Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, warunkiem udostępnienia informacji jest skuteczne złożenie przez osobę zainteresowaną wniosku o udzielenie konkretnej informacji publicznej – takie stanowisko przestawił WSA w Olsztynie w wyroku z dnia 24 listopada 2016 roku (sygn. akt: II SAB/Ol 36/16).

Złożenie wniosku o udostępnienie informacji publicznej nakłada na podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej określone obowiązki. Wniosek taki nie wymaga specjalnej formy, ani też wykazania przez wnioskodawcę interesu w uzyskaniu określonych wiadomości. Dopóki jednak wniosek nie zostanie złożony, nie można zarzucić organowi zobowiązanemu do udostępnienia informacji publicznej jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących udostępnienia, a przede wszystkim zarzucić, że jest bezczynny w rozpoznaniu wniosku.

Przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej wprowadzają minimum formalizmu w zakresie procedury wnioskowej. W celu udzielenia odpowiedzi niezbędnym jest jednak, aby złożony wniosek o udostępnienie informacji dotarł do adresata. Ciężar dowodu w tym zakresie obciąża wnioskodawcę. Zdaniem Sądu, w sytuacji gdy adresat nie potwierdza otrzymania wniosku, samo twierdzenie strony skarżącej o wysłaniu przesyłki zawierającej żądanie udostępnienia określonej informacji publicznej, należy uznać za niewystarczające dla udowodnienia spornej okoliczności. Dla wykazania skuteczności doręczenia konieczne jest posługiwanie się dowodem doręczenia.