Związek Powiatów Polskich zorganizował dwudniowe szkolenie dotyczące e-doręczeń, które cieszyło się rekordowym zainteresowaniem (niemal tysiąc uczestników!). W związku z licznymi pytaniami dotyczącymi tego tematu, rozpoczynamy cykl odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania.
Pytanie: Czy użytkownik - urzędnik, który będzie obsługiwać e-doręczenia musi posiadać podpis elektroniczny? Czy podpis będzie mógł być weryfikowany za pośrednictwem banku?
Odpowiedź: Urzędnik może się zalogować do skrzynki na różne sposoby. Może skorzystać z profilu zaufanego, weryfikacji za pomocą aplikacji mObywatel, e-dowodu i w ten sposób może korzystać z e-doręczeń np. odczytywać wiadomości. Natomiast sam podpis na dokumentach elektronicznych winien być składany w ramach podpisu elektronicznego. Urzędnik nie powinien w pracy korzystać z logowania się za pomocą prywatnego konta w banku.
Pytanie: Czy oświadczenia majątkowe mogą być składane przez PURDE?
Odpowiedź: Wydaje się, że tak, jednak trzeba uważać na zarzut skutecznego doręczenia. Dla przykładu oświadczenia majątkowe radni składają przewodniczącemu rady. Zwyczajowo dotychczas wysyłane były w formie papierowej do urzędu wraz z pismem przewodnim, że jest to oświadczenie majątkowe, które składa się przewodniczącemu rady. Stąd też oczywiście oświadczenie może być wysłane na skrzynkę e-doręczeń danego organu, natomiast musi ono trafić do właściwej osoby, do której składa się oświadczenia. Natomiast, należy pamiętać, że takie oświadczenie nie może trafić na skrzynkę prywatną do e-doręczeń osoby będącej przewodniczącym rady.
Pytanie: Czy osoba nie posiadająca żadnego adresu do korespondencji (elektronicznego lub pocztowego - osoba bezdomna) będzie wyłączona z usługi hybrydowej?
Odpowiedź: Nie ma żadnych przeszkód, aby osoba bezdomna posiadała adres do doręczeń elektronicznych, właśnie dla takich osób ta usługa może się okazać bardzo pomocna bo nigdzie nie muszą wskazywać adresu do doręczeń rozumianego jako miejsce zamieszkania czy pobytu. Natomiast PUH nie będzie możliwe do doręczenia, tak samo jak teraz ciężko takiej osobie doręczyć list polecony, bo nie ma adresu zamieszkania.
Pytanie: Jak ustawa o doręczeniach elektronicznych ma się do ochrony danych osobowych i tajemnicy korespondencji (np. przy usłudze hybrydowej)?
Odpowiedź: Korespondencja będzie odbierana przez system automatycznie, drukowana automatycznie i maszynowo pakowana, więc żadna osoba fizyczna, postronna nie będzie miała z nią kontaktu. Stąd też nie dojdzie do naruszenia tajemnicy korespondencji. Natomiast na kopercie tak jak obecnie będzie umieszczone imię, nazwisko i adres adresata. Ochrona danych osobowych przez operatora wyznaczonego odbywać się będzie na zasadach ogólnych. Podstawą przetwarzania danych osobowych przez operatora wyznaczonego jest wprost ustawa o doręczeniach elektronicznych.
Pytanie: Co w przypadku zamieszkiwania adresata poza granicami kraju zgodnie z art. 40 kpa jak ma wyglądać usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego?
Odpowiedź: Art. 40 paragraf 4 k.p.a. stanowi, że Strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej, innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Rzeczypospolitej Polskiej i nie działa za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązana wskazać w Rzeczypospolitej Polskiej pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Oznacza to, że jeżeli strona ma adres wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (adres do e-doręczeń) wówczas doręczamy jej korespondencję. Natomiast jeżeli nie ma takiego adresu musi, tak jak dotychczas wyznaczyć pełnomocnika do doręczeń w kraju i wówczas korespondencja doręczana jest do niego.
