Jednostki ochrony zdrowia to bardzo specyficzny rodzaj organizacji. Powołane są do życia, aby osiągać zupełnie nieekonomiczne zadania, jednak ze względu na otoczenie, w którym funkcjonują, zasad ekonomii przestrzegać muszą. W przeciwnym wypadku skutki mogą być katastrofalne dla pacjentów, jak i personelu. W poniższym cyklu dotyczącym zarządzania w podmiotach leczniczych przedstawimy Państwu kilka spostrzeżeń praktyków zajmujących się tym tematem w codziennej pracy.

Planowanie i controlling – jak sobie je ułatwić?

Planowanie i controlling idą ze sobą nierozerwalnie w parze – tylko wtedy można osiągnąć zakładane cele i szybko weryfikować odchylenia od normy. By ułatwić ten proces warto wspomagać się narzędziami informatycznymi zaprojektowanymi specjalnie w tym celu – skracają czas pracy oraz umożliwiają gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu. Dodatkowo najlepsze programy pozwalają na tworzenie szczegółowych budżetów dla wszystkich komórek organizacyjnych oraz automatyczne przetwarzanie ich online w plan finansowy całego podmiotu leczniczego. Przy wyborze wsparcia informatycznego w planowaniu i controllingu, warto sprawdzić, czy program komputerowy, który chcemy wybrać będzie analizował:

• przychody z NFZ;
• budżety poszczególnych komórek, jak i całej jednostki;
• zatrudnienie wraz z organizacją pracy – czy posiada dedykowany jednostkom ochrony zdrowia element efektywnego zarządzania personelem wraz z weryfikacją z zasobów kadrowych do wymagań NFZ?
• politykę zakupową – program powinien mieć opcję zbierania zapotrzebowania  ordynatorów i  tworzenia realnych planów zakupów sprzętu według asortymentu;
• rachunek zysków i strat – czy z budżetu całej jednostki tworzony jest rachunek wyników, w którym użytkownicy mogą definiować pozycje z działalności operacyjnej, finansowej oraz gospodarczej?
• rachunek przepływów pieniężnych – jest to najważniejszy element planu – w tej części ukazana jest cała prawda o sytuacji płynnościowej podmiotu leczniczego;
• różne warianty budżetu – jest to odpowiedź na najbardziej nurtujące pytania zarządzającego: czy w tym roku stać podmiot leczniczy na jakiekolwiek podwyżki dla personelu, inwestycje, remonty? Jeśli tak to jakie? Jaki będzie to miało wpływ na sytuację podmiotu?

Drugim elementem wartym przeanalizowania jest możliwość śledzenia wykonania planu oraz wprowadzania w nim korekt, kiedy jest to potrzebne. Program informatyczny powinien pobierać dane z systemu księgowego oraz rozliczenia zrealizowanych usług medycznych (komunikaty wysyłane do NFZ) oraz działań inwestycyjnych. Należy oczekiwać od programu, że będzie brać pod uwagę:

• kontrolę odchyleń zarówno przychodów jak i kosztów od planu na poziomie komórki, jak i całej jednostki w ujęciu miesięcznym i od początku roku,
• tworzenie polityki zakupowej oraz inwestycyjnej (aktualizację planu przetargów oraz aktywne zarządzanie płynnością),
• porównanie kosztów zatrudnienia w poszczególnych komórkach oraz całej organizacji,
• kontrolę rozliczeń świadczeń medycznych z NFZ,
• identyfikację odchyleń wszystkich pozycji rachunku zysków i strat w ujęciu miesięcznym i od początku roku,
• podgląd w zapisach dokumentów księgowych w systemie.

Tyle w teorii, ale jak jest w praktyce? W następnym artykule przybliżymy Państwu, jak wygląda zastosowanie takiego programu – w czym pomaga w szpitalu, a jakie elementy poprawia w przychodni.

Autor: Ewa Szymkowiak, Koordynator ds. narzędzi IT ZUK Know How Sp. z o.o.