Notatki służbowe sporządzane np. przez Straż Miejską czy Policję mają walor informacji publicznej i muszą być udostępnione w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Wyjątek stanowią notatki nieoficjalne - tj. projekty notatek lub zapisy w brudnopisie albo notatki włączone do akt postępowania przygotowawczego w sprawie karnej, lub akt sądowych – taką tezę sformułował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w sprawie o sygn. akt: II SAB/Bd 60/15.

Okoliczności sprawy

Skarżąca wniosła o zobowiązanie strony przeciwnej do dokonania czynności w zakresie udostępnienia informacji publicznych zgodnie z wnioskami, dokonanie oceny czy postępowanie Dyrektora Szkoły nosi znamiona rażącego naruszenia prawa oraz zasądzenie kosztów postępowania według norm przepisanych. W skardze wskazano, że Dyrektor Szkoły nie udzieliła wnioskowanej informacji publicznej, zawartej w notatkach służbowych sporządzonych z rozmów z nauczycielami i uczniami. Dyrektor Szkoły wniosła o oddalenie skargi jako niezasadnej wskazując, że żądanej informacji udzielono w terminie, między innymi co do tego, że informacje i notatki służbowe nie stanowią informacji publicznej.

Rozstrzygnięcie WSA

W swoim wyroku Sąd jednoznacznie stwierdził, że notatki służbowe są informacja publiczną, której ujawnienia i udostępnienia może żądać obywatel. Na takim stanowisku stoi również dotychczasowe orzecznictwo sądów administracyjnych. Należy bowiem wskazać, że każda informacja przedstawiciela władzy publicznej utrwalona w jakiejkolwiek formie ma walor informacji publicznej. Przyjmuje się, że notatki służbowe sporządzane np. przez Straż Miejską czy Policję mają walor informacji publicznej i muszą być udostępnione w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej (wyj. notatki nieoficjalne albo notatki włączone do akt postępowania przygotowawczego w sprawie karnej, lub akt sądowych).

Notatka służbowa jest dokumentem, który został wytworzony przez pracownika organu administracji publicznej i dotyczy sfery faktów, może dotyczyć tez wystąpień, opinii i ocen przez te organy i pracowników dokonywanych i jako taka stanowi informacje publiczną. Z punktu widzenia ustawy o dostępie do informacji publicznej treść tych dokumentów (notatek służbowych) jako wytworzonych przez organy władzy publicznej ma charakter informacji publicznej.

Źródło: NSA