77 proc. wnioskodawców czuje nadmierne obciążenie biurokratyczne już na starcie wnioskowania. Na konferencji 19 września resort rozwoju zaprezentował raport z badania ewaluacyjnego „Ocena obciążeń administracyjnych beneficjentów w trakcie cyklu trwania projektu w ramach wybranych krajowych i regionalnych programów operacyjnych perspektywy finansowej 2014-2020”. Badaniem objęto sześć programów (dwa krajowe i trzy regionalne). Analitycy szukali wspólnych dla wszystkich problem, żeby wnioski i rekomendacje były uniwersalne.

Autorzy badania zidentyfikowali pięć zakresów-etapów, w których respondenci wskazali im następujące problemy:

1. Zapoznawanie się z zasadami. Duża liczba obszernych objętościowo dokumentów, do tego umieszczanych w różnych miejscach. Niejednolite podejście do prezentowania treści. Duża częstotliwość zmian i problemy z dotarciem do nowych wersji i odszukania w nich zmian. Dokumenty pisane są często mglistym językiem.
2. Przygotowanie wniosku załącznikami. Formularze są rozbudowane i skomplikowane. Respondenci narzekali na konieczność powielania informacji we wniosku i w załącznikach, których może być aż 40 (wyjątkiem pozytywnym jest program POWER). Często załączniki tracą ważność ze względu na długi okres oceny wniosku. Limit znaków w generatorach wniosków niektórym beneficjentom wydaje się zbyt mały. Poza tym problemem technicznym jest niemożność importowania niektórych danych do generatora. Ciągle obowiązuje składanie wniosku w dwóch formach, tu kolejny raz wyjątkiem jest program POWER (wniosek tylko elektroniczny).
3. Realizacja projektów. Na tym etapie kluczowe są problemy beneficjentów z udzielaniem zamówień. Szczególnie problematyczny jest styk prawa zamówień publicznych i zasady konkurencyjności. Zasada konkurencyjności wydaje się nadmiernie skomplikowana i zbyt przypomina prawo zamówień publicznych. Beneficjenci stosujący tę zasadę narzekają na konieczność szacowania wartości przed ogłoszeniem zamówienia i pozyskanie co najmniej dwóch ofert w kontekście podwyższania cen przez oferentów wiedzących, że stosowanie zasady konkurencyjności generuje trudności. Brak jest w opinii respondentów jednoznacznych wytycznych kiedy stosować prawo zamówień publicznych, a kiedy zasadę konkurencyjności, a to oznacza czasochłonność i obawy przed pomyłką.
4. Obsługa bazy SL. badanie wykazało problemy z zawieszaniem się systemu, wylogowywanie przed zapisaniem danych. A to generuje uciążliwości dla beneficjentów, nawet opóźnienie złożenie wniosku. Po drugie, zakres danych jest zbyt szeroki. Szczególnie o uczestnikach projektów EFS, co utrudnia ich rekrutację. Nie jest on w opinii beneficjentów adekwatny do celu projektu. Samo wprowadzanie danych jest czasochłonne (padł przykład: aby wprowadzić dane 1 tys. uczestników beneficjent musiał zatrudnić nonstop przez 3 miesiące specjalnego pracownika tylko tym się zajmującego). Baza personelu jest nieelastyczna, trudno odzwierciedlić w niej rzeczywisty czas pracy ekspertów, co powoduje obawy przez kontrolą.
5. Przygotowanie wniosku o płatność. Na tym etapie problemem jest duża liczba dokumentów. Konieczność przygotowywania wielu kopii, skanów oraz często zawieranie w nich dwukrotnie tych samych informacje, co frustruje i zabiera czas, który powinien być przeznaczony na realizację projektów. Ostatnią trudnością jest konieczność wprowadzania wielokrotnych poprawek, zgłaszanie przez kontrolujących tych samych uwag lub zgłaszanie na późniejszym etapie wcześniej niezgłoszonych uwag.

Generalnym wnioskiem autorów badania był taki, iż polski system wdrażania eurofunduszy jest zorientowany na poprawnym wydaniu pieniędzy, a nie na rezultatach.

Zainteresowanym szczegółami badania i samą konferencją polecamy stronę ministerstwa, na które dostępna jest relacja oraz mają być zawieszone prezentacje występujących https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/transmisja .