WSA w Olsztynie orzekł, że problemy techniczne w ustaleniu wpływu wniosku nie mogą szkodzić stronie, która dochowując należytej staranności zwraca się o udostępnienie informacji publicznej. Do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań.

Skarżąca wywiodła do WSA skargę na bezczynność Wójta w udostępnieniu informacji publicznej. Wskazała, że za pośrednictwem poczty elektronicznej zwróciła się o udostępnienie informacji dot. zarządzania energią elektryczną. Zarzuciła, że organ nie udzielił jej żadnej odpowiedzi. Wniosła o zobowiązanie organu do załatwienia wniosku i stwierdzenie bezczynności.

Organ wniósł o oddalenie argumentując, iż wiadomość mailowa z nieznanych dla pracowników przyczyn nie wyświetliła się i nie została zarejestrowana. Dopiero po wniesieniu skargi organ zweryfikował zawartość skrzynki i odnalazł przy zastosowaniu filtrów przedmiotowy wniosek, na który odpowiedział.

Sąd rozstrzygając sprawę na wstępie wskazał, że w myśl art. 13 ust. 1 u.d.i.p. udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki i nie później niż w terminie 14 dni. Jeżeli zaś informacja nie może być udostępniona, to podmiot obowiązany powiadamia o powodach opóźnienia oraz terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym niż 2 miesiące.

Wniosek wniesiono do organu skutecznie na oficjalny adres e-mail urzędu gminy 27 października 2022 r. w godzinach wieczornych, organ powinien wiadomość odebrać dnia następnego i w ciągu 14 dni udzielić odpowiedzi, co uczynił dopiero 30 listopada. Sygnalizowane przez organ problemy techniczne w ustaleniu wpływu wniosku nie mogą szkodzić stronie, która dochowując należytej staranności zwraca się o udostępnienie informacji. Brak wiedzy organu o wpływie wniosku obciąża organ, gdyż świadczy o niewłaściwej organizacji działalności urzędu i konieczności wypracowania rozwiązań, które nie dopuszczą ponownie do takiej sytuacji. Do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną.

Wobec tego Sąd orzekł bezczynność organu.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dnia 19 stycznia 2023 r.  II SAB/Ol 218/22