Monitorowanie można zdefiniować jako systematyczne i ciągłe pozyskiwanie, analizowanie oraz wykorzystywanie informacji dla celów kontroli zarządzania i podejmowania decyzji. 

Monitorowanie i ocena są niezbędnymi narzędziami stosowanymi w procesie zarządzania, jakie towarzyszą działaniom podejmowanym w trakcie realizacji projektu.

Monitoring dostarcza informacji, na podstawie których zarządzający mogą zidentyfikować i rozwiązać problemy związane z wdrażaniem, a także ocenić postęp w stosunku do pierwotnych planów. Monitorowanie odbywa się na wszystkich poziomach realizacji projektu, mierząc postęp względem zaplanowanego budżetu, działań, założeń oraz rezultatów. Stały monitoring pozwala zmierzyć się z problemami, które pojawiają się w trakcie realizacji projektu, zdiagnozować przyczyny ich powstania oraz określić sposoby rozwiązania lub przeciwdziałania.

Należy zaznaczyć, że monitoring i kontrola nie są pojęciami tożsamymi. Kontrola sprawdza przebieg postępowania z punktu widzenia prawa, a szczególnie prawidłowości w wydatkowaniu środków finansowych i ma charakter zdecydowanie incydentalny (dotyczy jednego momentu czasu). Celem kontroli jest zidentyfikowanie zaistniałych nieprawidłowości, przeanalizowanie ich przyczyn oraz sformułowanie wniosków i zaleceń.

Zalecenia pokontrolne mają za zadanie doprowadzenie do stanu zgodnego z prawem i wyeliminowanie podobnych zdarzeń w przyszłości. Monitoring bada i analizuje przebieg projektu pod względem zgodności przebiegu z wcześniej ustalonymi planami w wymiarze czasowym i finansowym oraz pod względem rzeczowym. Monitoring prowadzony jest w sposób ciągły przez cały czas realizacji projektu i jego głównym celem jest jak najwcześniejsze zidentyfikowanie zdarzeń, które mogą zakłócić realizację planu projektu i zapobieganie im.

System monitorowania
Plan monitoringu obejmuje kwestie rodzaju informacji jakie  będą zbierane, kiedy, przez kogo i za pomocą jakich narzędzi, a także kto, jak często i w jakim celu będzie analizował zebrane informacje oraz komu wyniki analizy będą dostarczane.

Planowanie systemu monitorowania obejmuje pięć kroków:

• analiza celów projektu
• przegląd procedur wdrażania
• przegląd wskaźników
• zaprojektowanie formatu raportów
• przygotowanie planu wdrażania systemu monitorowania.

System monitoringu powinien zostać przygotowany na etapie planowania. Bardzo ważnym elementem jest uzgodnienie planu z całym zespołem projektowym, by upewnić się, że zbierane są niezbędne dane (zbyt mało danych nie pozwoli na skuteczną kontrolę, zaś zbyt dużo nie pozwala na prawidłowe przetworzenie i analizę). Na etapie planowania mogą wystąpić trudności z określeniem potrzeb w zakresie pozyskiwania informacji na temat realizacji projektu. Warto zatem wprowadzać niezbędne korekty w trakcie realizacji projektu, uwzględniając opinie i oczekiwania zespołu projektowego.

Monitorowanie nie ogranicza się tylko do zbierania informacji. Dane te muszą zostać przygotowane w odpowiedniej formie i przekazane osobom zarządzającym projektem. Powinny zostać ustalone mechanizmy komunikacji zapewniające, że niezbędne informacje powstaną i zostaną wykorzystane w sposób terminowy i skuteczny. Dwa podstawowe rodzaje mechanizmów to raporty na temat postępu projektu i przegląd postępu prac.

Raporty na temat postępu projektu – są to okresowe sprawozdania ( tygodniowe, miesięczne lub kwartalne) dotyczące postępu projektu, obejmujące kluczowe informacje ustalone na podstawie wskaźników fizycznych i finansowych zawartych w matrycy logicznej, harmonogramie działań i harmonogramie kosztów.

Raport powinien obejmować:

• Skrótowe przedstawienie aktualnego statusu projektu w stosunku do wskaźników celów i wyników projektu.
• Najważniejsze działania podjęte w okresie, jakiego dotyczy raport, w stosunku do harmonogramu działań.
• Wydatki w okresie dotyczącego raportu, a także narastająco do danego dnia w stosunku do budżetu i harmonogramu kosztów.
• Szacunki na temat liczby klientów lub beneficjentów obsłużonych w danym okresie.
• Aktualne i przewidywane problemy, z uwzględnieniem planowanych działań naprawczych
• Wyznaczenie priorytetowych działań i opracowanie harmonogramów na następny okres.

Należy pamiętać, że konieczne jest również monitorowanie działań zleconych do wykonania firmom zewnętrznym.

Oprócz raportów i przeglądów postępu prac, można zbierać informacje od beneficjentów, parterów czy szeregowych pracowników zatrudnionych w projekcie. Dane te mogą przybierać dowolne formy – ankiety czy wywiadu. Odpowiednie formularze warto przygotować już na etapie planowania systemu monitorowania.