Kontynuujemy serię dotyczącą odpowiedzi na pytania dotyczące wdrażania e-doręczeń w samorządach.
Pytanie 1: Czy skan dokumentu można uznać za dokument cyfrowy?
Odpowiedź: Skan to graficzne odwzorowanie dokumentu papierowego, ma więc postać cyfrową. Natomiast nie jest to dokument elektroniczny. Skan ręcznie podpisanego papierowego dokumentu nie jest dokumentem elektronicznym. Nie można w sposób jednoznaczny określić jego autentyczności, gdyż nie ma on ani podpisu elektronicznego ani elektronicznej pieczęci.
Pytanie 2: Czy przesyłka wysłana na adres do e-doręczeń osoby fizycznej zostanie dostarczona w przypadku gdy jej skrzynka odbiorcza będzie zapełniona? Jaki komunikat otrzyma wówczas organ?
Odpowiedź: Praktycznie niemożliwe jest przez co najmniej kilka najbliższych miesięcy, żeby osoba fizyczna miała zapełnioną skrzynkę do doręczeń. Pojemność skrzynki do doręczeń dla osoby fizycznej to 3 GB, także kilkaset wiadomości w zwykłym formacie. Po zapełnieniu 98% gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń operator wyznaczony umożliwia użytkownikowi jedynie odczytywanie i usuwanie korespondencji. W tym przypadku użytkownik traci możliwość pobierania na skrzynkę, wysyłania oraz tworzenia nowej korespondencji.
Pytanie 3: Czy trzeba zawrzeć odrębną umowę z operatorem? Na świadczenie usług i porozumienie o przetwarzaniu danych osobowych?
Odpowiedź: Skoro nie zawiera się obecnie umów o przetwarzanie danych osobowych z Pocztą Polską na wysyłkę zwykłych listów to tutaj będzie podobnie. Prawodawca wyznaczając operatora wyznaczonego, daje pewność, że ten podmiot będzie prawidłowo wykonywał swoje obowiązki, jego umocowanie wynika wprost z ustawy. Zgodnie z RODO podstawą przetwarzania danych osobowych jest nie tylko umowa ale także na innej podstawie. Tutaj podstawą jest wprost ustawa. Natomiast na świadczenie usług PUH i PURDE zawierana będzie oddzielna automatyczna umowa z operatorem wyznaczonym.
Pytanie 4: Skąd będzie wiadomo w jakim trybie należy wysłać korespondencję (PURDE): podstawowy, zgoda adresata, zgoda podpisana, inny?. Czy są jakieś wytyczne co do rodzaju przesyłki i formy jej nadania?
Odpowiedź: Na razie brak wytycznych. Domyślnie ustawiony jest tryb podstawowy dla wszystkich przesyłek z i do administracji publicznej.
Pytanie 5: Czy weryfikacja podpisu złożonego na przesyłce należeć będzie do adresata, czy może zapewni to operator wyznaczony?
Odpowiedź: Operator wyznaczony zobowiązany jest – w ramach przekształcania dokumentu elektronicznego nadanego przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata w postaci papierowej – zapewnić wykonanie z należytą starannością i jakością techniczną wydruku dokumentu elektronicznego. Wydruk powinien być tak wykonany, by zapewnić adresatowi zapoznanie się z treścią korespondencji bez konieczności weryfikacji tej treści z dokumentem elektronicznym. Operator wyznaczony powinien także zagwarantować zgodność treści wydrukowanego dokumentu elektronicznego oraz dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej z treścią odpowiadających im dokumentów elektronicznych.
