Kontynuując odpowiedzi na pytania jakie pojawiły się podczas prowadzonych przez Związek Powiatów Polskich szkoleń poświęconych wdrożeniu przepisów o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Prezentowujemy kolejny artykuł, w którym znajdują się odpowiedzi na pytania jakie padły podczas tego szkolenia.
Czy jako starostwo musimy ustanawiać procedurę zgłoszeń wewnętrznych obejmującą inne niż pracownicy osoby?
Odpowiedź: Zgodnie z art. 8 ust. 2 Dyrektywy 2019/1937 kanały i procedury na potrzeby zgłoszeń zewnętrznych obligatoryjnie mają umożliwić pracownikom podmiotu dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń. Fakultatywnie mogą obejmować inne kategorie osób. Podobnie ma zostać uregulowana ta kwestia w projekcie ustawy i ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa – w art. 29 ust. 2 pkt 1 wskazano, że regulamin zgłoszeń zewnętrznych może dodatkowo objąć wyszczególnienie innych niż pracownicy osób, od których przyjmowane są zgłoszenia.
Czy członek zarządu powiatu może być sygnalistą?
Odpowiedź: Tak może być sygnalistą, natomiast to czy obligatoryjnie będzie objęty procedurą zgłoszeń wewnętrznych będzie zależeć od tego czy będzie jednocześnie pozostawał w stosunku pracy ze starostwem powiatowym. W przypadku pozaetatowych członków zarządu, możliwość dokonania zgłoszenia wewnętrznego będzie zależała od ustaleń przyjętych w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych (patrz odpowiedź na pytanie "Czy jako starostwo musimy ustanawiać procedurę zgłoszeń wewnętrznych obejmującą inne niż pracownicy osoby?").
Czy w przypadku zgłoszenia dotyczącego działalności starosty, zgłoszenie powinno być weryfikowane z udziałem rady powiatu?
Odpowiedź: Uwzględniając aktualne na dzień 1 grudnia 2021 brzmienie projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, w odniesieniu do zgłoszeń wewnętrznych nie ma podstawy prawnej do włączania rady powiatu/radnych powiatu w tę procedurę.
W odniesieniu do zgłoszeń zewnętrznych w art. 11 ust. 1 Dyrektywy wskazano, że Państwa członkowskie wyznaczają organy właściwe do przyjmowania zgłoszeń, przekazywania informacji zwrotnych na ich temat i podejmowania działań następczych. W związku z powyższym toku prac legislacyjnych Związek Powiatów polskich zgłosił uwagę dotyczące doprecyzowania jaka kategoria podmiotów będzie zobowiązana do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych z uwagi na zbyt lakoniczny zapis przyjęty w art. 36 ust. 3 projektu ustawy. Obecnie brzmienie tego przepisu sugeruje, że rada powiatu może być organem publicznym właściwym do przyjmowania zgłoszeń, z drugiej jednak strony ma ograniczone – głównie przepisami ustawy o samorządzie powiatowym – możliwości stosowania działań następczych.
Czy zespół/komisji ds. weryfikacji zgłoszeń powinien być powołany w jednostce w stałym składzie czy wyznaczany indywidualnie do każdego zgłoszenia?
Odpowiedź: Zgodnie z art. 9 ust. 1 lit c dyrektywy procedura na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych lub działań następczych obejmuje m.in. wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwego do podejmowania działań zastępczych. W tym zakresie art. 29 ust.1 pkt 4 projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa nie oddaje do końca ducha Dyrektywy. W mojej ocenie, z jednej strony nie ma potrzeby wskazywania w regulaminie konkretnych osób (z imienia i nazwiska) odpowiedzialnych za podejmowania działań następczych, z drugiej strony trudno wyobrazić sobie aby zespół powoływany był indywidualnie do każdego zgłoszenia, spośród niedookreślonej w regulaminie grupy osób. Zapisy przyjęte w regulaminie muszą one być na tyle konkretne aby osoba przyjmująca zgłoszenie wiedziała komu dalej przekazać zgłoszenie (musi to być osoba/osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy). Ponadto – co wynika z logiki wdrażanych przepisów – muszą to być osoby, które będą wiedziały jaki jest zakres ciążących na nich obowiązków.
Czy w toku postępowania wyjaśniającego, jeśli sygnalista przekazał nam swoje dane, czy możemy je udostępnić, za jego zgodą, np. dyrektorowi wydziału, którego zgłoszenie dotyczy?
Odpowiedź: Zgodnie z art. 8 ust.1 projektu ustawy dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego. Przepis ten nie wymaga jednak od odbiorcy zgłoszenia ujawnienia danych a jedynie daje takie prawo. Osobiście odradzałabym korzystanie z tego prawa, z uwagi na odpowiedzialność pracodawcy związaną z podejmowaniem ewentualnych działań odwetowych, których przecież mogą dopuszczać się również bezpośredni przedłożeni pracownika. Dodać należy, że przepisy Dyrektywy ani projektowane przepisy prawa polskiego nie zabraniają sygnaliście poinformowania wybranych przez siebie osób o fakcie dokonania zgłoszenia.
Jakie osoby powinny być wyłączone ze składu zespołu/komisji ds. zgłoszeń wewnętrznych?
Odpowiedź: W Dyrektywie wskazano, że osoba/wydziały wyznaczone do podejmowania działań następczych powinny być bezstronne. Biorąc pod uwagę zakres przedmiotowy Dyrektywy (art. 2) oraz charakter zadań realizowanych przez starostwo powiatowe do zespołu nie powinny być powoływane osoby, w odniesieniu do których może pojawić się duże prawdopodobieństwo, że zgłoszenie może dotyczyć ich osoby np. osoby zaangażowane w proces udzielania zamówień publicznych czy osoby odpowiedzialne za wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych mających na celu ochronę danych osobowych. Zatem przed podjęciem decyzji, co do tego ko będzie wykonywał obowiązki w zakresie stosowania działań następczych, należy wziąć pod uwagę zapisy regulaminu organizacyjnego oraz zakresy obowiązków poszczególnych pracowników.
Dla porządku dodam, że w motywie 19 preambuły do Dyrektywy wskazano, że „Art. 2 ust. 1 lit a) określa zakres przedmiotowy niniejszej dyrektywy poprzez odesłanie do wykazu aktów Unii zawartego w załączniku. Oznacza to, że w przypadkach, gdy z kolei te akty Unii określają swój zakres przedmiotowy poprzez odesłanie do innych aktów Unii wymienionych w załącznikach do nich, również te inne akty wchodzą w zakres przedmiotowy niniejszej dyrektywy. Ponadto odesłanie do aktów wymienionych w załączniku należy rozumieć jako obejmujące wszystkie krajowe i unijne środki wykonawcze lub delegowane przyjęte na podstawie tych aktów. Odesłanie do aktów Unii wymienionych w załączniku należy również rozumieć jako odesłanie dynamiczne, zgodnie ze zwyczajowym sposobem odsyłania stosowanym w przypadku aktów prawnych Unii. Oznacza to, że jeżeli wymieniony w załączniku akt Unii został lub zostanie zmieniony, odesłanie dotyczy zmienionego aktu; jeżeli akt Unii wymieniony w załączniku został lub zostanie zastąpiony, odesłanie dotyczy nowego aktu.”. Ponadto, jeżeli chodzi o zakres przedmiotowy nowych regulacji, projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa w art. 3 jeszcze bardziej rozszerza zakres przedmiotowy, poprzez brak wskazania, że chodzi o przepisy UE oraz przepisy prawa krajowego wdrażające przepisy unijne.
