Przekazanie informacji publicznej w celu jej ponownego wykorzystywania następuje na wniosek, w przypadkach gdy:

• informacja publiczna nie została udostępniona w BIP, chyba że została udostępniona w inny sposób i zostały określone warunki jej ponownego wykorzystywania, albo
• wnioskodawca zamierza wykorzystywać informację publiczną na warunkach innych niż zostały dla tej informacji określone.

Wzór wniosku określa rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 17 stycznia 2012 r. w sprawie wzoru wniosku o ponowne wykorzystywanie informacji publicznej. W przypadku niespełnienia warunków formalnych wniosku wzywa się wnioskodawcę do uzupełnienia braków, wraz z pouczeniem, że ich nieusunięcie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.

Wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 20 dni od dnia otrzymania. W sprawach szczególnie skomplikowanych podmiot zobowiązany może przedłużyć załatwienie sprawy o kolejne 20 dni, po zawiadomieniu wnioskodawcy w terminie 20 dni od dnia otrzymania wniosku.
Podmiot zobowiązany

• przekazuje informacje publiczne w celu ponownego wykorzystywania bez ograniczenia warunkami, a w przypadku posiadania informacji publicznych przez wnioskodawcę zawiadamia o braku ograniczenia warunkami ponownego wykorzystywania informacji publicznej, albo
• przedstawia wnioskodawcy ofertę zawierającą warunki ponownego wykorzystywania informacji publicznej, a także wysokość opłat, albo
• odmawia, w drodze decyzji, ponownego wykorzystywania informacji publicznej.

Wnioskodawca, który otrzymał ofertę, zawierającą warunki ponownego wykorzystywania informacji publicznej może, w terminie 14 dni od dnia otrzymania oferty, złożyć sprzeciw z powodu naruszenia przepisów ustawy. W przypadku otrzymania sprzeciwu podmiot zobowiązany, w drodze decyzji, rozstrzyga o warunkach ponownego wykorzystywania informacji publicznej lub o wysokości opłat.

Podmiot zobowiązany odmawia (obligatoryjnie) ponownego wykorzystywania informacji publicznej, w przypadku gdy:

• dostęp do informacji publicznej podlega ograniczeniom, o których mowa w art. 5 (ochrona informacji niejawnych, tajemnica przedsiębiorstwa, ochrona prywatności), lub w przepisach odrębnych ustaw,
• ponowne wykorzystywanie informacji publicznej naruszy prawa własności intelektualnej przysługujące podmiotom trzecim.

Należy pamiętać, że nie stanowią przedmiotu prawa autorskiego m.in. akty normatywne lub ich urzędowe projekty a także urzędowe dokumenty, materiały, znaki i symbole. Zatem przykładowo operat szacunkowy opracowany na potrzeby postępowania wywłaszczeniowego będzie dokumentem urzędowym i w tym zakresie nie korzysta z ochrony przewidzianej w powołanym przepisie, ale ponieważ z reguły operat będzie posiadał cechy utworu, organ będzie mógł określić warunki ponownego wykorzystania tego rodzaju informacji publicznej.

Podmiot zobowiązany może odmówić ponownego wykorzystania informacji publicznej w sytuacji gdyby wymagało to przetworzenia, informacji publicznej w celu jej ponownego wykorzystywania oraz dostarczania z nich wyciągów, jeżeli spowodowałoby to konieczność podjęcia nieproporcjonalnych działań przekraczających proste czynności.

Do decyzji o odmowie przekazania informacji publicznej w celu ponownego wykorzystywania oraz do decyzji o warunkach ponownego wykorzystywania informacji publicznej oraz o wysokości opłat stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że: 

• odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni,
• uzasadnienie decyzji o odmowie ponownego wykorzystywania informacji publicznej z powołaniem się fakt przysługiwania osobie trzeciej praw autorskich musi zawierać wskazanie osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, która posiada prawa autorskie, jeżeli jest znana, albo licencjodawcy, od którego podmiot zobowiązany uzyskał dany utwór.