Wybór trybu, w jakim będzie prowadzone postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego jest jednym z podstawowych uprawnień zamawiającego. Ustawodawca ograniczył jednak to prawo przez wprowadzenie zasady prymatu trybów przetargowych, wyrażonej w art. 10 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którym podstawowymi trybami udzielania zamówienia są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. W uzasadnionych przypadkach, ale tylko w okolicznościach przewidzianych w ustawie (art. 10 ust. 2 ustawy), dopuszczalne jest korzystanie z innych trybów udzielania zamówień, w tym m.in. zapytania o cenę, którego przesłanki stosowania zostały określone w art. 70 ustawy Pzp.

Tryb zapytania o cenę jest jednym z najprostszych trybów prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jego niewątpliwymi zaletami dla zamawiających jest możliwość wyznaczenia krótszego niż w przypadku trybów konkurencyjnych terminu składania ofert (zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy Pzp termin ten musi być jednak wyznaczony z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty) oraz możliwość zaproszenia do składania ofert wykonawców wybranych przez zamawiającego. Jedynym ograniczeniem, jakie w tym zakresie nakłada na zamawiających ustawodawca jest dyspozycja art. 71 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którym muszą to być wykonawcy świadczący w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, w liczbie która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, przy czym nie może ich być mniej niż 5. Wobec powyższego udzielenie zamówienia w tym trybie powinno być poprzedzone przeprowadzeniem przez zamawiającego badania rynku relewantnego danej usłudze czy produktowi w celu ustalenia liczby funkcjonujących na nim podmiotów oraz istniejących między nimi powiązań kapitałowych i personalnych. Jak zauważono w opinii Departamentu Prawnego UZP dotyczącej nabywania oprogramowania w trybie zapytania o cenę „powiązania kapitałowe pomiędzy wykonawcami biorącymi udział w postępowaniu prowadzą bowiem zazwyczaj do zmowy cenowej, a w rezultacie do braku możliwości uzyskania przez zamawiającego rzeczywiście korzystnej ceny."

Tryb zapytania o cenę ma charakter niekonkurencyjny. Europejski Trybunał Sprawiedliwości wielokrotnie podkreślał, że ze względu na to, że zastosowanie trybów bezprzetargowych jest wyjątkiem od ogólnej zasady, przesłanki ich zastosowania należy interpretować ściśle, a podmiot, który się na nie powołuje, musi być w stanie je udowodnić (np. orzeczenie ETS z dnia 28 marca 1996 r. w sprawie C-318/94 KE vs. Republika Federalna Niemiec).

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przeprowadzenie postępowania w trybie zapytania o cenę możliwe jest tylko pod warunkiem spełnienia kumulatywnie następujących, określonych w art. 70 ustawy Pzp przesłanek:

1. przedmiotem zamówienia mogą być jedynie dostawy lub usługi;
2. są to dostawy lub usługi powszechnie dostępne, o ustalonych standardach jakościowych;
3. szacunkowa wartość zamówienia musi być niższa niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Pojęcie dostaw zostało zdefiniowane w art. 2 pkt 2 ustawy Pzp. Zgodnie z ww. przepisem przez dostawy należy rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu. Usługi zostały natomiast określone w art. 2 pkt 10 ustawy Pzp jako wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 2a.

Przepisy ustawy nie wskazują natomiast, co należy rozumieć pod pojęciem „powszechnej dostępności" oraz „ustalonych standardów jakościowych". Termin "powszechny" wg Słownika języka polskiego (Wydawnictwo PWN, wersja on-line) oznacza częsty, znajdujący się w wielkiej ilości, zaś "dostępny" to nietrudny do zdobycia, przyjąć należy, iż usługi "powszechnie dostępne" to takie, które są przez rynek często oferowane, a więc duża jest ich podaż, a przez to nietrudne są do zdobycia". Dostawy i usługi powszechnie dostępne to zatem dobra popularne i łatwo osiągalne, zaspokajające potrzeby wszystkich kategorii odbiorców publicznych i prywatnych, które oferuje się wszędzie, zarówno na rynku lokalnym, jak i krajowym (orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z dnia 28 czerwca 2010 r., sygn. BDF1/4900//44/50/10/27).

Zakres omawianego pojęcia ulega jeszcze zawężeniu przez dookreślenie przez ustawodawcę, że chodzi o usługi, które dodatkowo mają ustalone standardy jakościowe. Zatem, do tej kategorii możemy zaliczyć jedynie usługi, które poprzez swoją powszechność znane są przeciętnemu nabywcy, a przez tę szeroką dostępność ukształtowany jest przez rynek ich standard, który dla przeciętnego klienta jest łatwy do zdefiniowania. Skoro przeciętny nabywca zna określoną usługę, wie, co jest jej przedmiotem i jakie są jej standardy jakościowe, a usługi te są powszechnie oferowane oznacza to, iż popyt na nie jest również wysoki (służą bowiem zapewnieniu realizacji bieżących potrzeb), a tym samym świadczy o nieskomplikowanym charakterze tych usług.

„Ustalone standardy jakościowe" definiuje się jako znormalizowane cechy dostaw lub usług, spełniające przeciętne wymagania stawiane dla danego asortymentu (grupy towarowej), dzięki którym nie jest wymagane indywidualne podejście do ich wykonania. Wymagania te muszą mieć jednak charakter standardowy, typowy, a nie wymagający indywidualnego podejścia. Zatem w przypadku, gdy przedmiot zamówienia jest dostosowany do specyficznych potrzeb konkretnego zamawiającego, zasadnym jest przyjęcie, iż nie jest produktem typowym, charakteryzującym się małym stopniem złożoności, łatwo dającym się porównać np. pod względem jakości, funkcjonalności, czy też posiadanych parametrów, z innymi produktami. Przy czym nie można utożsamiać standardów jakościowych ze standardami czy wymaganiami przepisów prawa. Standardy jakościowe muszą określać istnienie minimalnego akceptowanego rezultatu, jaki świadczona usługa ma zapewnić.

Wobec powyższego należy uznać, że tryb zapytania o cenę może być zastosowany jedynie do typowych i najprostszych zamówień, a zamawiane rzeczy lub usługi powinny być w pełni porównywalne, ponieważ jedynym różnicującym je czynnikiem jest cena, która jednocześnie jest jedynym możliwym w tym trybie kryterium oceny ofert. Przykładowo, jako tego typu usługi wskazuje się usługi w zakresie usługi utrzymania czystości (sprzątania pomieszczeń), usługi transportowe, usługi odśnieżania ulic, usługi introligatorskie, usługi pralnicze, usługi kserograficzne, proste usługi poligraficzne (druk). Na rynku dostaw za dopuszczalne uznaje się zastosowanie tego trybu do zakupu produktów żywnościowych, opału, paliwa, czy też artykułów biurowych. Zastosowanie tego trybu jest natomiast nieuzasadnione w przypadku nabywania m.in. usług nietypowych, takich jak usługi eksperckie, poszukiwawcze, ratownicze, geologiczne czy detektywistyczne.

W przyjętych przez Komitet Stały Rady Ministrów w dniu 18 listopada 2010 r. Wytycznych dotyczących interpretacji przesłanek pozwalających na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki i zapytania o cenę dostępnych na stronie internetowej UZP uznano ponadto za niemożliwe zastosowanie ww. trybu do nabywania usług szkoleniowych, usług pełnienia funkcji inspektora nadzoru autorskiego, usuwania odpadów niebezpiecznych, opracowania studium wykonalności, zarządzania i rozliczania projektów unijnych, usługi opracowania programu funkcjonalno – użytkowego, a także dostaw oprogramowania komputerowego czy wysoko wyspecjalizowanego sprzętu medycznego.

Podsumowując należy stwierdzić, że nie istnieje zamknięty katalog dostaw lub usług, do których zakupu może być zastosowany tryb zapytania o cenę. Oceny możliwości zastosowania ww. trybu należy dokonywać każdorazowo odnosząc się do okoliczności konkretnego stanu faktycznego, przy czym ciężar udowodnienia, że zaistniały podstawy do zastosowania procedury innej niż podstawowa obciąża zawsze zamawiającego.

Źródło: Informator Urzędu Zamówień Publicznych nr 1/2012