Powszechnie w statutach jednostek samorządu terytorialnego przyjmuje się, że procedurę zatwierdzania protokołu z poprzedniej sesji/posiedzenia organu, co w konsekwencji prowadzi do przyznania uprawnienia do zgłaszania uwag lub poprawek do protokołu. Dotyczy to w szczególności protokołu z sesji organu stanowiącego.
Niestety większość statutów nie precyzuje szczegółowego trybu postępowania w takim przypadku, chociaż to właśnie statut jest właściwym miejscem na taką regulację. Tutaj wrócę do tematu poruszonego w części pierwszej (http://www.wartowiedziec.org/index.php/pracownik-samorzadowy/prawo-i-orzecznictwo/13422) dotyczący szczegółowości protokołu. Jeżeli protokół jest sporządzany w taki sposób, że są cytowane wypowiedzi poszczególnych osób tym większe prawdopodobieństwo, że osoby te będą zgłaszać zastrzeżenia do swoich wypowiedzi. Czasami może to być uzasadnione, przykładowo we ferworze dyskusji protokolant rzeczywiście może mieć trudność w ustalaniu z czyich ust konkretna wypowiedź padła. Te argumenty dodatkowo przemawiają za tym, by protokół sporządzany był jako sprawozdanie z przebiegu posiedzenia a szczegółowy nie zapis wypowiedzi poszczególnych osób.
W przypadku obrad organów stanowiących, w niektórych statutach przyjmuje się, że o uwzględnieniu uwag do protokołu decyduje rada. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że takie rozwiązanie jest dobre, niemniej jednak należy zwrócić uwagę, że w oznaczałoby to, że o treści protokołu decyduje ex post cała rada, którzy przecież nie odpowiadają za organizację sesji, w tym radni, którzy niekoniecznie brali udział w sesji, której protokół jest zatwierdzany, co w ogóle mija się z celem sporządzania protokołów. W mojej ocenie, jeżeli statut przewiduje w programie kolejnej sesji zatwierdzenie protokołu z poprzedniej sesji, w takim przypadku uwagi do protokołu powinny być zaprotokołowane w protokole w aktualnej sesji w punkcie poświęconym przyjęciu protokołu, a o ich uwzględnieniu lub nie powinien decydować przewodniczący, jako osoba odpowiedzialna za organizowanie pracy rady oraz prowadzenie obrad, po konsultacji z protokolantem.
Protokół, nawet jeżeli nie został jeszcze przyjęty przez radę, stanowi dokument urzędowy, który ma odzwierciedlać rzeczywisty przebieg posiedzenia. Rola protokolanta nie sprowadza się tylko do mechanicznego zapisu tego co mu polecono. Zatem protokolant, jeżeli jest przekonany o tym, że zgłoszona uwaga lub poprawka do protokołu naruszy tę zasadę, powinien odmówić dokonania czynności z powołaniem się na art. 25 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych. Za niedopuszczalne należy również uznać wprowadzanie poprawek do protokołu przez protokolanta innego, niż ten który protokołował poprzednie posiedzenie. Na końcu należy zaznaczyć, jeżeli w statucie przyjęto, że protokół podlega zatwierdzeniu na kolejnej sesji czy też posiedzeniu, teoretycznie może zostać nieprzyjęty, w takim przypadku w mojej ocenie protokół taki podlega udostępnieniu jako informacja publiczna, z adnotacją, że dokument nie został przyjęty przez radę.
