wykonawców systemu monitorująco-kontrolującego GPS. Wprowadzenie tego systemu dało możliwość, poprzez podgląd internetowy, na bieżącą kontrolę wykonywanych prac. Każdy z wykonawców świadczący usługi ma na swoim sprzęcie zamontowany system monitorujący GPS. Za jego pomocą można w każdym momencie sprawdzać rodzaj wykonywanej pracy (pracę piaskarki, pracę pługa lub samą jazdę pojazdu). System identyfikuje rodzaj, markę pojazdu, jego nr rejestracyjny, godzinę wyjazdu, powrotu, ilość przejechanych kilometrów, wskazuje miejsca przejazdu samochodu, pracy pługa i piaskarki, etc. Ponadto system ten pozwala z dokładnością do kilku metrów wskazać odcinki, na których były wykonywane poszczególne prace. Pracę sprzętu można sprawdzić również na wykresie.
Rezultatem wdrożenia jest to, że w chwili obecnej istnieje możliwość sprawdzenia faktycznie wykonanej pracy na drogach powiatowych i rozliczenia wykonawców za faktycznie wykonane usługi. Daje to możliwość optymalizacji wydatków związanych z zimowym utrzymaniem dróg. Ponadto pracownicy Biura Zarządu Dróg nie muszą wyjeżdżać w teren by kontrolować wykonawców. Ma to istotne znaczenie z uwagi na fakt, że duża cześć pracy wykonywana jest w godzinach nocnych.
Ponieważ posiadanie sprzętu monitorującego GPS było warunkiem udziału w przetargu, wszystkie koszty z tym związane spoczywają na wykonawcy, który kalkulując koszt świadczonej usługi musi wziąć pod uwagę wydatki związane z zakupem i eksploatacją powyższego urządzenia. Zamawiający nie ponosi z tytułu korzystania z podglądu internetowego żadnych wydatków. Wykonawca zobowiązany jest do zakupu urządzenia w cenie od 800 zł,oraz opłacania miesięcznego abonamentu za korzystanie ze sprzętu GPS w wysokości ok. 70 zł. miesięcznie, a czas montażu i sprawdzenia działania urządzenia to jeden dzień.
Problemami z jakimi zetknął się samorząd to fakt, że korzystanie z tego systemu wzbudza zastrzeżenia u wykonawców, gdyż daje możliwość bieżącej i szczegółowej kontroli przez zamawiającego, co wpływa bezpośrednio na rozliczenie wysokości wystawianych faktur. Stąd przed replikowaniem tego rozwiązania dobrze jest wyjaśnić potencjalnym wykonawcom zasadność stosowania tego typu rozwiązań.
Największą efektywność systemu GPS osiąga się przy możliwie najnowszym sprzęcie, z uwagi na to, że przy starego typu pojazdach, które nie są dostosowane do dzisiejszych wymogów, mogą nastąpić przekłamania w odczycie. Ważne jest również właściwe zamontowanie i sprawdzenie funkcjonowania sprzętu w terenie. Należy pamiętać, że w przypadku braku zasięgu może wystąpić błędny odczyt. Ponadto chcąc spotkać się z wykonawcą w terenie w czasie wykonywania prac, należy wziąć pod uwagę występujące w systemie opóźnienia czasowe.
W ocenie podmiotu wdrążającego przedstawioną praktykę, doskonale sprawdza się ona w małych jednostkach, które nie posiadają własnego zaplecza sprzętowego i kadrowego do samodzielnego wykonywania zadań związanych z odśnieżaniem dróg i które zlecają tę usługę podmiotom zewnętrznym.
