Przepis art. 73 § 1 k.p.a. przyznaje stronie postępowania administracyjnego prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, również po zakończeniu postępowania. W stosowaniu powyższej regulacji, na tle zakresu prawa strony do wglądu w akta sprawy i sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, dochodziło do rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych.
W konsekwencji wystąpienia o podjęcie przez skład siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego uchwały mającej na celu wyjaśnienie, czy w ramach udostępniania akt stronie, na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. Rozpoznając ów wniosek skład siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego podjął uchwałę z dnia 8 października 2018 r., sygn. akt: I OPS 1/18 wskazującą, iż w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy.
W ww. uchwale dostrzeżono, iż nie każda ze stron ma możliwość samodzielnego zapisania zawartości akt za pomocą najnowocześniejszych urządzeń technicznych, czy to ze względu na to, że ich nie posiada, czy to z uwagi na nieumiejętność posługiwania się nimi. W takiej sytuacji, odmowa wykonania kopii za pomocą dostępnych w biurze organu urządzeń prowadziłaby w istocie do nierówności pomiędzy stronami ze względu na dostępność nowych technologii. Powszechna dostępność np. kserokopiarek w urzędach i łatwość z jaką można w ten sposób uzyskać kserokopię żądanego materiału z akt, nakazuje rozwiązać tę sytuację w zgodzie z gwarancjami z art. 51 ust. 3 i art. 2 Konstytucji RP. Prowadzi to w konsekwencji do takiego zdekodowania normy art. 73 § 1 k.p.a., która dopuszcza sporządzenie na wniosek strony kopii z akt, przy użyciu dostępnych w organie urządzeń, tak aby w dobie postępu technicznego możliwość utrwalenia treści akt przez stronę nie ograniczała się do notatek odręcznych, z istoty swej niegwarantujących w stosunkowo krótkim czasie takiego odwzorowania treści, jak np. kserokopia, czy fotokopia. W konsekwencji przepis art. 73 § 1 k.p.a. powinien być odczytywany w sposób, który odpowiadał będzie postępowi technologicznemu i realizował będzie ideę nowoczesnego państwa.
Wykładnia art. 73 § 1 k.p.a. winna także mieć na względzie, że odmowa udostępnienia stronom urządzeń pozostających na wyposażeniu organu stawia w gorszym położeniu osoby o niższym statusie materialnym, których na takie urządzenia nie stać bądź też osoby, które z racji wieku lub ułomności np. fizycznych, nie mogą samodzielnie z nich skorzystać. Z tego też powodu rekonstruując wzór zachowania organu administracji w przedmiocie udostępniania akt należy wyjść poza literalne brzmienie art. 73 § 1 k.p.a. i zgodnie z celowościowymi i systemowymi regułami wykładni rozszerzyć zakres uprawnień strony, tak aby w razie uzasadnionej potrzeby mogła żądać od organu sporządzenia kopii dokumentów z akt sprawy. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że możliwość rzetelnego zapoznania się z materiałem zebranym w aktach sprawy jest istotnym uprawnieniem procesowym gwarantującym stronie czynny udział w postępowaniu (art. 10 § 1 k.p.a.), co ma istotne znaczenie w dochodzeniu do prawdy obiektywnej (art. 7 k.p.a.). Interpretacja powyższego przepisu powinna uwzględniać także wymogi zasady pogłębiania zaufania obywatela do władzy publicznej (art. 8 k.p.a.) oraz zasady szybkości i prostoty postępowania (art. 12 k.p.a.). Z powyższego punktu widzenia trudno znaleźć przekonujące argumenty za wyłącznie literalną wykładnią art. 73 § 1 k.p.a., wskazującą formalistycznie, że czynność sporządzenia kserokopii (odpisów) musi być w każdym przypadku wykonywana samodzielnie przez stronę, przy użyciu własnych urządzeń przydatnych do utrwalenia i powielania materiałów zgromadzonych w aktach sprawy.
Tylko w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony organu dopuszczalne pozostaje wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku o sporządzenie kserokopii dokumentów. Odmowa wydania kopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona oczywistym i świadomym nadużywaniem prawa wynikającego z art. 73 § 1 k.p.a. Powyższe nie oznacza bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie. Z kolei kwestia kosztów sporządzenia przez organ kserokopii znajduje rozwiązanie na gruncie art. 262 § 1 pkt 2 k.p.a., który stanowi podstawę do obciążenia strony kosztami sporządzenia kopii dokumentacji, gdyż mieszczą się one w kosztach postępowania administracyjnego poniesionych na jej żądanie. Koszty te nie pozostają bowiem w bezpośrednim związku z rozstrzygnięciem sprawy, a tylko przez ten pryzmat odczytywać należy ustawowe obowiązki organu, o których mowa w tym przepisie, co w konsekwencji wyklucza obciążenie nimi organu.
Wyrok NSA z dnia 25 stycznia 2021 r., sygn. akt: I OSK 3898/18
