Do konsultacji publicznych trafił projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Projekt zakłada kilka istotnych zmian w zakresie archiwizacji dokumentacji, szczególnie w postaci cyfrowej.
Jak identyfikuje projektodawca obecnie problemem wymagającym rozwiązania jest brak uregulowań umożliwiających wykorzystanie odwzorowania cyfrowego dokumentacji sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna, która stanowi część kompletnej dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej załatwianie spraw w kontaktach podmiotów stosujących system elektronicznego zarządzania dokumentacją z otoczeniem zewnętrznym. Problemem jest również brak powszechnie uznanego standardu umożliwiającego przekazanie/udostępnianie akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej między jednostkami organizacyjnymi spowodowany tym, iż obecnie wszelkie cechy dowodowe, czy archiwalne są przypisywane jedynie papierowemu pierwowzorowi.
W projekcie ustawy do art. 6 dodaje się ustępy, które uregulują szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania. Przepisy rozszerzają zakres ustawy o sposób postępowania z dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż elektroniczna, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe.
Ponadto projektowane przepisy upoważniają ministra właściwego do spraw informatyzacji do określenia minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych, co pozwoli na kompleksowe uregulowanie kwestii postępowania z tymi dokumentami.
Przepisy art. 6 uregulują na nowo sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach państwowych i samorządowych, a także sposób postępowania z dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż elektroniczna, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe. Uregulowano kwestie związane z:
- szczegółowym sposobem postępowania z dokumentami elektronicznymi, powstającymi w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływającymi do nich,
- ewidencjonowaniem dokumentów elektronicznych,
- zabezpieczaniem dokumentów elektronicznych przed utratą i nieuprawnionymi zmianami,
- wymaganiami dla odwzorowań cyfrowych,
- brakowaniem dokumentów elektronicznych,
- przekazywaniem dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych,
- sposobem postępowania z dokumentacją sporządzoną w postaci innej niż elektroniczna, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe.
Oczekiwanym efektem nowelizacji ustawy jest zapewnienie podstawy dla traktowania całości dokumentacji akt spraw zgromadzonych w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją klasy EZD, jako wyłącznej dokumentacji przebiegu i rozstrzygania spraw oraz zapewnienie sporządzanym odwzorowaniom cyfrowym wartości dowodowej równorzędnej oryginałom. Takie rozwiązanie stworzy również ramy prawne i tym samym umożliwi brakowanie dokumentacji nieelektronicznej, z której wykonano odwzorowanie cyfrowe.
Z projektem można zapoznać się tutaj
