W wielu sektorach gospodarki zauważalne jest zjawisko zmieniających się warunków realizacji umów w sprawie zamówień publicznych, wywołane czynnikami zewnętrznymi. Konsekwencjami jest często wzrost cen materiałów oraz kosztów pracowniczych, przerwanie łańcucha dostaw oraz niewystarczająca liczba pracowników. Konieczne jest w praktyce udzielania zamówień publicznych wprowadzenie mechanizmów, które usprawnią realizację planowanych umów. Takimi mechanizmami są m.in. klauzule przeglądowe/ umowne, pozwalające na modyfikację umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie określonym w art. 455 1 pkt 1 ustawy Pzp. Zamawiający, którzy będą wykorzystywać proponowane przykłady, powinni określić i dostosować zapisy do realiów rynkowych i realiów danego kontraktu, aby stworzona w taki sposób klauzula mogła być efektywnie wykorzystana w danym stanie faktycznym.
Przykładowe klauzule przeglądowe z umów o roboty budowlane, a więc dopuszczalne zmiany:
- Zmiany odnoszące się do przedmiotu zamówienia
Możliwa jest zmiana przedmiotu zamówienia poprzez zmianę zakresu robót budowlanych lub poprzez ograniczenie zakresu, gdy wykonanie niektórych robót okazało się zbędne. Można też zmienić przedmiot umowy w przypadku wystąpienia warunków geologicznych, geotechnicznych i hydrologicznych. Możliwa jest też modyfikacja technologii wykonania robót lub materiałów w przypadku rozwoju technologicznego.
- Zmiana postanowień umowy dot. odbiorów oraz uzyskiwania stosownych pozwoleń, uzgodnień itp.
Możliwa jest zmiana terminów i zakresu przeprowadzania odbiorów częściowych, odbioru końcowego, czy prób, gdy taka modyfikacja okaże się konieczna dla prawidłowej oceny należytego wykonania zamówienia. Istnieje też opcja zmiany obowiązków wykonawcy innych niż wykonanie robót budowlanych np. poprzez ich rozszerzenie w zakresie odnoszącym się do uzyskania odpowiednich decyzji, pozwoleń lub zgód.
- Dopuszczalna zmiana terminu wykonania umowy
Termin może być zmieniony w przypadku: wystąpienia szczególnie niesprzyjających warunków atmosferycznych, opóźnienia innych inwestycji prowadzonych przez zamawiającego, opóźnienia organów administracji publicznej w wydaniu decyzji, opóźnienia w uzyskaniu wymaganych uzgodnień, wstrzymania wykonania umowy lub jej części przez zamawiającego z przyczyn nieleżących po stronie wykonawcy lub w wypadku wystąpienia awarii na budowie, za którą odpowiedzialności nie ponosi wykonawca. Odnosi się to też do przypadków wystąpienia siły wyższej ograniczającej wykonanie przedmiotu umowy lub niedostępności odpowiednich czynników produkcji.
- Zmiana w harmonogramie rzeczowo- finansowym polegająca na zmianie kolejności wykonania prac, zmianie terminów wykonywania prac,
głównie w przypadku zmiany technologii realizacji prac lub ograniczeń na rynku pracy.
- Zmiana wysokości wynagrodzenia wykonawcy
Dopuszczalna jest w przypadku konieczności wykonania prac nieprzewidzianych w dokumentacji projektowej, a także w przypadku zmiany technologii wykonywania prac, jeśli mają wpływ na wysokość wynagrodzenia.
- Zmiana podwykonawcy lub osób skierowanych do realizacji umowy
Zmiana podwykonawcy, na którego zdolnościach polegał wykonawca, w sytuacji, gdy nie dysponuje już zasobami podmiotu, jeśli wykaże on, że zastępujący podmiot spełnia określone w dokumentach warunku udziału w postępowaniu. Zmiana osób skierowanych do realizacji zamówienia jest opcjonalna w momencie, gdy będzie polegać na zastąpieniu dotychczasowej osoby osobą z kwalifikacjami potwierdzającymi spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
- Sposób zmiany wynagrodzenia
Wysokość wynagrodzenia ze względu na zmianę przedmiotu umowy zostanie ustalona na podstawie kosztorysu złożonego przez Wykonawcę wraz z ofertą. Jeśli nie jest to możliwe tworzy się kosztorys dodatkowy, gdzie określa się ceny jednostkowe nie wyższe, niż ceny rynkowe. W razie sporu stron co do zmiany wysokości wynagrodzenia, strony mogą powołać niezależnego eksperta dokonującego wyceny zakresu prac i materiałów.
- Zmiana podmiotowa w składzie wykonawców wykonujących umowę
Musi być spowodowana nabyciem przez osobę trzecią przedsiębiorstwa jednego z ww. podmiotów lub jego zorganizowanej części, albo nabycia przez osobę trzecią istotnych aktywów tego podmiotu, o ile ustalony w taki sposób skład spełnia warunki udziału w postępowaniu i nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia i nie pociąga to za sobą istotnych zmian umowy.
