Regulamin pracy obowiązujący u pracodawcy samorządowego powinien określać porządek wewnętrzny i rozkład czasu pracy w sposób zapewniający mieszkańcom załatwianie spraw w dogodnym dla nich czasie.

Tak wynika z art. 42 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Z art. 9 kodeku pracy wypływa natomiast ogólna zasada, że postanowienia każdego regulaminu nie mogą być mniej korzystne niż akty prawne wyższego rzędu – np. konstytucji, ustawy czy rozporządzenia. Jeśli takowe znalazłyby się w regulaminie, to nie będą one dla pracownika wiążące.

- Postanowienia mniej korzystne nie mogą być stosowane. Dotyczy to także sytuacji, gdy w czasie obowiązywania regulaminu nastąpi zmiana aktu prawnego wyższej rangi, skutkiem czego postanowienie regulaminu stało się mniej korzystne dla pracownika niż nowa regulacja z tego aktu – wyjaśnia Kazimierz Jaśkowski w Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, w LEX/el. 2016.

Oczywiście postanowienia regulaminów mogą być korzystniejsze dla pracownika niż inne obowiązujące go przepisy, czy umowa o pracę.

Jak wyjaśnia Marcin Mazuryk w Wojciech Drobny, Ustawa o pracownikach samorządowych. Komentarz, Opublikowano: Oficyna 2010 regulaminy pracy pełnią głównie funkcję organizacyjno-porządkową, zatem określają sposób, w jaki ma być wykonywana praca, oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Kodeks pracy w art. 104 [1] określa, że regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
• porę nocną;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Wyliczenie to ma charakter przykładowy. Zatem regulamin może określać inne obowiązki i prawa pracowników i pracodawcy, które są związane z organizacją i porządkiem w procesie pracy.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 23 stycznia 2001 r., sygn. akt PKN 207/00, regulamin pracy może zakazywać pracownikom przebywania na terenie zakładu pracy w stanie nietrzeźwości, także po zakończeniu świadczenia pracy lub w czasie, gdy korzystają oni ze zwolnień od pracy.

W regulaminie uregulowana może zostać kwestia korzystania z Internetu czy z telefonów służbowych. Ale już nie zakaz konkurencji. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 25 kwietnia 2014 r, sygn. akt II PK 194/13, który orzekł że: Regulamin pracy nie może ustanawiać zakazu dodatkowego zatrudnienia u innego pracodawcy, a tym bardziej zakazu konkurencji, gdyż ma ograniczony zakres w odniesieniu do stosunku pracy. Ustala jedynie organizacje i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Z kodeksu pracy wynika, że regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. - Niezamieszczenie w regulaminie informacji o karach porządkowych z art. 108 k. p. stanowi naruszenie art. 104 [1] § 2 k.p., jednakże nie ma wpływu na możliwość stosowania tych kar przez pracodawcę. Może mieć co najwyżej znaczenie dla oceny winy pracownika – podpowiada Kazimierz Jaśkowski.

Zgodnie art. 42 ust. 1 ustawy o pracownikach pracodawca samorządowy ma obowiązek ustalenia takich godzin pracy urzędu, aby dla załatwiających w nich sprawy obywateli istniała możliwość udania się do urzędu po zakończeniu pracy bądź przed rozpoczęciem pracy przez tychże obywateli.

- Wnioskując a contrario, nie ma takiego obowiązku u pracodawców samorządowych, których urzędy nie kontaktują się bezpośredniego z petentami. W praktyce oznacza to, że rozkład czasu pracy pracowników samorządowych, przy zachowaniu kodeksowych wymogów dotyczących 5-dniowego tygodnia pracy, może obejmować np. sobotę i niedzielę – podaje Marcin Mazuryk.

Do pracowników samorządowych można stosować wszystkie systemy czasu pracy wynikające z kodeksu pracy. Ułatwia to lepsze wykorzystanie czasu pracy samorządowców. Pracodawcy mogą wprowadzać wobec niektórych stanowisk nieregularny rozkład czasu pracy, system równoważny, a w przypadku kierowców dopuszczalne są wyłączenia doby pracowniczej.