Czy potrzebne jest organizowanie przez kierowników działów w urzędzie periodycznych spotkań z pracownikami w sprawach etyki?
Ponieważ zapobieganie konfliktom interesów należy do wspólnych obowiązków szeregowych urzędników oraz ich kierownictwa, jest rzeczą niezmiernie ważną, aby ogół szczebli danego organu administracji zwracał na to zjawisko szczególną uwagę. W zależności od specyfiki urzędu można byłoby rozważyć podjęcie konkretnych środków, takich jak przeszkolenie w zakresie etyki w chwili obejmowania stanowiska lub rozmowa o etyce zawodowej z szefem wydziału w chwili obejmowania stanowiska. Należy zwrócić szczególną uwagę na prowadzenie dialogu z urzędnikami w sprawach dotyczących etyki, przy czym ów dialog nie może przebiegać wyłącznie w kierunku od zwierzchników do pracowników; jest niezbędne, aby odbywał się również w kierunku odwrotnym. Pracownicy urzędu powinni uczestniczyć bezpośrednio lub przez przedstawicieli w tworzeniu zasad etyki zawodowej, powinni również mieć do dyspozycji miejsce, gdzie ich pytania, indywidualne lub zbiorowe, mogłyby zostać wyartykułowane, omówione i gdzie mogliby uzyskać odpowiedź. Takim miejscem mogłyby stać się właśnie spotkania organizowane przez kierowników wydziałów dla swoich pracowników.
Kwestia organizowania spotkań z pracownikami przez kierowników poszczególnych wydziałów pozostaje jednak wewnętrzną sprawą urzędu. Jednakże wydaje się być pomysłem bardzo pozytywnym organizowanie takich spotkań mających na celu wewnętrzne dyskusje na tematy etyczne. Podczas takich spotkań kierownik danego wydziału może poruszyć ze swoimi pracownikami zagadnienia etyczne które okazały się problematyczne w ostatnim czasie, a także przekazywać informację na temat nadużyć jakie zostały mu zgłoszone a które popełnili pracownicy jego wydziału. Spotkania te mogą mieć charakter cykliczny, tak aby uczulić pracowników wydziału na kwestię etycznego postępowania i uświadomić, że każde zagadnienie które wywołuje kontrowersje może zostać na forum rozpatrzone.
Na tak organizowane spotkania kierownicy wydziału mogą zapraszać także pełnomocnika ds. etyki – jeżeli taki w urzędzie został powołany, dla którego jednym z narzędzi, które pozwalają mu w sposób skuteczny i efektywny realizować swoje zadania są właśnie spotkania z pracownikami.
Pełnomocnik podczas takich spotkań może omówić swoje zadania i charakter wsparcia jakiego jest w stanie udzielić każdemu pracownikowi. Może także poruszyć kwestie związane z kulturą etyczną w codziennej pracy oraz ze znaczeniem etyki w działalności urzędu w tym w kontaktach z otoczeniem zewnętrznym i klientami. Pełnomocnik jest też osobą która podczas takich spotkań może rozwiewać wszelkie wątpliwości urzędników co do interpretacji zasad etycznych obowiązujących w urzędzie i poszerzanie wiedzy i świadomości etycznej wśród pracowników Urzędu.
Spotkania organizowane przez kierowników działów dla swoich pracowników są też idealnym momentem to przeprowadzania wśród pracowników ankiety dotyczącej postrzegania zasad etycznych w urzędzie. Ankiety są anonimowe więc dają gwarancję poufności. Pełnomocnik ds. etyki może uświadomić pracowników jak ważne jest rzetelne wypełnianie ankiet i w jaki sposób może się przyczynić do podniesienia poziomu infrastruktury etycznej urzędu.
