Pismo wykonawcy inwestycji finansowanej ze środków publicznych, zawierające prośbę o przedłużenie terminu jej wykonania jest tzw. „dokumentem wewnętrznym” i nie stanowi informacji publicznej – stwierdził niedawno NSA.
Sołtys żąda, wójt odmawia
W stanie faktycznym sprawy sołtys wniósł o udostępnienie informacji publicznej w zakresie przedłożenia kopii pisma spółki, w którym to spółka – wykonawca ronda wnioskowała o przedłużenie terminu zakończenia inwestycji.
W odpowiedzi wójt poinformował wnioskodawcę, że żądana informacja stanowi dokumentację wewnętrzną i nie podlega udostępnieniu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej (udip).
Uprzedzając fakty – NSA oddalił skargę kasacyjną sołtysa, wyjaśniając jednocześnie problematykę tzw. „dokumentów wewnętrznych”.
„Dokument wewnętrzny” – co to takiego?
Aby konkretna informacja posiadała walor informacji publicznej, to musi się odnosić do sfery faktów. Z kategorii informacji publicznej wyłączone zostały jednak dokumenty wewnętrzne. Nie są one zatem informacją publiczną i nie podlegają udostępnieniu w trybie udip – wyjaśnił NSA.
Dalej sąd wyjaśnił, że terminu „dokument wewnętrzny” używa się dla określenia dokumentu, który nie jest skierowany do podmiotów zewnętrznych. Dokumenty takie służą wymianie informacji, zgromadzeniu niezbędnych materiałów, uzgadnianiu poglądów i stanowisk, mogą określać zasady działania w określonych sytuacjach, mogą być też fragmentem przygotowań do powstania aktu będącego formą działalności takiego podmiotu.
NSA powołując się na stanowisko doktryny wskazał również, że cechą „dokumentów wewnętrznych” jest m.in. to, że zostają wytworzone tylko na potrzeby podmiotu, który je wytworzył i nie przedstawiają jego stanowiska na zewnątrz, nie zostają bezpośrednio wykorzystane w szeroko rozumianym procesie decyzyjnym.
„Dokument wewnętrzny” nie jest informacją publiczną
W rozpoznawanej przez NSA sprawie żądany przez sołtysa dokument został wytworzony przez podmiot, któremu w drodze umowy powierzono realizację zadania własnego gminy w zakresie budowy ronda. Mimo, iż spółka formalnie jest podmiotem prawa prywatnego, to ze względu na realizację zadania publicznego finansowanego ze środków publicznych (jako jego wykonawca) została włączona w sferę działania administracji publicznej.
Zatem korespondencja spółki dotycząca sposobu i terminu wykonania zadania własnego gminy jest „dokumentem wewnętrznym”. Dokument ten dotyczy bowiem kwestii dotyczącej sposobu dalszej realizacji zadania, którego wykonanie zostało spółce powierzone.
Co więcej, kwestia poruszona w piśmie jest jedynie propozycją wykonawcy, której realizacja wymaga zgody gminy. Korespondencja nie zawiera żadnej decyzji, żadnego rozstrzygnięcia, a jedynie propozycję co do terminu wykonania zadania, która musiałaby przyjąć formę zmiany umowy o wykonanie robót budowlanych.
Sytuacja ta odpowiada istocie „dokumentu wewnętrznego”, który służy przygotowaniu sposobu realizacji określonego zadania, które wskutek działań wewnętrznych zostanie następnie uzewnętrznione i dopiero w takiej postaci poddane osądowi i kontroli społecznej. Z tych właśnie względów NSA uznał, że objęte wnioskiem pismo nie stanowi informacji publicznej.
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 05.03.2024 r., sygn. akt III OSK 420/23, orzeczenie prawomocne
Źródło: orzeczenia.nsa.gov.pl
