Związek Powiatów Polskich powziął niepokojące informacje dotyczące funkcjonowania platformy informatycznej, uruchomionej przez PFRON - Systemu Obsługi Wsparcia (SOW), który służyć ma aplikowaniu o środki w ramach programu „Aktywny Samorząd”, przez osoby z niepełnosprawnościami.
Temat został przez ZPP zgłoszony do porządku obrad wrześniowego posiedzenia Zespołu ds. Społeczeństwa Informacyjnego KWRiST.
Jak podkreśla ZPP w związku z planowanymi zmianami odnośnie obsługi SOW, które polegać mają na wprowadzaniu obowiązku sprawozdawczego wyłącznie poprzez system SOW począwszy od stycznia 2023 r., które sprowadza się również do pełnej obsługi wniosków beneficjentów, jedynie w formie elektronicznej wykluczając papierową formę wniosków, pojawia się problem dotyczący konieczności ręcznego przepisywania danych z papierowych wniosków składanych przez osoby zainteresowane świadczeniami, do systemu SOW.
Poszczególne powiaty w różny sposób korzystają z systemu SOW. Jedne realizują wszystkie zadania z wykorzystaniem systemu, inne ograniczają się jedynie do tego co niezbędne. Jednak bez względu na dotychczasowy sposób posługiwania się systemem SOW, fakt wprowadzenia dodatkowych obowiązków od stycznia 2023 r., wygeneruje dla wszystkich powiatów - zarówno tych dużych jak i małych, dodatkowe zaangażowanie czasu pracy zatrudnionych pracowników.
Dotychczas wnioski dotyczące aplikowania o środki z programu „Aktywny Samorząd” jedynie sporadycznie były składane przez zainteresowanych w systemie SOW, ponieważ wielu z nich to osoby starsze, nieporadne, niepotrafiące obsługiwać komputera, nie posiadające odpowiedniego sprzętu czy dostępu do sieci (osoby wykluczone cyfrowo). Taki stan rzeczy z całą pewnością nie ulegnie zmianie od przyszłego roku. Obecnie, pracownicy Powiatowych Centów Pomocy Rodzinie, zmuszeni są do każdorazowego przepisywania wniosku złożonego w formie papierowej do systemu, zanim przystąpią do jego właściwego procedowania. Ręczne przepisywanie wniosków z formy papierowej do systemu SOW całkowicie zaprzecza idei cyfryzacji i informatyzacji. Ponadto wiąże się to z dodatkowym czasem, który pracownicy zmuszeni są poświecić na rozpatrzenie danego wniosku, co przekłada się bezpośrednio na czas oczekiwania beneficjenta na przyznanie środków finansowych. Niestety przepisywanie wszystkich danych z wniosków i załączników, zajmuje więcej czasu niż samo merytoryczne rozpatrzenie wniosku.
Związek Powiatów Polskich zwrócił się z prośbą o pomoc w znalezieniu rozwiązania wskazanego problemu. Być może rozwiązanie mógłby stanowić dodatkowy moduł programu SOW, który umożliwiałby automatyczne sczytywanie danych ze skanów dokumentów w formie papierowej, co ograniczyłoby konieczność ręcznego przenoszenia danych z dokumentów. Alternatywą jest zwiększenie środków PFRON na obsługę zadania, tak aby można było pokryć koszty dodatkowych pracowników, którzy zajmowaliby się przepisywaniem danych z wniosków papierowych danych do systemu.
Podczas posiedzenia Zespołu ds. Społeczeństwa Informacyjnego KWRiST 21 września br. przedstawiciel PFRON - Bartłomiej Kakiet stwierdził, że funkcjonalność polegająca na automatycznym sczytywaniu wymagałaby dużych nakładów i nie ma budżetu na zakup takich urządzeń. Jeżeli chodzi o ewentualne koszty obsługi to Pan Bartłomiej Kakiet stwierdził, że pewne rozmowy na ten temat się toczyły ale On nie zna ich ustaleń. Daniel Cymbaluk, także z PFRON uzupełniając wypowiedź kolegi powiedział, że dyskusja nad kosztami obsługi jest cały czas otwarta. Przedstawiciel ZPP zwrócił się o przekazanie odpowiedzi na piśmie z informacją jaki jest stan tej dyskusji oraz czy możemy liczyć na dodatkowe środki na obsługę lub zmiany w funkcjonalności platformy.
Temat ma zostać poruszony w ramach spraw różnych wrześniowego plenarnego posiedzenia Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, o udział w którym strona samorządowa poprosiła przedstawiciela KPRM (ponieważ w dyskusji na Zespole nikt zajmujący się pionem cyfryzacji w Kancelarii Premiera nie brał udziału).
