Kontynuując nasz cykl dzisiaj odpowiedź na pytanie: Czy w budżecie projektu możliwe jest uwzględnienie kosztów dojazdu oraz zakwaterowania pracowników samorządowych delegowanych do odbycia szkoleń/studiów podyplomowych poza miejscem zamieszkania?

Odpowiedź

Uwzględnienie w budżecie projektu kosztów związanych z dojazdem oraz zakwaterowaniem pracownika samorządowego skierowanego do odbycia studiów podyplomowych i/lub szkolenia poza miejscem zamieszkania co do zasady stanowi wydatek kwalifikowalny o ile:

1. jest zgodny z podstawowymi zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach POKL, w tym w szczególności jest niezbędny dla realizacji projektu, a więc ma bezpośredni związek z celami projektu;
2. sposób poniesienia oraz udokumentowania wydatku jest zgodny z aktualną wersją wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL oraz Zasadami finansowania PO KL;

Ad. 1)

Sposób kalkulacji kosztów pozwala na ocenę racjonalności przyjętych kosztów delegacji, a uwzględnione w budżecie koszty studiów podyplomowych/szkoleń oraz sposób ich organizacji nie budzi wątpliwości ekspertów oceniających merytorycznie projekt;

Ad. 2)

Beneficjent należycie udokumentował wydatek tj. dokumentami potwierdzającymi wydatki poniesione na przejazd są bilety komunikacji publicznej, koszty noclegu rozliczane są na podstawie rachunku. W przypadku długotrwałych form wsparcia takich jak np. studia podyplomowe zalecane jest uprzednie zawarcie umowy szkoleniowej z pracownikiem kierowanym do odbycia studiów, w której uregulowane zostaną prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika.

W uzasadnionych przypadkach i wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem możliwe jest rozliczenie kosztów przejazdu na podstawie oświadczenia korzystania z własnego samochodu przy czym, w takim przypadku, zwracana może być wyłącznie kwota do wartości biletu najtańszego środka transportu publicznego na danej trasie, po złożeniu przez uczestnika projektu wniosku o zwrot kosztów dojazdu z podaniem: trasy dojazdu, kosztu, nr samochodu itp. (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2011 r. nr 61, poz. 308)).

Beneficjent (Projektodawca) musi potwierdzić, że koszt dojazdu dotyczy najtańszego przejazdu publicznymi środkami transportu (np. bilety kolejowe II klasy, bilety autobusowe PKS, komunikacji miejskiej itp.) na danej trasie. Beneficjent winien przechowywać dwa oryginalne bilety i ich kserokopie (z uwagi na nieczytelność biletów z upływem czasu).

Zwrot kosztów dojazdu dotyczy tylko uczestników projektu, których miejsce zamieszkania jest inne niż miejscowość, w której realizowana jest dana forma wsparcia.

Kwalifikowalne są również wydatki poniesione przez beneficjenta w związku z organizacją transportu zbiorowego (np. poprzez wynajem minibusa lub autobusu) w sytuacji, gdy nie jest możliwy dojazd uczestników projektu we własnym zakresie lub nie jest możliwy dojazd dostępnymi środkami komunikacji na miejsce szkolenia. Dokumentem poświadczającym dokonanie wydatku będzie w takiej sytuacji faktura wystawiona przez firmę przewozową (przewoźnika) za usługę transportową.

Źródło: MAC