Od czerwca 2025 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydał już dziewięć interpretacji potwierdzających, że stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i proceduralnych umożliwia bezpieczne korzystanie z wyłączenia dofinansowania posiłków ze składek. To przełom w podejściu do benefitów żywieniowych: mniej formalności, więcej przejrzystości i silniejsza zachęta dla firm do wspierania pracowników.

Na rynku widać wzrost zainteresowania kartami żywieniowymi. Firmy poszukują rozwiązań, które nie obciążają administracyjnie, a jednocześnie przynoszą korzyści finansowe i wizerunkowe. A dofinansowanie posiłków tylko zyskuje na popularności – aż 53% pracowników deklaruje, że wolałoby otrzymać 450 zł na karcie żywieniowej zamiast podwyżki w tej samej wysokości („Benefit Guidebook”). Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw występuje do ZUS z wnioskiem o potwierdzenie prawidłowości narzędzi proceduralnych i technicznych. I otrzymuje przychylną decyzję.

Mniej formalności, więcej przejrzystości – bezpieczne ramy dla firm

Wspomniany katalog rozwiązań zapewniających prawidłowe korzystanie z kart żywieniowych to wynik dialogu między ZUS a przedstawicielami rynku i strony społecznej – m.in. Federacją Przedsiębiorców Polskich, Ogólnopolskim Porozumieniem Związków zawodowych, Pracodawcami RP i Konfederacją Lewiatan. Wspólnie wypracowano praktyczne i bezpieczne narzędzia ułatwiające stosowanie świadczeń żywieniowych w firmach.

Prowadzenie drobiazgowej ewidencji nie wydaje się trafnym rozwiązaniem w przypadku, gdy można skorzystać z odpowiednich zabezpieczeń systemowych. Wystarczające są regulaminy i umowy z wydawcą kart, które jasno określają zasady korzystania z benefitów – podkreśla prof. Grażyna Spytek-Bandurska z Federacji Przedsiębiorców Polskich (FPP).

Coraz więcej pozytywnych interpretacji indywidualnych ZUS (m.in DI/100000/43/444/2025, DI/200000/43/821/2025, DI/100000/43/847/2025, DI/200000/43/959/2025) potwierdza, że zaproponowane warunki są prawidłowe. W uzasadnieniach Zakład uznaje, że zastosowanie tych rozwiązań kwalifikuje do zwolnienia z oskładkowania. Innymi słowy, dofinansowanie posiłków oparte na zabezpieczeniach technicznych i proceduralnych, niewymagające dokumentowania zakupów (czyli praktyka stosowana przez rynek już wcześniej), jest zgodne z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek i pozwala na wyłączenie z niej wartości kart żywieniowych do 450 zł miesięcznie na osobę.

Należy jednak pamiętać, że mimo konsekwentnie pozytywnego opiniowania tego katalogu rozwiązań interpretacje te stanowią punkt odniesienia, a nie gwarancję dla innych pracodawców. Dlatego warto wystąpić do ZUS z wnioskiem o interpretację indywidualną.

Katalog rozwiązań w praktyce

Jak to działa? Aby skorzystać ze zwolnienia do 450 zł miesięcznie na pracownika, wystarczy wdrożyć określony zestaw narzędzi proceduralnych i technicznych, który zapewnia prawidłowe korzystanie z dofinansowania posiłków. Wymogi obejmują:

• wprowadzenie odpowiednich regulaminów (korzystania z kart żywieniowych i regulaminie pracodawcy);
• zebranie oświadczeń od pracowników ze zobowiązaniem do przestrzegania obu regulaminów;
• korzystanie z kart spełniających określone warunki, w tym:
  • obecność na karcie informacji, że uprawnia ona wyłącznie do nabywania posiłków,
  • ograniczenie realizacji wyłącznie do placówek gastronomicznych lub wybranych handlowych umożliwiających zakup posiłków, realizowane poprzez:
    • kody MCC/MID – identyfikujące branżę gastronomiczną lub spożywczą;
    • umowy wydawców z partnerami spożywczymi, którzy należą do grona akceptantów kart żywieniowych i zawarli stosowne umowy z wydawcą kart, zobowiązujące do przyjmowania płatności wyłącznie za posiłki;
  • techniczne ograniczenie do transakcji bezgotówkowych,
  • zapewnienie pracodawcy dostępu do zestawienia uproszczonej historii transakcji (określenie akceptanta w schemacie płatniczym, kod MCC, numer identyfikujący kartę oraz datę transakcji).

Widać zatem, że eliminuje to potrzebę kontrolowania zakupów pracowników, a większość formalności przejmuje wydawca karty: to on odpowiada za sieć akceptacji, oznaczenie transakcji, raportowanie i monitoring prawidłowego użycia środków. Ponadto brak konieczności przetwarzania paragonów ogranicza ryzyko naruszenia RODO.

Zatem karty żywieniowe oparte na takim katalogu zabezpieczeń to bezpieczne i proste rozwiązanie, łączące wygodę i compliance. HR nie gromadzi dokumentów, system automatycznie generuje ślad zakupu, a z perspektywy pracownika to zwykła transakcja just pay&go – bez zbierania paragonów i konieczności ich rozliczania.

Źródło: IP