Coraz częściej do wydziałów komunikacji, celem rejestracji pojazdu, zgłaszają się osoby, które posiadają umowę sprzedaży pojazdu w formie elektronicznej z podpisem biometrycznym (podpis wykonywany własnoręcznie za pomocą urządzenia elektronicznego np. tabletu). W związku z powyższym pojawiło się pytanie – jak należy traktować taką umowę oraz czy na jej podstawie można dokonać rejestracji pojazdu? Związek Powiatów Polskich, z uwagi na problemy zgłaszane przez powiaty, zwrócił się w tej sprawie do KPRM.

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów w piśmie skierowanym do ZPP wskazała, że zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a co nie jest sprzeczne z prawem.

W świetle przepisów ustawy Prawo o ruchu drogowym, rejestracji dokonuje się na podstawie dokumentów wymienionych w art. 72 ust. 1 tejże ustawy. Przepisy zakładają, że dowód własności powinien być przedłożony w organie rejestrującym, natomiast nie określają formy, w jakiej dokument ten ma zostać sporządzony. Organ administracji publicznej gromadzi materiał dowodowy w danej sprawie i ocenia na jego podstawie, czy dana okoliczność została udowodniona.

Dla skuteczności zawarcia umowy sprzedaży pojazdu prawodawca nie zastrzegł żądnej formy szczególnej, wobec czego strona postępowania, powinna przed organem wykazać elementy łączącej strony umowy, pozwalające ustalić kwestie konieczne do rozpatrzenia sprawy o rejestrację pojazdu.

W przypadku otrzymania, dokumentu elektronicznego, w tym przypadku umowy z podpisem biometrycznym, mógłby on zostać uznany przez organ rejestrujący, jeżeli organ posiada możliwość weryfikacji autentyczności dokumentu. Przekazanie takiej umowy do organu musiałoby nastąpić np. w postaci informatycznego nośnika danych albo drogą elektroniczną np. przez ePUAP, jeżeli rozwiązania w nim przyjęte dopuszczają przesłanie wraz z wnioskiem załącznika w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem biometrycznym.

Ponadto, KPRM poinformował, że rozpoczął pracę dotyczącą modernizacji systemu CEPiK, która pozwoli na zawieranie elektronicznych umów sprzedaży pojazdów. Wprowadzenie tej funkcjonalności, zdaniem KPRM, będzie odpowiedzią na potrzeby przedsiębiorców w zakresie sprawnej i uproszczonej obsługi wniosków o rejestracji pojazdu.

W ocenie Związku Powiatów Polskich, w niniejszej sprawie należy wskazać, ponad odpowiedź KPRM, na trzy istotne kwestie:

1. Nie ma możliwości, weryfikacji autentyczności danych w przypadku gdy strona dysponuje jedynie wydrukiem dokumentu elektronicznego z podpisem elektronicznym – zatem tego typu wydruków nie należy przyjmować.
2. Należy wykazać się szczególną ostrożnością, w przypadku gdy strona dysponuje umową w postaci pliku elektronicznego zapisanego na zewnętrznym nośniku informacji (np. pendrive). Pod żadnym pozorem nie należy tego typu nośnika, podłączać do komputerów, na których urzędnik wykonuje swoją codzienną pracę, które są ze sobą powiązane w ramach sieci komputerowej działającej w danym urzędzie. Pamiętać należy, że nośnik taki może zawierać różnego typu wirusy. Zatem do otwierania tego typu dowodów, powinien służyć specjalnie przygotowany komputer – neutralny, służący jedynie do otwierania tego typu dowodów zapisanych na nośniku elektronicznym, działający poza siecią.
3. Weryfikację podpisu biometrycznego ułatwiają metadane, zapisane w dokumencie.