Sprawa dotyczyła zobowiązania do utworzenia i prowadzenia archiwum przez spółkę samorządową. Spółka w uzasadnieniu skargi kasacyjnej podkreśliła, iż powstająca u niej dokumentacja nie ma charakteru archiwalnego. W jej ocenie kryteria selekcji akt nie stanowiły wymogów wynikających z przepisów prawa, a jedynie były to zasady uznania przyjęte przez organ. Naczelny Sąd Administracyjny jednak skargę oddalił.
Sąd wskazał, że kryteria selekcji akt jak kryterium np. niepowtarzalności informacji, wartości informacyjnej są stosowane w celu kwalifikacji danej dokumentacji do materiałów archiwalnych, które charakteryzują się przede wszystkim jako źródło informacji historycznej dla dziejów danej społeczności. Przesłanka „źródła informacji o wartości historycznej” znajduje się w definicji materiału archiwalnego, o którym mowa w art. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Stąd kryteria selekcji akt przyjęte przez organ nie stanowią co prawda wymogów wynikających z przepisów prawa, lecz wynikają z wykładni definicji materiału archiwalnego poprzez jedną z jej przesłanek.
Przesłanki zakwalifikowania dokumentów jako materiałów archiwalnych nie ograniczają się natomiast do wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, czy rozwoju życia społecznego i gospodarczego, ale obejmują także m.in. działalność jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych. Dlatego istotne dla kwalifikacji jest uwzględnienie okoliczności takich jak historia regionu, konieczność pełnego udokumentowania historycznych wydarzeń oraz miejsc, które stanowiły przedmiot działalności Spółki. Ponadto w ramach kwalifikacji materiałów archiwalnych wlicza się sposób organizacji i funkcjonowania Spółki, podejmowanie i realizacja powierzonych jej zadań oraz możliwość zebrania całej dokumentacji w jednym miejscu.
Naczelny Sąd Administracyjny uwzględniając powyższe, poparł argumentację Sądu pierwszej instancji, który stwierdził, iż dokumentacja Spółki stanowi materiały archiwalne. Sąd odwołał się także do ostatniej przesłanki, wynikającej z art. 33 ust. 1 wspomnianej ustawy, która zawiera wymóg powstawania materiałów archiwalnych w przeszłości i powstających obecnie. W ocenie Sądu, uwzględniając znaczenie funkcjonalne tej przesłanki, nie można ograniczyć jej jedynie do aktualnej działalności podmiotu, gdyż nie można wykluczyć, iż Spółka nie będzie wytwarzać takich materiałów w przyszłości.
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 grudnia 2021 r. sygn. III OSK 465/21
Źródło: CBOSA
