Projekt realizowany od lutego 2008 roku polegał na wykorzystaniu nowych technologii do upowszechnienia księgozbiorów formie cyfrowej, zgromadzeniu w jednym miejscu, opisaniu, opracowaniu oraz udostępnieniu dokumentów dziedzictwa Pomorza spoczywających na półkach bibliotek, archiwum, muzeów czy osób prywatnych.

Bałtycka Biblioteka Cyfrowa, działa w oparciu o porozumienie zawarte pomiędzy Miejską Biblioteką Publiczną w Słupsku, Archiwum Państwowym w Koszalinie i Muzeum Pomorza Środkowego. Mieści się w centralnym budynku MBP. Głównym celem BBC jest budowa warsztatu badawczego opartego o narzędzia elektroniczne, zestawienie i prezentacja w Internecie kulturowego dziedzictwa Pomorza, wspieranie działalności dydaktycznej i edukacyjnej oraz promocja miasta i regionu.

Stworzenie jak najlepszych cyfrowych kopii tych dokumentów umożliwi ich przetrwanie i zachowanie dla przyszłych pokoleń. Regionalna kolekcja cyfrowa służy uczniom, studentom, nauczycielom, naukowcom, przesiedleńcom i emigrantom, osobom niepełnosprawnym (np. dla słabowidzących i niewidomych – program syntezy mowy) oraz wszystkim mieszkańcom Pomorza. Zasób publikowany w Bałtyckiej Bibliotece Cyfrowej jest udostępniany bezpłatnie. W BBC zgromadzono do tej pory ponad 4000 publikacji. Od momentu otwarcia z dokumentów zamieszczonych w BBC korzystają czytelnicy z całego świata. BBC ma już stałych użytkowników, m.in. z Uniwersytetu w Yale, Oxford, University of London Federal Library, Vilniaus Universitetas. W lutym 2009 roku zarejestrowano 7027 odwiedzin.

BBC nie tylko gromadzi zbiory dokumentów dotyczących regionu, ale również skupia i aktywizuje pasjonatów historii, współpracując z wolontariuszami.

Koszt całego przedsięwzięcia to 292 280 zł (w tym zakup sprzętu do digitalizacji – skanery, stanowisko do fotoprodukcji, komputery i oprogramowanie – 264 393 zł).

Sytuacja przed realizacją tego projektu

Do tej pory większość zbiorów na temat dziedzictwa kulturowego Pomorza była rozproszona w różnych miejscach. Spoczywała na półkach bibliotek, archiwum, muzeów i osób prywatnych. Fizyczne rozproszenie oraz brak opracowania ich ograniczało dostęp do tych cennych zasobów dla uczniów, naukowców czy zwykłych mieszkańców.

Ogólen podejście do realizacji wdrożenia

Głównym celem BBC jest budowa warsztatu badawczego opartego o narzędzia elektroniczne, zestawienie i prezentacja w Internecie kulturowego dziedzictwa Pomorza, wspieranie działalności dydaktycznej i edukacyjnej oraz promocja miasta i regionu.

Bałtycka Biblioteka Cyfrowa jest pierwszą i jak dotychczas jedyną regionalną biblioteką cyfrową na Pomorzu. Zastosowanie najnowszych technologii cyfrowych umożliwia zestawienie na wspólnej platformie rozproszonych zbiorów Pomorza o dużej wartości historycznej (dokumenty do publikacji udostępniają nie tylko instytucje współtworzące BBC, ale również osoby prywatne zainteresowane historią regionu i miasta). Wszystkie publikacje poza zapisanymi czcionką fraktalną-szwabachą na potrzeby publikacji w Internecie, są poddane procesowi rozpoznawania pisma (OCR), co umożliwia wyszukiwanie w publikacji określonych słów czy fraz. BBC nie tylko gromadzi zbiory dokumentów, dotyczących regionu, ale również skupia i aktywizuje pasjonatów historii. Bazując na współpracy z wolontariuszami, daje szansę nauki i pozyskania nowych umiejętności. Zasób publikowany w BBC jest dostępny wszystkim użytkownikom Internetu nieodpłatnie.

Projekt utworzenia regionalnej biblioteki cyfrowej pojawił się we wrześniu 2006 r., podczas trwania 40. Festiwalu Pianistyki Polskiej w Słupsku. W 2007 r. powstała Pracownia Digitalizacji MBP w Słupsku, zaś w lutym 2008 r. rozpoczął się proces digitalizacji zbiorów bibliotecznych, tworzących zasób BBC.

Środki na ten cel zostały ujęte w budżecie miasta (100 000 zł). Uzyskano też dofinansowanie z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w ramach programu Mecenat 2007, zgodnie z wnioskiem projektowym: Komputeryzacja Biblioteki Publicznej szansą na rozwój społeczeństwa informacyjnego w Słupsku i powiecie słupskim, złożonym w grudniu 2006 r. (150 000 zł).

Druga faza projektu była realizowana przy wsparciu funduszy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w ramach programu Mecenat 2008, zgodnie z wnioskiem projektowym "Bałtycka Biblioteka Cyfrowa – zachowanie, prezentacja i ochrona dziedzictwa Pomorza", złożonym w grudniu 2007 r. Dzięki tym środkom oraz wsparciu merytorycznemu doświadczonych bibliotekarzy, pomysł cyfrowej biblioteki regionalnej zyskał szansę powodzenia.

Bałtycka Biblioteka Cyfrowa (BBC) działa w oparciu o porozumienie zawarte pomiędzy Miejską Biblioteką Publiczną w Słupsku, Archiwum Państwowym w Koszalinie i Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku w grudniu 2008 r. Jest zlokalizowana w budynku centralnym Miejskiej Biblioteki Publicznej przy ul. Grodzkiej 3 w Słupsku. Tekst Porozumienia został ustalony w dniu 5 listopada 2008 r. wspólnie przez instytucje deklarujące udział w BBC. W listopadzie 2008 r. został powołany Zespół Koordynacyjny i przyjęto regulamin pracy Zespołu. Koordynatorem prac związanych z utworzeniem BBC jest Miejska Biblioteka Publiczna w Słupsku, która utrzymuje także jej platformę sprzętową i programową. Uczestnictwo w BBC jest otwarte dla wszystkich instytucji regionu. Warunkiem uczestnictwa jest podpisanie Porozumienia o Współtworzeniu Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej (w załączeniu). Każdy z uczestników BBC zachowuje prawa do cyfrowej publikacji. Uczestnikami BBC są m.in.: Archiwum Państwowe w Koszalinie, Archiwum Państwowe w Koszalinie Oddział w Słupsku, Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku, Muzeum w Koszalinie, Państwowy Teatr Lalki Tęcza, Muzeum Zamek Książąt Pomorskich w Darłowie, Agencja Reklamowo-Wydawnicza Moje Miasto, Wydawnictwo AG MEDIA, Słupskie Towarzystwo Społeczno-Kulturalne, Fundacja na rzecz rozwoju społeczno-kulturalnego i promocji Ziemi Słupskiej, Zaborów i Gochów NAJI GOCHË, Wydawnictwo AUH FOTECH, Zrzeszenie Kaszubsko-Pomorskie, Wojewódzka Biblioteka Publiczna im Józefa Conrada Korzeniowskiego, Biblioteka Publiczna Gminy Wejherowo.

Kolejnym etapem projektu było poszerzenie zasięgu i zakresu działania Bałtyckiej Biblioteki Cyfrowej poprzez utworzenie Społecznej Pracowni Digitalizacji. Umożliwia to współpracę zarówno między instytucjami (muzea, archiwa, szkoły, kościoły, uczelnie), jak i osobami prywatnymi, a także wzbogacenie zaplecza sprzętowo-programowego, pozwalającego na szybkie skanowanie, obróbkę graficzną i konwersję zasobu przeznaczonego do publikacji Podczas realizacji tego projektu korzystano z doświadczeń innych bibliotek regionalnych, co pozwoliło uniknąć na etapie przygotowań wielu błędów.

Rezultaty projektu

Efektem projektu jest:

• udostępnianie uczestnikom BBC stanowisk do digitalizacji i tworzenia cyfrowego zasobu dla publikacji,
• merytoryczna i techniczna pomoc świadczona instytucjom współtworzącym BBC, bądź pragnącym nawiązać z nią współpracę,
• poszerzenie kręgu twórców zasobu BBC poprzez zaangażowanie i aktywizację środowisk,
• zorganizowanie wolontariuszy, którzy biorą czynny udział w tworzeniu zasobu BBC (zaangażowanie seniorów, dla których praca w SPD może być okazją do poznania nowych umiejętności i zachowania twórczej aktywności w poczuciu społecznej przydatności),
• poszerzenie działalności edukacyjnej na rzecz studentów oraz młodzieży szkolnej w zakresie nowoczesnych technik ochrony i prezentacji zbiorów oraz podnoszenia kwalifikacji związanych z tworzeniem zasobów cyfrowych,
• popularyzacja i wspieranie nauki,
• wprowadzenie do środowiska lokalnego świadomości istnienia bibliotek cyfrowych, zapoznanie z ich strukturą i zasobami.

Regionalna kolekcja cyfrowa służy uczniom, studentom, nauczycielom, naukowcom, osobom niepełnosprawnym, przesiedleńcom i emigrantom oraz wszystkim mieszkańcom Pomorza. BBC jest włączona w krajowy system bibliotek cyfrowych (Federacja Bibliotek Cyfrowych). Opisy publikacji BBC są indeksowane i dostępne przez globalne wyszukiwarki internetowe, co poszerza możliwości dostępu do prezentowanych publikacji. Od momentu otwarcia z dokumentów zamieszczonych w BBC korzystają czytelnicy z całego świata m.in.: z USA, Kanady, Australii, Nowej Zelandii, Gruzja, Ukraina, Wielkiej Brytanii, Niemiec, Francji, Węgier, Rosji oraz z całej Polski. BBC ma już stałych użytkowników m.in.: z Uniwersytetu w Yale, Oxford, University of London Federal Library, University of Leipzig, Universitaet Giessen, Universitaet Hamburg, University of Passau, Universite Francois Rabelai, Red River College, Klaipeda University, Vilniaus Universitetas, Victoria University of Wellington, Universidade da Beira i_Interior oraz wielu polskich uczelni.

Zarejestrowano 7027 odwiedzin (stan na dzień 25 lutego 2009 r.) oraz 34 530 zaindeksowanych wejść czytelniczych przez witrynę BBC. Łączna liczba wygenerowanych stron www w grudniu 2008 i styczniu 2009 to 175 856.

Bałtycką Bibliotekę Cyfrową odwiedzili użytkownicy z ponad 30 krajów (68% to odwiedziny bezpośrednie, 20% przez witryny odsyłające, 12% wyszukiwarki).

W BBC zgromadzono 4000 publikacji (publikacje w kolekcji „Czasopisma i gazety", dokumenty w kolekcji „Druki ulotne", plany i mapy w kolekcji „Kartografia", kroniki w kolekcji „Kroniki", „Książki", medale, pocztówki, prace akademickie, fotografie i fotoreportaże w kolekcji „Zdjęcia").

Poniesione nakłady finansowe

Koszt wdrożenia przedsięwzięcia to 292 280 zł, w tym:

• adaptacja i remont pomieszczeń – 11 872 zł,
• zakup mebli – 16 015 zł,
• zakup sprzętu do digitalizacji (skanery, stanowisko do fotoreprodukcji, komputery i oprogramowanie) – 264 393 zł.

Replikowalność

Opracowanie założeń i informatycznego systemu zarządzania digitalizacją poprzedzone było analizą możliwości logistycznych. Nie bez znaczenia są aspekty motywacyjne. Ważne jest, aby zespół wdrażający ten projekt wierzył w sens przedsięwzięcia i posiadał odpowiednie zawodowe przygotowanie. Istotne jest ponadto zaangażowanie szerokiej koalicji regionalnej na rzecz powstania BBC, zainteresowanie ze strony władz samorządowe, a także włączenie się innych instytucji regionalnych. Przed uruchomieniem projektu została utworzona w Słupsku tzw. baza informacji zaczerpnięta z innych bibliotek cyfrowych.

Trudności napotkano jedynie w początkowej fazie, w której wiele osób nie wierzyło w powodzenie projektu. Jeżeli w projekt zaangażowane są odpowiednie osoby, posiadające twórczy zapał, wiążące własny rozwój z równoczesnym rozwojem instytucji, trudności tego typu są łatwe do przezwyciężenia.

Należy również zachować szczególną ostrożność w trakcie procedur przetargowych przy zakupie sprzętu. Trzeba nieustannie dbać o tworzenie zasobu oraz zapewnienie optymalnych warunków do archiwizacji. Bibliotekarz cyfrowy jest zmuszony do stałej obserwacji rozwoju technologicznego, aby móc zoptymalizować warunki tworzenia, zarządzania i archiwizacji dokumentów cyfrowych.