Motto:

Gdyby Mikołaj Rej żył w naszych czasach,
to jego słynna maksyma brzmiałaby tak:
„Niechaj  to zawsze urzędnicy wszyscy znają,
że do interesantów ładnie po polsku mówić i pisać mają.”

TN

Urzędniczy język, szczególnie zaś policjantów, bywa dobrą kanwą dla najlepszych kabaretów, a w sieci internetowej możemy znaleźć wiele przykładów, z których znaczna część poprawi nam humor, gdyż porządnie się uśmiejemy. Ilustruje to dobrze żargonowe sformułowanie „pobicie  ze skutkiem śmiertelnym”, co po polsku znaczy po prostu „śmiertelne  pobicie”. Innym kwiatkiem, który niedawno spotkałem było takie oto zdanie w korespondencji wewnętrznej pewnego urzędu: „Zwracam  się z uprzejmą prośbą o spowodowanie podjęcia decyzji w sprawie zmiany tej sytuacji.” Toż to szczytowy przykład urzędniczej maniery językowej.

Oczywiście, nikt nie neguje istnienia stylu urzędowego. Przeciwnie, jest on niezbędny i powinien zapewniać jednoznaczność używanych określeń oraz pojęć, co w efekcie przyniesie stan, w którym każdy czytający to samo pismo ma taki sam obraz opisanej w dokumencie sytuacji.

Cechy stylu urzędowego umożliwiają przeciętnemu czytelnikowi w miarę szybko zorientować się, o co w piśmie chodzi, czyli czego piszący chce i dlaczego. Taki sposób pisania umożliwia w możliwie prosty i precyzyjny sposób przekazanie nawet skomplikowanych informacji, w sposób niemalże jednoznaczny, niewzbudzający wątpliwości. Na styl urzędowy składa się miedzy innymi:

• Przewaga zdań pojedynczych nad złożonymi.
• Stosowanie strony biernej i form bezosobowych.
• Używanie ścisłych, jednoznacznych i zwięzłych ujęć.
• Posługiwanie się specjalistyczną terminologią.
• Używanie gotowych, sprawdzonych formuł i zwrotów grzecznościowych.
• Stosowanie uprzejmej formy wypowiedzi.
• Nie używanie zwrotów obrazowych i emocjonalnych.
• Stosowanie tylko powszechnie znanych skrótów.
• Ujmowanie treści w punkty.
• Unikanie stosowania zwrotów obcojęzycznych.
• Pisanie wielkimi literami nazw określających adresata pisma.
• Przewaga zdań pojedynczych nad złożonymi.

Czyli, mówiąc najprościej, zwięźle i zrozumiale, bez zbędnych ozdobników. Niestety, w codziennej praktyce urzędniczej nie wygląda to tak dobrze.

W języku pism i oficjalnych wypowiedzi, nie tylko urzędników ale i polityków, króluje słowo z poprzedniej epoki, w dodatku rusycyzm - zabezpieczyć, zabezpieczać   w znaczeniach: zapewnić  , zaspokoić, zaopatrzyć, dostarczyć, przyznać, przygotować, zagwarantować itd. Szanowny Czytelniku, „środków na realizację zadania nie zabezpiecza się” (chyba, że w kasie pancernej), tylko „środki na realizację zadania zapewnia się”. Zabezpieczyć można też zamek karabinu czy okna na zimę, ale nie pomoc socjalną, bo tę po prostu „zapewnia się”!

W urzędniczej polszczyźnie oraz w wypowiedziach oficjalnych zagościły też niestety i są niezwykle popularne wyrażenia „w okresie roku”, „w okresie kilku lat”, „w okresie miesiąca”, „w okresie tygodnia” itp. Tymczasem wydawnictwa dotyczące poprawności językowej zalecają sięganie po określenia krótsze: „przez rok”, „przez kilka lat”, „przez miesiąc”, „przez tydzień”. Korzystajmy z tych porad.

Często występuje też zupełnie niepotrzebnie masło maślane (jest to potoczne określenie tzw. pleonazmów, a więc wyrażeń niepoprawnych, w których jedna część wypowiedzi zawiera te same treści, które występują w drugiej części).

Najczęściej pojawiające się pleonazmy w pismach urzędowych to:
tylko i wyłącznie – używane jest często nieświadomie, w dobrej polszczyźnie należy użyć albo pierwszego zwrotu, albo drugiego. Oba oznaczają bowiem to samo. A więc używajmy wyłącznie słowa tylko lub tylko słowa wyłącznie;
okres czasu – pamiętajmy, że okres to miara czasu, czyli powiązanie okresu z czasem jest masłem maślanym. Zdecydowanie bezpieczniejsze dla poprawności językowej jest użycie wyrażenia w tym czasie lub w tym okresie; 
w dniu dzisiejszym – wyrażenie to upowszechnili politycy, którzy chcieli, aby ich wypowiedź brzmiała bardziej oficjalnie i dostojnie. Znacznie lepiej jednak jest powiedzieć lub napisać: dziś podejmiemy decyzję w sprawie... Ta sama zasada dotyczy pleonazmu w miesiącu styczniu, w miesiącu marcu itd. Zamiast tego mówmy i piszmy: w styczniu, w marcu itd.
Inne, równie często spotykane, błędy pleonastyczne to: potencjalne możliwości, kontynuować dalej oraz cofać (się) do tyłu. Wystrzegajmy się ich używania dla dobra języka polskiego.

Wszyscy powinniśmy pamiętać, a więc także urzędnicy, że język którego używamy odzwierciedla także nasz stosunek do osób, do których mówimy lub piszemy. Dla interesantów i osób załatwiających swoje sprawy, a także dla całej naszej wspólnoty lokalnej powinniśmy okazywać szacunek. Także poprzez używanie poprawnego, ładnego, precyzyjnego i zrozumiałego języka. Bowiem nie tylko muzyka, ale także język łagodzi obyczaje.