Przyjęcie produktu do magazynu żywnościowego musi nastąpić na podstawie dowodu księgowego, którym jest na ogół faktura potwierdzająca zakup. Co jednak ma począć intendentka szkolna lub przedszkolna, gdy dostawca nie dostarcza faktury wraz z zakupionym towarem?

Najczęściej popełnianym błędem jest odnotowanie przychodu na karcie magazynowej (jeśli kartoteki magazynowe prowadzone są ręcznie) z datą wystawienia lub dostarczenia faktury, tj. później niż nastąpił faktyczny przychód do magazynu. Doprowadza to do nieprawidłowej pod względem księgowym sytuacji, że dany towar bywa rozchodowany wcześniej niż nastąpił jego przychód. Innym przejawem tej praktyki jest niedotrzymanie chronologii zapisów – po przychodzie późniejszym odnotowany zostaje przychód wcześniejszy, bo zgodny z wcześniejszą datą wystawienia faktury.

Należy w związku z tym przypomnieć osobom prowadzącym dokumentację magazynu żywnościowego w szkole czy przedszkolu, iż dokumentacja magazynowa odzwierciedlać musi stan faktyczny, a więc prawdziwy przychód i rozchód produktów z magazynu. Jeśli więc w dniu dostawy nie ma dowodu księgowego w postaci faktury, na wystawienie której dostawca ma 7 dni, trzeba posłużyć się wewnętrznym dowodem tymczasowym. Jest to po prostu pokwitowanie dostawy, czyli potwierdzenie przez obie strony operacji gospodarczej jej dokonania i przebiegu.

Pokwitowanie takie winno zawierać podstawowe dane, jakie znajdują się w treści faktury, a więc: strony operacji gospodarczej (dostawca i odbiorca), data dostawy, ilość i wartość dostarczonego towaru, podpis dostawcy i odbiorcy. Dokument taki może mieć formę odpowiedniego druku (dowód dostawy), ale może być też spisany na zwykłej kartce papieru. Stanowi podstawę przyjęcia towaru do magazynu do momentu uzyskania faktury od dostawcy.

Wewnętrzny, tymczasowy dowód dostawy do magazynu powinien zostać ujęty w instrukcji magazynowej albo w instrukcji obiegu dokumentów księgowych.