Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują nowe wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. W części 3.1.4. Sekcji 4 wprowadzono tzw. zasadę efektywnego zarządzania finansami. Zgodnie z nimi Beneficjent dokonuje wszystkich wydatków w ramach projektu zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami, tj. w sposób racjonalny i efektywny. W przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) Beneficjent zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia jego ceny rynkowej, przy czym nie dotyczy to zakupu towaru lub usługi dokonanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności zawartą w Wytycznych.
Zasada konkurencyjności oraz przepisy ustawy prawo zamówień publicznych mają zastosowanie do zakupów powyżej 14 000 euro bez podatku od towarów i usług. Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych aktualny przelicznik wynosi 3,839 zł co daje kwotę 53 746 zł.
Oznacza to, że co do zasady rozeznania rynku należy dokonywać w przypadku zakupów powyżej 20 000 zł netto do kwoty 53 746 zł netto. Dodatkowo procedura jak dla zasady konkurencyjności ma zastosowanie do zamówień powyżej 20 000 zł netto do kwoty 53 746 zł netto jeżeli rozeznanie rynku nie jest możliwe (3.1.4. Sekcja 4 pkt 4 wytycznych).
Rozeznanie rynku oznacza porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców.
W przypadku gdy Beneficjent stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, może zostać wezwany – na wniosek Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) lub organów kontrolnych – do przedstawienia uzasadnienia wskazującego na obiektywne przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie. Takie sytuacje będą miały miejsce stosunkowo rzadko ale mogą się zdarzyć (np. brak szerokiej bazy noclegowej i zaplecza konferencyjnego w miejscu organizacji szkoleń).
Beneficjent dokonuje opisu towaru lub usługi z najwyższą starannością uwzględniając wszystkie kryteria mogące mieć wpływ na cenę (np. w przypadku zlecania usługi druku, należy pamiętać o określeniu jakości papieru). Przebieg procesu rozeznania rynku, w tym uzasadnienie, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, jest dokumentowany przez Beneficjenta.
Ponadto zgodnie z wytycznymi Beneficjent może stosować inne obowiązujące u niego zasady rozeznania rynku, jeżeli zapewniają one dokonywanie zakupów, w szczególności tych o wartości powyżej 20 tys. zł netto, w sposób racjonalny i efektywny.
Wykazanie spełnienia tych warunków należy do Beneficjenta. Ponadto jak wynika z treści 3.1.4. Sekcja 4 pkt. 7 wytycznych zasady te muszą być obowiązujące u Beneficjenta co oznacza, że nie mogą być stworzone doraźnie, w celu uniknięcia stosowania procedury rozeznania rynku.
