Legalność publikacji danych osobowych absolwentów w księgach pamiątkowych i monografiach poświęconych historii szkoły – takie pytania od dyrektorów i pracowników szkół wpływały w 2021 roku do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pytający wskazywali na trudności w pozyskaniu zgód od absolwentów na publikację ich imion i nazwisk oraz wizerunku i rozważali zastosowanie przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora). Argumentowali, że takie księgi pamiątkowe nie będą podlegały sprzedaży i będą przeznaczone tylko dla wybranego grona osób związanych z historią placówki. Celem książki będzie upamiętnienie działań, osiągnięć dokonanych przez absolwentów i grona pedagogicznego szkoły.

Prezes UODO wskazywał, że przy spełnieniu określonych warunków w przypadku księgi pamiątkowej można zastanowić się nad uznaniem, że przetwarzanie danych następuje dla celów działalności literackiej. Do działalności polegającej na redagowaniu, przygotowywaniu, tworzeniu lub publikowaniu materiałów prasowych w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe, a także do wypowiedzi w ramach działalności literackiej lub artystycznej, nie stosuje się określonych przepisów RODO (wyłączenia te zostały określone w art. 85 RODO w związku z art. 2 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Organ nadzoru zaznaczył jednak, że jeżeli planowana publikacja nie będzie spełniać warunków do uznania jej za utwór literacki, to przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych (w tym dot. dopuszczalności przetwarzania i obowiązku informacyjnego) powinny być stosowane w pełnym zakresie.

Natomiast wizerunek zamieszczony na zdjęciach uczniów, absolwentów i nauczycieli należy do danych osobowych w rozumieniu art. 4 ust. 1 RODO i podlega przepisom tego rozporządzenia. Zatem do legalnego przetwarzania takiej kategorii danych osobowych (czyli pozyskania i udostępniania w księdze pamiątkowej) konieczne jest spełnienie jednej z przesłanek wymienionych w art. 6 ust. 1 RODO. Wśród tych przesłanek zawiera się zgoda osoby, której dane dotyczą.

Omawiany problem został zawarty w sprawozdaniu z działalności Prezesa UODO w 2021 roku, z którym można zapoznać się tutaj.