Opisywane wdrożenie polega na scaleniu w jedną ogólną bazę w formie centralnego katalogu komputerowego zbiorów bibliotecznych poszczególnych placówek bibliotecznych w mieście. Katalog w wersji elektronicznej jest dostępny we wszystkich placówkach bibliotecznych oraz w internecie w formie on-line na stronie internetowej Biblioteki Głównej.

Zaletami systemu bibliotecznego obejmującego centralne opracowanie zbiorów, centralny katalog komputerowy oraz automatyczną rejestrację udostępnień i wypożyczeń są: podniesienie jakości świadczonych przez bibliotekę usług, lepsze zarządzanie jakością zbiorów, centralne opracowanie nowości, ułatwienie czytelnikom poszukiwania książek, możliwość rezerwacji poszukiwanych książek, korzystanie z wszystkich placówek na jedną kartę biblioteczną oraz automatyczna rejestracja odwiedzin i wypożyczeń oraz statystyka biblioteczna.

Jak to było przed wdrożeniem?

Sytuacja Biblioteki Publicznej im. Stefana Rowińskiego w Ostrowie Wielkopolskim oraz jej filii przed wdrożeniem centralnego komputerowego katalogu bibliotecznego przypominała standard minionego okresu. Bibliotekarze korzystali z papierowych katalogów bibliotecznych, co bardzo spowalniało pracę. Dostęp do czytelnictwa był ograniczony, wymagał "fizycznego" przyjścia beneficjenta do placówki. Nie było możliwości sprawdzenia, w której z bibliotek wypożyczyć można publikację, jaką w danej chwili zainteresowany był czytelnik. Dane statystyczne obliczano "ręcznie", co było bardzo pracochłonne, a co za tym idzie pracownicy bibliotek mieli mniej czasu na poświęcenie większej uwagi czytelnikowi. W Bibliotece Głównej postanowiono w XXI wieku - w dobie Internetu wyjść naprzeciw czytelnikowi poprzez komputeryzację wszystkich zasobów bibliotecznych. Misja projektu był szybszy i łatwiejszy dostęp do czytelnictwa oraz jego rozpropagowanie.

Pomysł - działanie - efekt

Biblioteka Publiczna im. Stefana Rowińskiego w Ostrowie Wielkopolskim jako jedna z pierwszych w Polsce, a pierwsza w województwie wielkopolskim wprowadziła nowatorskie rozwiązanie skomputeryzowania swoich księgozbiorów tworząc centralny komputerowy katalog biblioteczny.

Projekt miał na celu podniesienie jakości świadczonych przez bibliotekę usług, ułatwienie dostępu do poszukiwanych książek, udoskonalenie zarządzania jakością bibliotecznych zbiorów, centralne opracowanie nowości (ujednolicenie opisów i klasyfikacji), możliwość korzystania z księgozbiorów wszystkich placówek przy wykorzystaniu jednej karty dla czytelnika, automatyczną rejestrację odwiedzin i wypożyczeń oraz szybszy dostęp do danych statystycznych biblioteki. Proces tworzenia centralnego katalogu bibliotecznego trwał kilka lat, pierwsze prace zostały rozpoczęte w 1999 roku.

Cykl skomputeryzowania baz danych w poszczególnych placówkach (wykorzystano program SOWA-DOS) został zapoczątkowany w roku 2000. W początkowych pracach cyklu każda z filii tworzyła własny katalog biblioteczny. W obecnej chwili do tego celu jest przygotowany jeden odpowiedni program, z którego każda filia może korzystać. Przystępując w późniejszym terminie do komputeryzacji, dana placówka biblioteczna miała łatwiejszą drogę, ponieważ mogła korzystać z "przetartych szlaków", na których można było się wzorować. W roku 2002 wszystkie zbiory biblioteczne udało się skomputeryzować - w tym samym roku każdy czytelnik posiadał już własną kartę plastikową z kodem kreskowym, co bardzo usprawniło i ułatwiło pracę. Zautomatyzowana została wypożyczalnia biblioteki, komputerowy katalog biblioteczny już wtedy zawierał ok. 30 tys. opisów.

W tym samym czasie ruszyły prace nad komputeryzacją poszczególnych filii, był to wstęp do utworzenia Centralnego Katalogu Bibliotecznego. Połączenie baz danych poszczególnych filii udało się w roku 2005 dzięki uruchomieniu nowych oprogramowań. Udostępniono nowe usługi, tj. rezerwację oraz zamawianie odpowiednich publikacji on-line. W kolejnym roku został utworzony Centralny Katalog Biblioteczny i uruchomiony pilotażowy system, w którym można było przeglądać zasoby biblioteczne. Przy pomocy odpowiedniego formularza zamieszczonego na stronie internetowej, czytelnik mógł wyszukać odpowiedni wolumin, zarezerwować daną publikację nie tylko w Bibliotece Głównej, ale również w poszczególnych jej filiach lub zamówić wypożyczenie interesujące go książki. Jak wynika ze statystyk od maja do grudnia 2006 roku, liczba odwiedzin przy projekcie pilotażowym wyniosła 8075.

Kolejne lata były kontynuacją prac Biblioteki Głównej nad procesem komputeryzacji centralnego katalogu bibliotecznego. W roku 2007 zostały uzyskane podstawy do tworzenia Powiatowego Centralnego Katalogu. Wszystkie biblioteki skupiły się na budowie nowego elektronicznego katalogu. Zadbano o zabezpieczenia techniczne oraz wdrożono koncepcję konfiguracji nowego serwera. Został opracowany system archiwizujący dane zasobów bibliotecznych, co było ważne dla zabezpieczenia danych osobowych. Centralny komputerowy katalog biblioteczny w pełni funkcjonować zaczął w 2009 r. Połączenie wszystkich placówek, zarówno w mieście, jak i powiecie, w lokalnej sieci bibliotecznej SOWAtcp pozwala na bieżąco monitorować i nadzorować pracę poszczególnych filii. Analiza dostępnych zestawień statystycznych w programie pozwala lepiej przyjrzeć się strukturze organizacyjnej Biblioteki Głównej oraz poprawić organizację pracy w poszczególnych placówkach. Katalog jest dostępny on-line w ciągu 24 h na stronie internetowej Biblioteki Głównej www.biblioteka.ostrow-wielkopolski.pl oraz we wszystkich placówkach bibliotecznych. Centralny katalog połączony jest również z modułem wypożyczalni zainstalowanym we wszystkich palcówkach, co pozwala na bieżąco aktualizować informacje w katalogu. Jak mówi dyrektor Biblioteki, Włodzimierz Grabowski, zautomatyzowanie Biblioteki ma ogromny wpływ na promocję oraz propagowanie czytelnictwa.

Jakie są dzisiaj rezultaty podjętych działań?

Pracownicy bibliotek mają więcej czasu na pracę z czytelnikiem, na prawidłowe ujednolicenie oraz odpowiednią klasyfikację opisów bibliograficznych. Skomputeryzowanie zasobów bibliotecznych zautomatyzowało liczenie danych statystycznych, system pozwala także na bieżąco śledzić oraz przestrzegać terminów zwrotów książek, ocenić aktywność czytelników.

Wymierne korzyści z osiągniętego przedsięwzięcia to: lepszy i szybszy dostęp do informacji o zbiorach bibliotecznych; udoskonalenie organizacji zarządzania zbiorami bibliotecznymi; poprawa jakości świadczonych usług oraz organizacji pracy w poszczególnych placówkach bibliotecznych; wzrost liczby czytelników - jak wynika ze statystyk po wdrożeniu projektu nastąpiła tendencja wzrostowa liczby czytelników - na przełomie lat 2007-2008 przybyło ich ok. 1000.

Czy było to działanie bardzo kosztochłonne?

Koszty związane z wdrożeniem centralnego komputerowego katalogu bibliotecznego obejmowały:

• koszty dotyczące wdrożenia kolejnych wersji oprogramowania - 20.000 zł,
• koszty sprzętu w tym: komputerów, drukarek do kodów oraz łącza internetowe.