Przez grzeczność językową należy rozumieć stosowanie w kontaktach językowych (przede wszystkim w bezpośredniej rozmowie, ale także w listach czy pismach oficjalnych) takich określeń i sformułowań, które świadczą o życzliwości dla rozmówcy lub innego adresata komunikatu, szacunku dla niego, uwzględnianiu jego przyzwyczajeń językowych i kulturowych, a nawet jego sposobu percepcji świata.

Grzeczność językowa jako wyrażony werbalnie składnik kultury ogólnej człowieka jest więc składnikiem jego kultury językowej, powiązanym ściśle z estetyką i z etyką słowa.

Zachowania językowo grzeczne są najwyrazistsze w bezpośrednich kontaktach słownych. Wyrażają się one m.in. w sposobie zwracania się do innych, w stosowanych formułach powitań i pożegnań, w formułach przedstawiania się, w pytaniach o coś, w rozpoczynaniu i kończeniu rozmowy. Językowa grzeczność powinna też być cechą takich gatunków wypowiedzi, jak gratulacje, życzenia, kondolencje, zaproszenia, prośby, przeprosiny, usprawiedliwianie się itp., czyli zachowań charakterystycznych zarówno dla sytuacji rozmowy bezpośredniej, jak i komunikacji pisemnej.

Zasady językowej grzeczności są najwyrazistsze w formach stosowanych przy zwracaniu się do innych osób. W polszczyźnie uniwersalną formułą zwracania się do osoby dorosłej, z którą nie jest się „na ty", jest posługiwanie się zaimkami grzecznościowymi w formie (równobrzmiącej z rzeczownikami) pan, pani, państwo, panie, panowie.

Z wyrazami tymi należy używać czasowników w 3. osobie.

W liczbie pojedynczej jest to obligatoryjne, np. Jak pan mnie tu znalazł? Czy pani wychodzi?

Użycie w tym wypadku form 2. osoby jest odczuwane jako wyjątkowo niegrzeczne, a nawet niemożliwe do zaakceptowania w polszczyźnie ogólnej (*Jak pan mnie tu znalazłeś? *Czy pani wychodzisz?).

W liczbie mnogiej, czyli z wyrazami państwo, panie, panowie, używanie formy 3. osoby jest grzeczniejsze niż użycie form 2. osoby, np.: Niech państwo spojrzą na lewo, na zamek; Może panie zapiszą ten przepis-, Co panowie o tym myślą?

Formy 2. osoby (Spójrzcie państwo na lewo, na zamek; Zapiszcie panie ten przepis-, Co panowie o tym myślicie?) są odbierane jako mniej grzeczne, akceptowalne tylko na poziomie normy użytkowej.

Ogólnie przyjętą formą zwracania się do osób duchownych (niezależnie od tego, czy jest się osobą wierzącą czy niewierzącą) jest używanie określeń ksiądz, siostra, np. Księże proboszczu (i dalej: czy ksiądz może...) albo: Proszę księdza proboszcza-, Siostro albo: Proszę siostry. Do braci zakonnych należy się zwracać formą Bracie, Proszę brata albo (co jest mniej precyzyjne, ale częściej spotykane) tak, jak do księdza.

Źródło: A. Markowski, www.zbadane.pl / fot. www.sxc.hu