Zgodnie z § 11 ust. 6 rozporządzania w sprawie kontroli ośrodków szkolenia kierowców oględziny mogą być utrwalone za pomocą aparatury i środków technicznych do utrwalania dźwięku i obrazu. W takim przypadku osoby biorące udział w oględzinach powiadamia się o użyciu podczas oględzin takiej aparatury lub środków technicznych." Jak prawidłowo poinformować przedsiębiorcę o użyciu takiej aparatury? Czy pisemnie i za pisemną zgodą przedsiębiorcy na użycie takich środków? Czy wystarczy poinformować ustnie przedsiębiorcę o takiej formie kontroli? Jak postąpić w przypadku, jeśli przedsiębiorca nie wyrazi zgody na taką formę kontroli i czy może nie wyrazić zgody, skoro rozporządzenie na to zezwala i czy w takim przypadku potraktować to jako odmowę poddania się kontroli?
Odpowiedź: Po pierwsze zgodnie z cytowanym w przepisie przepisem obowiązek powiadomienia o użyciu aparatury i środków technicznych do utrwalania dźwięku i obrazu ma być wykonywany wobec osób biorących udział w oględzinach. Osobą taką może ale nie musi być przedsiębiorcą.
Jeżeli przepis wymaga wyłącznie poinformowania osób biorących udział w oględzinach, to nie jest wymagana zgoda tych osób na utrwalenie oględzin przy pomocy odpowiedniej aparatury. Potwierdzenie tej tezy można również znaleźć w art. 81 ust. 1 ustawy o Prawie autorskim i prawach pokrewnych, który stanowi, że zezwolenia osoby wymaga rozpowszechnianie jej wizerunku. Tymczasem organ kontroli wizerunku osób biorących udział w oględzinach rozpowszechniać nie może, a zebrany materiał ma charakter wyłączenie dowodowy. Dodatkowo, jeżeli przyjąć, że wizerunek osoby stanowi jej daną osobową, administrator danych (w omawianym przypadku organ właściwy do przeprowadzenia kontroli) może gromadzić takie dane na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych (przetwarzanie danych jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa). W takim przypadku organ nie powinien starać się uzyskać zgody osoby, której dane przetwarza, ponieważ czyni to w oparciu o inną podstawę prawną.
Przepis nie określa w jakiej formie powinno nastąpić poinformowanie o użyciu aparatury do utrwalania dźwięku i obrazu. Zatem dopuszczalna jest każda forma, również ustna. Niemniej jednak zalecałabym, niezależnie od formy udzielenia informacji, zamieszczenie w protokole oględzin wzmianki o poinformowaniu uczestników oględzin oraz dodatkowo, bezpośrednio po włączeniu urządzenia rejestrującego obraz i dźwięk, poinformowanie uczestników, że czynności są rejestrowane.
Przedsiębiorca nie może nie wyrazić zgody na taką formę kontroli, ale i organ nie powinien od niego takiej zgody wymagać. Jeżeli przedsiębiorca swoim zachowaniem uniemożliwia przeprowadzenie oględzin, w tym wykorzystanie aparatury do utrwalania dźwięku, to takie zachowanie można potraktować jako odmowę poddania się kontroli.
