24 listopada br. w Bydgoszczy odbyła się konferencja, podczas której samorządowcy wraz z przedstawicielami biznesu mogli wymienić się doświadczeniami odnośnie budowy Centrów Usług Wspólnych.
Zorganizowane przez Urząd Miasta Bydgoszczy, Bydgoską Agencję Rozwoju Regionalnego (BARR) i BiznesPolska.pl spotkanie zostało otwarte przez Marię Wasiak, Zastępcę Prezydenta Miasta Bydgoszczy. W wydarzeniu uczestniczyła również Edyta Wiwatowska Prezes Zarządu BARR oraz przedstawiciele działu marketingu.
Podczas gdy sektor prywatny usług wspólnych w Polsce rozwinął się bardzo szybko w ciągu ostatnich 5-7 lat uwzględniając obecnie ponad 200.000 osób zatrudnionych, to sektor publiczny dopiero od niedawna uznaje korzyści płynące z reorganizacji działalności swoich biur. Kilka miast w Polsce to pionierzy tych działań, włączając miasto Bydgoszcz, które było gospodarzem konferencji „Centra Usług Wspólnych
w sektorze publicznym w Polsce”
Główny prelegent Piotr Tomaszewski, Skarbnik Miasta Bydgoszczy przedstawił wyniki niedawnej inicjatywy CUW, które zapowiadają znaczące oszczędności kosztów dzięki konsolidacji i reorganizacji operacji finansowych, a także poprzez centralizację operacji zakupów.
Miasto Bydgoszcz stworzyło Bydgoskie Biuro Finansów Oświaty BBFO w celu usprawnienia i ujednolicenia procesów finansowych zachodzących w jednostkach oświatowych w mieście. BBFO zapewni scentralizowane usługi dla wszystkich szkół miejskich i instytucji edukacyjnych aby rozwiązać problemy związane z różnymi systemami i polityką finansową. BBFO powstało w lipcu 2016 roku, i zapowiada, że osiągnie swój pełny potencjał operacyjny w styczniu 2017 r.
BBFO będzie świadczyć usługi dla 119 jednostek oświatowych w okolicach miasta Bydgoszczy. BBFO zapewni zatrudnienie i przeniesienie personelu edukacyjnego, finansowego i administracji i do nowej struktury bez utraty miejsc pracy. Każdy pracownik przenoszony do nowej jednostki utrzyma swoje obecne warunki finansowe. Skala działania BBFO obejmie zarządzanie listą płac, finansów i księgowości, administracji, w tym również usług prawnych i wsparcia IT.
BBFO zapewni bezpieczeństwo i dokładność obliczenia podatku, administracji finansów, procedur rachunkowych i ewidencji. Operacje BBFO będą opierać się na wspólnych procedurach w celu zapewnienia skuteczności i jakości świadczonych usług. W tym zakresie będą odzwierciedlać podejście sektora prywatnego. BBFO Będzie działać w sposób scentralizowany z oprogramowaniem umożliwiającym integrację różnych baz danych.
Moderatorem wydarzenia był Krystian Bestry, Prezes Zarządu Adaptive Solutions and Advisory Group, który podsumował wydarzenie jako „Fantastyczni paneliści, fantastyczne dyskusje, mam nadzieję że ta inicjatywa na stałe wejdzie do kalendarza outsourcingu, centrów usług i innych dyskusji biznesowych w zakresie procesów i ich transformacji”.
Jednym z prelegentów była Agnieszka Zygner, dyrektor zarządzająca Capita Polska. Jest to firma brytyjska, wiodący dostawca rozwiązań do zarządzania procesami biznesowymi i usług, Capita zatrudnia 75.000 osób w Wielkiej Brytanii, Europie, Afryce Południowej i Indiach - ma swoją siedzibę w Krakowie i Łodzi.
Capita to największa w Wielkiej Brytanii w sektorze publicznym firma outsourcingowa, a jej klienci to rząd lokalny, rząd centralny, sektor edukacji, transportu, usług medycznych. Agnieszka Zygner podkreśliła, że sektor publiczny w Polsce może znacznie poprawić swoją efektywność poprzez konsolidację i centralizację operacji w takich dziedzinach jak księgowość, zakupy i IT.
Podkreśliła, że systemy szkolne, publiczne szpitale, uniwersytety i przedsiębiorstwa rządowe mają wiele do zyskania, oraz że sektor publiczny w Polsce ma szansę uczyć się od firm z sektora prywatnego, które są najsilniejsze w całej Europie.
Inni paneliści, którzy wzięli udział w konferencji i podkreślali wagę współpracy sektora publicznego z biznesowym to Michał Hermanowski z Atos Polska, Marek Wójcik z ZMP, oraz Radosław Szewczak i Dominika Duziak z Citibank, specjalną prezentację dotyczącą robotyki i automatyzacji zaprezentował Sławomir Lustyk z Macrologic.
Ryszard Niedziółka, Starosta Powiatu Kętrzyńskiego, podkreślił, że jego miasto ma tylko 65.000 mieszkańców a również zostało utworzenie Centrum Usług Wspólnych, usługi w obszarze finansów i księgowości, HR, IT, zostały scentralizowane. Kętrzyn scentralizował zakup energii elektrycznej i innych usług, takich jak catering i telekomunikacja - o spodziewanych oszczędnościach sięgających blisko 700,000pln rocznie.
Marek Wójcik, pełnomocnik Zarządu ZMP (wiceminister administracji i cyfryzacji odpowiedzialny za ustawę która wprowadziła centra usług wspólnych w samorządach terytorialnych) powiedział „(...)konferencja która przenosi doświadczenie z biznesu do administracji publicznych, to doskonały pomysł (...)".
Edyta Wiwatowska, Prezes Zarządu BARR powiedziała; „Mam nadzieję, że te wszystkie kwestie, które były poruszane w trakcie konferencji, wymiana doświadczeń pomiędzy samorządowcami, ale także wymiana doświadczeń z sektorem prywatnym, wsłuchanie się w aktualne trendy także dotyczące automatyzacji procesów będą miały wpływ na optymalizację zarówno po stronie administracji ale także w sektorze prywatnym”.
Dominika Duziak, Menadżer ds, Rynku, Citi Handlowy, powiedziała „(...)widzimy tutaj niesamowite pole do współpracy i myślę, że tego typu konferencje są bardzo dobrą formą do wymiany poglądów, doświadczeń, a także tych dobrych praktyk, których będziemy wszyscy razem nabywać na przestrzeni kolejnych lat”.
Wybrana grupa gości, ograniczona do 15 miała możliwość odwiedzić Centrum Operacyjne Banku Pocztowego, którego dyrektorem jest Piotr Adamczewski.
Partnerzy medialni wydarzenia to: ZMP, ZPP, Dziennik Warto Wiedzieć, Doradca Samorządowy, Forum Samorządowe, BiznesPolska.pl i BizPoland Magazine.
