Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwraca uwagę na konieczność regulacji w zakresie kopiowania dokumentów tożsamości przez przedstawicieli instytucji uprawnionych. Kopiowanie dokumentów powinno być poprzedzone analizą celowości czy rzeczywiście takie kopiowanie jest potrzebne.

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych zgłaszają się administratorzy oraz osoby, których dane dotyczą w związku z pojawiającymi się wątpliwościami w sprawie kopiowania dokumentów tożsamości przez podmioty obowiązane. Dotyczą one tego, w jaki sposób prawidłowo weryfikować tożsamość klienta tych instytucji, wypełniając obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, która nałożyła na tzw. instytucje obowiązane, takie jak m.in. banki, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe czy krajowe instytucje płatnicze, obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, a jednocześnie postępować zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Art. 34 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu pieniędzy, określający środki bezpieczeństwa finansowego, stanowi, że środkiem tym jest identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości, a nie kopiowanie dokumentu tożsamości. W przepisach przewidziano możliwość kopiowania dokumentów tożsamości. Takie rozwiązanie należy uznać za uprawnienie przysługujące instytucjom obowiązanym, a nie obowiązek.

Decyzja o skopiowaniu dokumentu tożsamości, czy też żądanie przedstawienia takich kopii powinna być  poprzedzona dokładną analizą czy rzeczywiście taka czynność jest niezbędna. Weryfikacja taka uwzględniać powinna przepisy RODO, w szczególności pozostawać w zgodzie z zasadami ograniczenia celu oraz minimalizacji danych.

Źródło: UODO