Czy jeżeli urzędnikowi wydaje się, że popełniono działanie nieetyczne w urzędzie to jaka powinna być forma zgłaszania takiego przypadku (anonimowa, czy pisemna, jawna)?
Niezwykle cenny jest pracownik, który postępuje w sposób etyczny. Jednakże nie można zapominać o tym, że brak reakcji i sprzeciwu w przypadku, gdy ktoś inny dopuszcza się łamania ogólnie obowiązujących zasad i przepisów prawa jest jak bycie wspólnikiem osoby czyniącej źle. Należy pamiętać i podkreślić, że moralnym obowiązkiem pracownika samorządowego jest reagować w sytuacji, gdy współpracownik lub klient urzędu dopuszcza się stosowania nieetycznych praktyk. Dlatego działania nieetyczne w urzędzie powinny być zgłaszane bez względu na formę.
Oczywiście jeżeli w urzędzie przyjęto procedurę zgłaszania i dokumentowania zdarzeń o charakterze korupcyjnym można tam wskazać, że pracownik np. zgłasza podejrzenie zachowania nieetycznego bezpośredniemu przełożonemu lub kierownikowi z czego można wnioskować formę osobistego, ustnego zgłoszenia, które wyklucza anonimowość.
Jednakże w procedurze można dokonać uszczegółowienia jaka forma jest dla urzędu najbardziej odpowiednia do przedkładania kierownikowi informacji o możliwości wystąpienia zachowań nieetycznych wśród pracowników urzędu.
Jak się jednak wydaje zarówno forma pisemna jak i ustna będzie odpowiednia, gdyż każde zgłoszenie powinno być dokumentowane w rejestrze zgłoszonych nadużyć i incydentów.
Jeżeli chodzi o kwestię jawności danych osoby zgłaszającej informację o możliwości wystąpienia działań nieetycznych to we wspomnianym rejestrze nie powinno się kłaść nacisku na adresata informacji (nie powinno być rubryki wskazującej kto zgłosił nadużycie) ale na samą informację, dlatego też wydaje się, że każde zgłoszenie także anonimowe, dokonane przez pracownika urzędu, powinno zostać rozpatrzone. Tym bardziej , że w przypadku klientów urzędu procedura dopuszcza anonimowe zgłoszenia. Pozwoli to uniknąć sytuacji, kiedy działanie nieetyczne zostanie przemilczane w związku z obawą o konsekwencje jego zgłoszenia dla pracownika urzędu, który je zauważył. Za przyjęciem takiego rozumowania przemawia także fakt, że każde zgłoszenie nadużyć i incydentów nieetycznych powinno być najpierw wstępnie oceniane co do zasadności podejrzeń a później analizowane przez pełnomocnika ds. etyki lub inną wyznaczoną do tego osobę. Dokona ona w miarę możliwości zabezpieczenia dowodów dotyczących przedstawionego zgłoszenia i dokona oceny zaistniałej sytuacji oraz wstępnie zakwalifikuje zdarzenie do jednej z kategorii. Dopiero w następnej kolejności, jeżeli zajdzie taka potrzeba przekaże informację o zdarzeniu do kierownika urzędu. Daje to pracownikom urzędu gwarancję, że nie zostaną wobec nich bezpodstawnie wyciągnięte konsekwencje, jeżeli okaże się że zgłoszenie nadużycia było nieuzasadnione.
Kwestią równie ważną w zakresie przedstawionego pytania jest ochrona osób które składają zawiadomienie o możliwości wystąpienia zachowań nieetycznych.
Bowiem zapewnianie osobom sygnalizującym nadużycia ochrony przed odwetem, zwiększa prawdopodobieństwo współpracy ze strony pracowników samorządowych oraz innych osób, zwłaszcza podczas dochodzeń dotyczących łamania zasad etyki. Celem takiej ochrony jest zwiększenie wykrywalności nadużyć i korupcji oraz zachęcenie do zgłaszania przypadków korupcji i innych nadużyć, które mogą zagrozić uczciwości administracji publicznej.
